Alte Versionen: Dropbox Sign-Vorlagen automatisch mit den Informationen eines HubSpot CRM-Kontakts ausfüllen

• Kontakteigenschaften in Ihrem HubSpot CRM organisieren
• Dropbox Sign-Vorlagen unter Verwendung der HubSpot CRM-Tags für„Interner Name“ formatieren
• Eine Signatur in Ihrem HubSpot CRM-Konto anfragen
• Dropbox Sign-Bezeichnungen in Ihrem HubSpot CRM anpassen

Kontakteigenschaften im HubSpot CRM organisieren

Mit der Dropbox Sign-Integration für HubSpot können Sie die Informationen eines HubSpot-Kontakts automatisch an vorformatierte Dropbox Sign-Vorlagen weiterleiten. Diese Funktion ist besonders nützlich, um Informationen schnell und korrekt in häufig verwendete Dokumente oder Verträge zu laden.

Bevor Sie jedoch mit der Formatierung von Dropbox Sign-Vorlagen für die HubSpot-Integration beginnen, sollten Sie die gewünschten Kontakteigenschaften organisieren. In diesen Eigenschaften werden die Informationen gespeichert, die Sie an Ihre Dropbox Sign-Vorlagen weiterleiten. Eine Übersicht über die Eigenschaften Ihres Kontakts finden Sie im Abschnitt „Über“ des Kontakts in Ihrem HubSpot CRM.

In Ihrem HubSpot CRM sind ungefähr 50 Standardfelder für Kontaktinformationen, oder „Eigenschaften“, enthalten. Sie können Eigenschaftsfelder hinzufügen und löschen, indem Sie in der Fußzeile des Abschnitts „Über“ des Kontakts auf den Link „Alle Eigenschaften anzeigen“ klicken.

Sobald Sie den Link ausgewählt haben, werden Sie auf eine andere Seite weitergeleitet. Verwenden Sie die Suchleiste oder die bereitgestellten Listen unter „Alle Eigenschaften“, um dem Abschnitt „Über“ des Kontakts neue Eigenschaften hinzuzufügen.

Folgende Eigenschaften werden beispielsweise häufig verwendet:

• Name
• Adresse
• Abschlussdatum
• Unternehmen
• usw.

Nachdem Sie die Eigenschaften ausgewählt haben, klicken Sie über dem Namen des Kontakts auf die blaue Schaltfläche „Zurück“.
Nun können Sie die neuen Eigenschaftsfelder mit den entsprechenden Informationen füllen. 

Nachdem Sie die entsprechenden Informationen eingegeben haben, können Sie Ihre Dropbox Sign-Vorlagen mit den passenden Tags für „Interner Name“ formatieren.

Dropbox Sign-Vorlagen zur Verwendung in Ihrem HubSpot CRM formatieren
Wenn Sie Ihre Dokumente so vorbereiten möchten, dass die richtigen Kontakteigenschaften automatisch ausgefüllt werden, müssen Sie Ihre Vorlagen mit den entsprechenden HubSpot-Tags für „Interner Name“ formatieren. Diese Tags für „Interner Name“ dienen als Markierungen, die angeben, welche Informationen automatisch aus dem Profil eines HubSpot-Kontakts abgerufen werden.

So formatieren Sie Ihre Vorlagen mit den passenden Tags für „Interner Name“:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Dropbox Sign-Konto an.
2. Klicken Sie auf Vorlagen.
3. Klicken Sie auf Vorlage erstellen.
4. Klicken Sie auf Datei hochladen und wählen Sie den Vertrag oder das Dokument aus, den bzw. das Sie formatieren möchten. Alternativ können Sie auch eines unserer Integrationssymbole (Dropbox,Drive usw.) auswählen.
5. Klicken Sie auf Öffnen.
6. Klicken Sie auf Weiter.
7. Füllen Sie die entsprechende Unterzeichnungsrolle aus. Falls mehrere Personen unterzeichnen sollen, können Sie nun auch entsprechend mehrere Rollen ausfüllen.
8. Klicken Sie auf Weiter.
9. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Textfeld“ und ziehen Sie dieses in das Dokument.

Hinweis: Verwenden Sie die Textfelder, um das Dokument mit den HubSpot-Tags für „Interner Name“ zu formatieren.

10. Klicken Sie auf das Textfeld in Ihrem Dokument und wählen Sie im Drop-down-Menü Zuweisen an die Option Absender aus.
11. Klicken Sie anschließend auf den Abschnitt Seriendruckfeld und fügen Sie den HubSpot-Tag für „Interner Name“ hinzu, der der Bezeichnung der Eigenschaft in Ihrem HubSpot CRM-Konto entspricht. (Eine vollständige Liste der Standard-Kontakteigenschaften finden Sie am Ende des Beitrags.)
12. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Weiter, um Ihre Formatierung zu speichern und das Dokumentfenster zu schließen. 
13. Sie können abschließend den Titel der Rolle des Empfängers in CC hinzufügen und Ihrer Vorlage einen Titel geben. Bei Bedarf können Sie jetzt auch eine Standardnachricht eintippen, die gemeinsam mit Ihrer Signaturanfrage an den Empfänger gesendet wird. 
14. Speichern Sie Ihre Vorlage, indem Sie auf die Schaltfläche Vorlage speichern klicken. 

Eine Signatur unter Verwendung von Dropbox Sign-Vorlagen in Ihrem HubSpot CRM-Konto anfragen

Sobald das Dokument an die Person, die unterzeichnen soll, gesendet wurde, fügt Ihre HubSpot CRM-Chronik das Lebenszyklusereignis zum Dashboard Ihres Kontakts hinzu. 

Nachdem das Dokument unterzeichnet wurde, wird diese Aktivität protokolliert und eine Kopie des abgeschlossenen Dokuments wird automatisch als PDF-Datei in den Abschnitt „Anhänge“ auf der Seite des Kontakts heruntergeladen.

Hinweis: Aufgrund eines Problems, das wir letztes Jahr bei der Veröffentlichung von Dokumenten über das CDN (Content Delivery Network) von HubSpot festgestellt haben, werden abgeschlossene Dropbox Sign-Dokumente nicht mehr direkt an HubSpot angehängt. Sie können jedoch weiterhin Vorlagen in HubSpot vorbereiten und Signaturanfragen über HubSpot versenden.

In der „Aktivität“ eines Kontakts sollten Ihnen zu diesem Zeitpunkt beispielsweise folgende Benachrichtigungen über unterzeichnete Dokumente angezeigt werden:

„Dropbox Sign-Ereignis bei einem Dropbox Sign-KONTAKT Unterzeichnet (Link zum Dropbox Sign-Dokument)“

Über den Link gelangen Sie zurück zu HelloSign.com und können auf unserer Website auf Ihre Dokumente zugreifen. 

Dropbox Sign-Bezeichnungen in Ihrem HubSpot CRM anpassen 

Neben den Standardeigenschaften können Sie mit Dropbox Sign bis zu 30 benutzerdefinierte Bezeichnungen erstellen. Sie können die „Bezeichnung“, die die Eigenschaft beschreibt, zwar ändern, die Tags für „Interner Name“ müssen jedoch beim Formatieren Ihrer Vorlagen gleich bleiben: