Forældet: Udfyld Dropbox Sign-skabeloner automatisk med oplysningerne om en kontakt i HubSpot CRM

• Organiserer kontaktegenskaber i dit HubSpot CRM
• Formatér HelloSign-skabeloner ved hjælp af HubSpot CRM-tags af typen “Internal Name”
• Anmod om underskrift fra din HubSpot CRM-konto
• Tilpas Dropbox Sign-etiketter i dit HubSpot CRM

Organiser kontaktegenskaber i HubSpot CRM

HubSpot og Dropbox Sign-integrationen gør det muligt at sende HubSpot-kontaktoplysninger automatisk til forudformaterede Dropbox Sign-skabeloner. Denne funktion er især praktisk til hurtigt og præcist at indlæse oplysninger til ofte brugte dokumenter eller kontrakter.

Inden du begynder at formatere Dropbox Sign-skabeloner for HubSpot-integrationen, skal du organisere dine ønskede kontaktegenskaber. Disse egenskaber gemmer de oplysninger, du sender til dine Dropbox Sign-skabeloner. Oversigten over kontaktens egenskaber er placeret i sektionen “About [navn på kontakt]” i dit HubSpot CRM.

Der er ca. 50 standardfelter med kontaktoplysninger eller “egenskaber” i dit HubSpot CRM. Du kan tilføje og slette disse egenskaber ved at vælge linket “Manage properties” nederst i sektionen “About [navn på kontakt]”.

Når du har valgt linket, bliver du omdirigeret til en anden side. Brug søgelinjen eller listerne under "All Properties" til at føje nye egenskaber til sektionen om kontakten.

Ofte anvendte egenskaber, du kan inkludere:

• Navn
• Address (Adresse)
• Close Date (Lukkedato)
• Virksomhed
• ETC

Når du har valgt dine egenskaber, skal du klikke på den blå tilbage-knap over kontaktens navn.
Du kan nu udfylde de nye egenskabsfelter med de rigtige oplysninger. 

Når du har udfyldt de relevante oplysninger, skal du formatere dine Dropbox Sign-skabeloner med de korrekte tags med “interne navne”.

Formatér Dropbox Sign-skabeloner til brug i dit HubSpot CRM
Hvis du vil klargøre dine dokumenter til automatisk udfyldning ved hjælp af de rigtige oplysninger for kontaktegenskaben, skal du formatere dine skabeloner ved hjælp af relevante HubSpot-tags af typen “internal name”. Disse “internal name”-tags fungerer som flag for at angive, hvilke oplysninger der hentes automatisk fra en HubSpot-kontakts profil.

Sådan formaterer du dine skabeloner med de rigtige tags af typen “internal name”

1. Log på din Dropbox Sign-konto.
2. Klik på Skabeloner.
3. Klik på Opret skabelon.
4. Klik på Upload fil, og vælg den kontrakt eller det dokument, du vil formatere, eller vælg et af vores integrationsikoner (Dropbox, Drev osv.).
5. Klik på Åbn.
6. Klik på Næste.
7. Udfyld den relevante underskriverrolle. Du kan også udfylde alle relevante roller, hvis der er flere underskrivere.
8. Klik på Næste.
9. Klik på “Tekstfelt” i venstre sidepanel, og træk det til dokumentet.

Bemærk! Du skal bruge dette til at formatere dokumentet med HubSpot-tags af typen “internal name.

10. Klik på tekstfeltet i dit dokument og på rullelisten Tildelt til, og vælg Afsender.
11. Klik derefter på sektionen Flettefelt, og tilføj det HubSpot-tag af typen“ internal name”, som svarer til egenskabsetiketten på din HubSpot CRM-konto. (Gå til slutningen af indlægget for at se den komplette oversigt.)
12. Klik på den blå knap Næste for at gemme formateringen og lukke dit dokumentvindue. 
13. Slut af med at tilføje en rolletitel for en CC-modtager, giv din skabelon en titel, og udfyld den valgfri standardmeddelelse, som sendes til modtageren, når du anmoder om underskrift. 
14. Gem din skabelon ved at vælge knappen Gem skabelon. 

Anmod om underskrift på din HubSpot CRM-konto ved hjælp af Dropbox Sign-skabeloner

Når dokumentet er sendt til underskriveren, tilføjer din HubSpot CRM-tidslinje livscyklushændelsen til din kontakts dashboard. 

Når dokumentet er underskrevet, logføres aktiviteten, og en kopi af det færdige dokument downloades automatisk som PDF til sektionen med vedhæftede filer på en kontakts side.

Bemærk! Færdige Dropbox Sign-dokumenter knyttes ikke længere direkte til HubSpot, da vi sidste år fandt en fejl i den måde, som vi udgav dokumenter via HubSpots CDN (Content Delivery Network) på. Du kan stadig klargøre skabeloner og sende anmodninger om underskrift via HubSpot.

Under kontaktens aktiviteter skulle du nu kunne se en meddelelse om underskrivning af et dokument, f.eks.

"Dropbox Sign KONTAKT havde en Dropbox Sign-hændelse Underskrevet (Dropbox Sign-dokumentlink her)"

Linket sender dig tilbage til HelloSign.com for at få adgang til dine dokumenter på dit website. 

Tilpas Dropbox Sign-etiketter i dit HubSpot CRM 

Ud over standardegenskaberne kan du i Dropbox Sign oprette op til 30 brugerdefinerede etiketter. Når du ændrer id-etiketten for en egenskab, skal tags af typen “internal names” forblive uændrede, når du formaterer dine skabeloner: