Massenlöschen von Dokumenten

Admins können Dokumente ihres Teams massenhaft über die Admin-Konsole löschen. Bevor Sie die Massenlöschung verwenden, empfehlen wir Ihnen, die Team-Cloud-Synchronisierung zu aktivieren. Erfahren Sie mehr über die Verwendung der Team-Cloud-Synchronisierung.

Das Massenlöschen steht in Premium-Abos zur Verfügung.

Admins können Dokumente auf zwei Arten massenhaft löschen.

Einmaliges Löschen

Beim einmaligen Löschen werden alle bis zum aktuellen Zeitpunkt abgeschlossenen Dokumente (also Dokumente, die entweder unterzeichnet oder abgelehnt wurden) manuell aus Ihrem HelloSign-Konto gelöscht. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Die gelöschten Dokumente werden aber nach der Löschung noch 72 Stunden aufbewahrt, und Sie oder andere Admins können diejenigen Dokumente, die Sie behalten möchten, innerhalb dieser Zeit herunterladen. 

Folgen Sie zum einmaligen Löschen von Dokumenten der nachstehenden Anleitung: 

1. Melden Sie sich als Admin bei hellosign.com an.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über Ihre Initialen rechts oben.
3. Klicken Sie auf Admin-Konsole.
4. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
5. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente und Vorlagen.
6. Klicken Sie rechts neben Dokumente löschen auf Konfigurieren.

7. Navigieren Sie zu Einmaliges Löschen und klicken Sie neben der Beschreibung auf Dokumente löschen.

8. Lesen Sie den Text und markieren Sie die Kästchen, um den Bedingungen zuzustimmen. 

9. Klicken Sie auf Dokumente löschen.

Hinweis: Alle Dokumente, auf die Sie weiterhin Zugriff benötigen, müssen Sie unbedingt an anderer Stelle speichern.

Fortlaufendes Löschen

Mit der Option „Fortlaufendes Löschen“ können Admins festlegen, dass alle zukünftigen Dokumente nach Abschluss automatisch aus ihrem HelloSign-Konto gelöscht werden. Wenn diese Option aktiviert ist, werden in Zukunft alle Dokumente 72 Stunden nach Abschluss gelöscht. Wird das fortlaufende Löschen deaktiviert, werden alle ausstehenden Löschvorgänge (also Dokumente, die sich gerade in diesem 72-Stunden-Zeitfenster vor der Löschung befinden) storniert und diese Dokumente werden nicht gelöscht.

So aktivieren Sie das fortlaufende Löschen:

1. Melden Sie sich als Admin bei hellosign.com an.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über Ihre Initialen rechts oben.
3. Klicken Sie auf Admin-Konsole.
4. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
5. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente und Vorlagen.
6. Klicken Sie rechts neben Dokumente löschen auf Konfigurieren.
7. Navigieren Sie zu Fortlaufendes Löschen und klicken Sie neben der Beschreibung auf Aktivieren. 

8. Lesen Sie den Text und markieren Sie die Kästchen, um den Bedingungen zuzustimmen.

Hinweis: Alle Dokumente, auf die Sie weiterhin Zugriff benötigen, müssen Sie unbedingt an anderer Stelle speichern.

9. Klicken Sie auf Zukünftige Dokumente löschen. Daraufhin wird eine Benachrichtigung über die erfolgreiche Aktivierung eingeblendet.

Massenlöschen + Cloud-Synchronisierung

Admins sollten die Team-Cloud-Synchronisierung aktivieren, bevor sie die Massenlöschoptionen verwenden. 

Einmaliges Löschen + Synchronisierung

Bevor Sie die Option „Einmaliges Löschen“ verwenden, sollten Sie sicherstellen, dass alle vorhandenen Dokumente mit Ihrem Cloud-Speicher synchronisiert wurden. Dadurch vermeiden Sie, dass Sie den Zugang zu Dokumenten verlieren. Vor dem einmaligen Löschen wird NICHT automatisch überprüft, ob ein Dokument erfolgreich synchronisiert wurde oder nicht.

Fortlaufendes Löschen + Synchronisierung

Wenn Ihre Organisation sowohl Cloud-Synchronisierung als auch fortlaufendes Löschen nutzt, werden Dokumente 72 Stunden nach erfolgreicher Synchronisierung aus HelloSign gelöscht. Kann ein Dokument nicht mit der integrierten Cloud-Speicherlösung synchronisiert werden, wird der Admin von HelloSign darüber benachrichtigt und das Dokument wird nicht gelöscht. Falls Sie das Dokument trotzdem aus HelloSign löschen möchten, können Sie dies mit der Option „Einmaliges Löschen“ tun. 

Hinweis: Wenn ein synchronisiertes Dokument in die Warteschlange zum Löschen kommt, wird es 72 Stunden später aus dem HelloSign-Konto Ihres Unternehmens entfernt – auch dann, wenn es zwischenzeitlich aus dem Cloud-Speicher gelöscht wird.

Mehr Wissenswertes über das Massenlöschen

Benachrichtigungen

HelloSign benachrichtigt alle anderen Admins und Manager Ihres Unternehmens, wenn Sie eine der oben beschriebenen Massenlöschoptionen verwenden. Dies geschieht aus Gründen der Transparenz, und um Ihren Teammitgliedern die Möglichkeit zu geben, Dokumente, die noch benötigt werden, rechtzeitig zu sichern.

Betroffene Dokumente

• Beide Massenlöschoptionen gelten für alle abgeschlossenen Dokumente in Ihrer HelloSign-Organisation – nicht nur Ihre eigenen Dokumente. 
• Aktive Signaturanfragen und Entwürfe werden beim einmaligen Löschen nicht gelöscht. Diese Dokumente können einzeln gelöscht werden, indem Sie die Signaturanfrage zurückziehen oder den Entwurf im Bereich „Dokumente“ löschen. Wenn das fortlaufende Löschen aktiviert wurde, werden diese Dokumente nach Abschluss automatisch gelöscht.
• Dokumente, die außerhalb Ihrer HelloSign-Organisation gespeichert wurden, zum Beispiel mit Ihrer Cloud-Speicherlösung synchronisierte Dokumente oder die Versionen von Unterzeichnern, die nicht zu Ihrer Organisation gehören, werden nicht gelöscht.