Datenaufbewahrung

Dropbox Sign bietet regionale Speicher- und Speicherintegrationsoptionen, mit denen Sie den Speicherort Ihrer Dokumente festlegen können.

• Die regionale Speicherung dient der Verwaltung von Dokumenten direkt in Dropbox Sign.
• Die Speicherintegration dient zum Synchronisieren von Dokumenten mit einem Cloud-Speicherdienst, wie z. B. Dropbox.
  
  

Regionale Dokumentenspeicherung in Dropbox Sign

Dropbox Sign verfügt über eine Dateninfrastruktur zur Dokumentenspeicherung in den USA, Australien, der EU, Japan, Kanada und Großbritannien. Die Standardregion für alle Abos sind die USA. Im Rahmen von Premium-Abos können Sie Ihre Dokumente wahlweise in einer alternativen Region speichern.

Wenn Sie sich entscheiden, all Ihre Dokumente in einer alternativen Region zu speichern, werden alle ruhenden Dokumente Ihres Unternehmens in unseren AWS-Dateninfrastrukturen in der angegebenen Region gespeichert, z. B. in Frankfurt am Main mit einer Sicherungskopie in Paris.

Was genau wird in der ausgewählten Region gespeichert?

Wir bieten eine regionale Datenspeicherung für alle ruhenden Dokumente sowie die einzelnen Signaturen. Diese Dateien werden im lokalen AWS-Rechenzentrum über Amazon S3 gespeichert. Die Metadaten von Signaturanfragen – wie beispielsweise E-Mails – sind darin nicht enthalten.

Werden Dokumente dauerhaft in der ausgewählten Region gespeichert und von US-amerikanischen Servern entfernt?

Wenn Sie sich für eine regionale Datenaufbewahrung entscheiden und ein Dokument im Ruhezustand ist, wird es nur in dieser Region gespeichert. Wenn ein Dokument verarbeitet wird – beispielsweise wenn es gerade bearbeitet, versendet oder unterzeichnet wird – verschieben wir eine temporäre Kopie des Dokuments auf unsere US-amerikanischen Server, wo die Verarbeitung stattfindet. Sobald ein Dokument abgeschlossen ist, also entweder unterzeichnet oder abgelehnt wurde, d. h. keine weitere Verarbeitung mehr erforderlich ist, wird es nur noch in den bevorzugten Regionen gespeichert und es verbleiben keine Kopien in den USA.

Was passiert mit der unterzeichneten Version eines Dokuments?

Der Unternehmens-Admin des Absenders hat die volle Kontrolle über den Speicherort des Dokuments. Wenn für ein Unternehmen eine bevorzugte Region als Speicherort festgelegt wurde, werden alle Dokumente dort gespeichert – selbst wenn Unterzeichnende in einer anderen Region leben. 

So legen Sie den Dokumentspeicherort fest

Unternehmens-Admins können den Dokumentspeicherort über die Admin-Konsole aktualisieren. Das geht so:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Administratorkonto an.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über Ihre Initialen rechts oben.
3. Klicken Sie auf Admin-Konsole.
4. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
5. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente und Vorlagen.
6. Scrollen Sie zu Kontrolle und Zugriff.
7. Wählen Sie im Drop-down-Menü neben Datenaufbewahrung eine Region aus.

Für API-Kunden:

Unternehmens-Admins mit API-Abo können den Dokumentspeicherort in ihren Kontoeinstellungen aktualisieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Administratorkonto an.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über Ihre Initialen rechts oben.
3. Wählen Sie im Drop-down-Menü Einstellungen aus. 
4. Klicken Sie auf den Tab Team oben im Bildschirm.
5. Scrollen Sie zu Datenaufbewahrung. 
6. Wählen Sie im Drop-down-Menü eine Region aus.