Dropbox-Integration einrichten und nutzen

Wie funktionieren Dropbox Sign und Dropbox zusammen? 

Wenn Sie Dokumente zum Unterzeichnen versenden, werden sowohl diese als auch die abgeschlossenen Dokumente mit Ihrer Dropbox synchronisiert und dort gespeichert.

So richten Sie die Integrationen ein:  

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihre Initialen und dann im Drop-down-Menü auf Einstellungen.
2. Klicken Sie auf den Tab Integrationen.
3. Hinweis: Sie können auch links auf Ihrer Startseite auf Integrationen zugreifen.
4. Suchen Sie nach Dropbox und klicken Sie daneben auf Aktivieren. Nachdem Sie die Synchronisierung aktiviert haben, werden Sie aufgefordert, sich bei Dropbox anzumelden und Dropbox Sign Zugriff zu gewähren.

So nutzen Sie die Dropbox-Integration: 

Nun können Sie beim Erstellen einer Signaturanfrage Dokumente direkt aus Dropbox hochladen. Führen Sie dazu folgende Schritte aus: 

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente unterzeichnen.
2. Klicken Sie auf das Dropbox-Symbol neben Hochladen aus, um ein Fenster mit all Ihren Dropbox-Dokumenten aufzurufen. Wählen Sie dann das Dokument aus, das Sie hochladen möchten.

So finden Sie Ihre Dokumente: 

Nach Aktivierung der Integration wird in Ihrem Dropbox-Konto ein Dropbox Sign-Ordner erstellt, der die folgenden Unterordner enthält:

Empfangen: Personen, die Ihnen ein Dokument per E-Mail gesendet haben oder Sie bei einer solchen E-Mail in Kopie gesetzt haben

Angeforderte Signaturen: Signaturanfragen, die Sie versendet haben

Gesendet: Selbst unterzeichnete Dokumente

Unterzeichnet und von mir zurückgesendet: An Sie gesendete Anfragen, die Sie unterzeichnet haben

*Nur Dokumente, die nach der Aktivierung abgeschlossen werden, werden synchronisiert. Diese Integration arbeitet nicht rückwirkend.

Für Nutzer*innen von Enterprise:

• Der Admin Ihrer Organisation kann alle Dokumente und Ordner für das gesamte Team nachträglich synchronisieren.
• Ernennen Sie einen Organisations-Admin, der die Integration über sein Dropbox-Konto einrichtet.
• Geben Sie Team-Ordner für die einzelnen Team-Admins frei, die Zugriff auf die entsprechenden Dokumente haben sollen. Zu den freigegebenen Dropbox-Ordnern können Sie auch neue Admins oder weitere Kolleginnen und Kollegen hinzufügen, die Zugriff auf Dokumente innerhalb bestimmter Teams haben sollen (diese müssen nicht über ein Dropbox Sign-Konto verfügen).
• Wenn Sie ein Team umbenennen, wird ein neuer Team-Ordner in Ihrem Dropbox-Konto erstellt. Kopieren Sie alle Dokumente aus dem Ordner mit dem alten Teamnamen in den neuen Team-Ordner, in den alle zukünftigen Dokumente synchronisiert werden.
• Organisations-Admins können die Verknüpfung aufheben und das für die Synchronisierung verwendete Admin-Konto ändern. Diese Vorgehensweise empfehlen wir, wenn Nutzer*innen ersetzt werden.

Nutzer*innen von Enterprise+ können hier mehr erfahren.