Mehrere Signaturanfragen gleichzeitig versenden

Signaturanfragen können Sie an einzelne oder mehrere Personen senden – mit Massensendungen erreichen Sie bis zu 250 Personen gleichzeitig.

Das Feature „Massensendung“ steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie HelloSign mit einem Standard- oder Premium-Abo nutzen.

So senden Sie eine Massen-Signaturanfrage:

1. Melden Sie sich bei hellosign.com an.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Massensendung.
3. Klicken Sie auf Vorlage hinzufügen.
4. Klicken Sie auf die Vorlage, die Sie verwenden möchten.
5. Klicken Sie auf Weiter.
6. Klicken Sie auf CSV-Vorlage herunterladen.
   • Um Ihre eigene Tabelle hochzuladen, klicken Sie unter Schritt 2 auf CSV hochladen.
7. Füllen Sie die Zellen aus.
   • Wenn Ihr Dokument von mehreren Personen unterzeichnet werden muss, fügen Sie deren E-Mail-Adressen zur Tabelle hinzu.
8. Wenn Sie fertig sind, kehren Sie zu HelloSign zurück und klicken Sie auf CSV hochladen.
9. Laden Sie Ihre neue Tabelle hoch. 
   • Wenn folgender Text angezeigt wird: „In einigen Zeilen sind Fehler vorhanden. Diese können Sie beim nächsten Schritt beheben“, dann klicken Sie auf Weiter, um fehlende Informationen hinzuzufügen.
10. Klicken Sie auf Weiter.
11. Geben Sie unter E-Mail an die Unterzeichner*innen einen Titel für das Dokument und eine Nachricht ein(optional).
12. Klicken Sie auf Zum Unterzeichnen versenden.

Wenn die Anfrage gesendet wurde, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail. Die adressierten Personen erhalten eine E-Mail, in der sie aufgefordert werden, das Dokument zu unterzeichnen. Wie bei jeder Signaturanfrage können Sie den Status der Massen-Signaturanfrage überprüfen oder die Massen-Signaturanfrage herunterladen.

Häufig gestellte Fragen zu Massen-Signaturanfragen

Wie muss meine CSV-Datei formatiert sein?

Ihre CSV-Datei kann beliebig viele Datenspalten enthalten, muss jedoch mindestens eine Spalte mit den Namen der Unterzeichnenden (mit der Bezeichnung „name“ in der Kopfzeile) und eine Spalte mit den E-Mail-Adressen der Unterzeichnenden (mit der Bezeichnung „email_address“ in der Kopfzeile) enthalten. Die Kopfzeilen in Ihrer CSV-Datei müssen die gleiche Bezeichnung tragen, wie die Seriendruckfelder in Ihrer Vorlage, aber zusätzlich die Endung „_field“ haben. Wenn das Seriendruckfeld in Ihrer Vorlage beispielsweise „name“ heißt, muss die entsprechende Kopfzeile in der CSV-Datei „name_field“ lauten.

Warum erhalte ich eine Fehlermeldung, wenn ich meine CSV-Datei hochlade?

Wenn Sie beim Hochladen Ihrer CSV-Datei oder beim Ersetzen von Sonderzeichen eine Fehlermeldung erhalten, ist Ihre Datei möglicherweise falsch codiert oder formatiert. Um sicherzustellen, dass Ihre CSV-Datei richtig codiert und formatiert ist, speichern Sie die CSV-Datei als UTF-8-codierte Datei, oder verwenden Sie die CSV-Vorlage, die Sie bei Schritt 6 der obigen Anleitung herunterladen können.