Admins können die Dokumente ihrer Teams in größeren Mengen von HelloSign löschen. Diese Möglichkeit der Massenlöschung steht in der Admin-Konsole zur Verfügung und bietet Admins zwei Optionen zum Entfernen von Dokumenten aus HelloSign.
Das Massenlöschen steht in Premium-Abos zur Verfügung.
Einmaliges Löschen
Beim einmaligen Löschen werden alle bis zum jetzigen Zeitpunkt abgeschlossenen Dokumente (also Dokumente, die entweder unterzeichnet oder abgelehnt wurden) manuell aus Ihrem HelloSign-Konto gelöscht. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. In den 72 Stunden vor der Löschung können Sie und andere Admins aber diejenigen Dokumente, die Sie behalten möchten, herunterladen.
Folgen Sie zum einmaligen Löschen von Dokumenten der nachstehenden Anleitung:
- Melden Sie sich bei Ihrem Administratorkonto an.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über Ihre E-Mail-Adresse rechts oben.
- Klicken Sie auf Admin-Konsole.
- Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
- Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente und Vorlagen.
- Klicken Sie rechts von Dokumente löschen auf Konfigurieren.
7. Navigieren Sie zu Einmaliges Löschen. Klicken Sie neben der Beschreibung auf Dokumente löschen.
8. Überprüfen Sie den Text und markieren Sie die Kästchen, um den Bedingungen zuzustimmen.
9. Klicken Sie auf Dokumente löschen.
Hinweis: Alle Dokumente, auf die Sie weiterhin Zugriff benötigen, sollten Sie unbedingt auch an anderer Stelle speichern.
Fortlaufendes Löschen
Mit der Option Fortlaufendes Löschen können Admins festlegen, dass alle zukünftigen Dokumente nach Abschluss automatisch aus ihrem HelloSign-Konto gelöscht werden. Wenn diese Option aktiviert ist, werden in Zukunft alle Dokumente 72 Stunden nach Abschluss gelöscht. Wird Fortlaufendes Löschen deaktiviert, werden alle ausstehenden Löschvorgänge (also für Dokumente,die sich gerade in diesem 72-Stunden-Zeitfenster vor der Löschung befinden) storniert und diese Dokumente werden nicht gelöscht.
Um fortlaufendes Löschen zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Melden Sie sich bei Ihrem Administratorkonto an.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über Ihre E-Mail-Adresse rechts oben.
- Klicken Sie auf Admin-Konsole.
- Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
- Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente und Vorlagen.
- Klicken Sie rechts von Dokumente löschen auf Konfigurieren.
- Navigieren Sie zu Fortlaufendes Löschen. Klicken Sie neben der Beschreibung auf Aktivieren.
- Lesen Sie den Text und markieren Sie die Kästchen, um den Bedingungen zuzustimmen.
Hinweis: Alle Dokumente, auf die Sie weiterhin Zugriff benötigen, sollten Sie unbedingt auch an anderer Stelle speichern.
9. Klicken Sie auf Zukünftige Dokumente löschen. Daraufhin wird eine Benachrichtigung über die erfolgreiche Aktivierung eingeblendet.
Massenlöschen + Synchronisierung
Admins sollten die Team-Cloud-Synchronisierung aktivieren, bevor sie die Massenlöschoptionen verwenden.
Einmaliges Löschen + Synchronisierung
Bevor Sie die Option Einmaliges Löschen verwenden, sollten Sie sicherstellen, dass alle vorhandenen Dokumente mit Ihrem Cloud-Speicher synchronisiert wurden, um zu vermeiden, dass Sie den Zugang zu Dokumenten verlieren. Vor dem einmaligen Löschen wird nicht automatisch überprüft, ob ein Dokument erfolgreich synchronisiert wurde oder nicht.
Fortlaufendes Löschen + Synchronisierung
Wenn Ihre Organisation sowohl Cloud-Synchronisierung als auch fortlaufendes Löschen nutzt, werden Dokumente 72 Stunden nach erfolgreicher Synchronisierung aus HelloSign gelöscht. Kann ein Dokument nicht mit der integrierten Cloud-Speicherlösung synchronisiert werden, wird der Admin von HelloSign darüber benachrichtigt und das Dokument wird nicht gelöscht. Falls Sie das Dokument trotzdem aus HelloSign löschen möchten, können Sie dies mit der Option „Einmaliges Löschen“ tun.
Hinweis: Wenn ein synchronisiertes Dokument in die Warteschlange zum Löschen kommt, wird es 72 Stunden später aus dem HelloSign-Konto Ihrer Organisation entfernt – auch dann, wenn es zwischenzeitlich aus dem Cloud-Speicher gelöscht wird.
Weitere wissenswerte Informationen über Massenlöschen
Benachrichtigungen
HelloSign benachrichtigt alle anderen Admins und Manager Ihrer Organisation, wenn Sie eine der oben beschriebenen Massenlöschoptionen verwenden. Dies geschieht aus Gründen der Transparenz, und um anderen die Möglichkeit zu geben, Dokumente, die noch gebraucht werden, rechtzeitig zu sichern.
Betroffene Dokumente
- Beide Massenlöschoptionen gelten für alle abgeschlossenen Dokumente in Ihrer HelloSign-Organisation – nicht nur Ihre eigenen Dokumente.
- Aktive Signaturanfragen und Entwürfe werden beim einmaligen Löschen nicht gelöscht. Diese Dokumente können einzeln gelöscht werden, indem Sie die Signaturanfrage zurückziehen oder einen Entwurf im Bereich „Dokumente“ löschen. Wenn fortlaufendes Löschen aktiviert wurde, werden diese Dokumente nach Abschluss automatisch gelöscht.
- Dokumente, die außerhalb Ihrer HelloSign-Organisation gespeichert wurden, zum Beispiel mit Ihrer Cloud-Speicherlösung synchronisierte Dokumente oder die Versionen von Unterzeichnern, die nicht zu Ihrer Organisation gehören, werden nicht gelöscht.
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