Sådan massesletter du dokumenter

Administratorer kan slette alle teamets dokumenter på en gang fra Administratorpanel. Inden du bruger massesletning, anbefaler vi, at du aktiverer synkronisering i skyen for teamet. Se mere om, hvordan du bruger synkronisering i skyen for teamet.

Massesletning findes i Premium-planer.

Administratorer kan udføre massesletning på 2 måder.

Sådan bruger du engangssletning

Engangssletning er en manuel mulighed for massesletning, som fjerner alle dokumenter, der er udfyldt til dato (underskrevet eller afvist) fra din HelloSign-konto. Sletningen kan ikke fortrydes, men der er en 72 timers opbevaringsperiode, hvor du og andre administratorer har mulighed for at downloade dokumenter, I vil beholde, inden de slettes. 

Du kan udføre en engangssletning på følgende måde: 

1. Log på hellosign.com med dit administratorlogon.
2. Peg på dine initialer i øverste højre hjørne.
3. Klik på Administratorpanel.
4. Klik på Indstillinger i venstre sidepanel.
5. Klik på Dokumenter og skabeloner i venstre sidepanel.
6. Klik på Konfigurer til højre for Slet dokumenter.

7. Find Engangssletning, og klik på Slet dokumenter ud for beskrivelsen.

8. Gennemse vilkårene og teksten, og markér afkrydsningsfelterne for at acceptere vilkårene. 

9. Klik på Slet dokumenter.

Bemærk! Sørg for at gemme alle dokumenter et separat sted, hvis du stadig vil have adgang til dem.

Sådan bruger du løbende sletning

Med løbende sletning kan administratorer vælge at få alle fremtidige dokumenter slettet automatisk fra deres HelloSign-konto, når de er færdige. Hvis du aktiverer denne funktion, slettes alle dokumenter fremover 72 timer efter færdiggørelsen. Hvis løbende sletning deaktiveres, annulleres enhver afventende sletning af dokumenter (dem, der er inden for opbevaringsperioden på 72 timer), og disse dokumenter slettes ikke.

Sådan aktiverer du løbende sletning:

1. Log på hellosign.com med dit administratorlogon.
2. Peg på dine initialer i øverste højre hjørne.
3. Klik på Administratorpanel.
4. Klik på Indstillinger i venstre sidepanel.
5. Klik på Dokumenter og skabeloner i venstre sidepanel.
6. Klik på Konfigurer til højre for Slet dokumenter.
7. Find Løbende sletning, og klik på Aktivér ud for beskrivelsen. 

8. Gennemse vilkårene og teksten, og markér afkrydsningsfelterne for at acceptere vilkårene.

Bemærk! Sørg for at gemme alle dokumenter et separat sted, hvis du stadig vil have adgang til dem.

9. Klik på Slet fremtidige dokumenter. Du kan se en meddelelse om, at funktionen er aktiveret.

Sådan bruger du massesletning med synkronisering i skyen

Administratorerne anbefales at aktivere synkronisering i skyen for teamet, inden de bruger en funktionen til massesletning. 

Engangssletning + synkronisering

Vi anbefaler, at du kontrollerer, at alle dine eksisterende dokumenter er synkroniseret til din valgte tjeneste til lagring i skyen, før du bruger engangssletning, så du er sikker på, at du fortsat har adgang til dokumenterne. Engangssletning bekræfter ikke, om et dokument er synkroniseret, før det slettes.

Løbende sletning + synkronisering

Hvis din organisation både bruger synkronisering til skyen og Løbende sletning, slettes dokumenter fra HelloSign, 72 timer efter at de er synkroniseret. Hvis et dokument ikke kan synkroniseres med den integrerede løsning til cloudopbevaring, giver HelloSign organisationsadministratoren besked og sætter ikke dokumentet i kø til sletning. Hvis det sker, og du stadig ønsker at slette dokumentet fra HelloSign, kan du gøre det med funktionen Engangssletning. 

Bemærk! Når et synkroniseret dokument er sat i kø til sletning, fjernes det fra din HelloSign-organisation efter 72 timer, også selvom det efterfølgende slettes fra kontoen til lagring i skyen.

Flere oplysninger om massesletning

Meddelelser

HelloSign giver alle de andre administratorer og administratorerne for din organisation besked, når du bruger en af ovenstående funktioner til massesletning. Formålet er at orientere dine teamkolleger og give dem mulighed for at sikkerhedskopiere dokumenter, de stadig vil have adgang til.

Berørte dokumenter

• Begge massesletningsfunktioner gælder for alle fuldførte dokumenter i din HelloSign-organisation, ikke kun dem, du ejer. 
• Aktive anmodninger om underskrift og udkast til dokumenter slettes ikke med engangssletning. Du kan slette disse dokumenter enkeltvis ved at annullere en anmodning om underskrift eller slette kladden i afsnittet Dokumenter. Hvis du har aktiveret løbende sletning, slettes disse dokumenter automatisk, når de er fuldført.
• De dokumenter, der opbevares uden for din HelloSign-organisation, f.eks. dem, der er synkroniseret til din løsning til cloudopbevaring, eller de kopier, der tilhører underskrivere, som ikke er en del af din organisation, slettes ikke.