Qualifizierte elektronische Signaturen

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) kann in der Europäischen Union (EU) als gleichwertig mit einer handschriftlichen Unterschrift betrachtet werden, wenn sie unter Verwendung eines qualifizierten digitalen Zertifikats erstellt ist, das von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (TSP) gemäß der eIDAS ausgestellt und verwaltet wird.

QES sind im Premium-Abo (und im Premium-API-Abo) als Add-on-Kauf verfügbar. Bei Fragen zum Kauf des QES-Add-ons wenden Sie sich an Ihren Account Manager.

In diesem Artikel:

• Wie funktioniert die QES-Verifizierung?
• Wie kann ich eine QES in einem Dokument anfordern?
• Wie kann ich das Kontingent des QES-Add-ons für mein Team verwalten?
  
  

Wie funktioniert die QES-Verifizierung?

Die QES-Verifizierung erfordert einen persönlichen Videoanruf, mit dem die Identität des Unterzeichners bestätigt wird. Der Unterzeichner erhält eine E-Mail mit einer QES-Anfrage, überprüft das Dokument in HelloSign, bestätigt seine Identität durch einen IDNow-Videoanruf und signiert das Dokument.
Hinweis: Der Unterzeichner kann über die IDNow-App (auf Android oder iOS) oder über einen Webbrowser (auf einem Smartphone, Tablet oder Laptop) auf IDnow zugreifen.

Nachdem IDnow die Identität des Unterzeichners verifiziert hat, wenden wir ein digitales QES-Zertifikat, das von Namirial (einem TSP aus der EU-Vertrauensliste) generiert wird, auf die Signatur an und senden dem Unterzeichner und dem Absender eine Bestätigung darüber, dass der Vorgang abgeschlossen wurde. IDnow speichert die Identifikationsdaten der Unterzeichner 90 Tage lang auf Servern in Deutschland. Nach Ablauf der 90-tägigen Frist werden diese Daten vollständig gelöscht.

Das entsprechende Prüfprotokoll enthält keine Angaben über den Abschluss und Zeitstempel der QES. Es zeigt jedoch, dass das Dokument auf der HelloSign-Plattform überprüft und abgeschlossen und anschließend zur Identitätsprüfung an IDnow gesendet wurde. Das Prüfprotokoll gehört zu dem PDF-Dokument, das vor dem Hinzufügen der QES erstellt werden muss.

Wenn der Unterzeichner den Vorgang unterbricht (z. B. den Videoanruf aufschiebt), erhalten Unterzeichner und Absender regelmäßig E-Mail-Erinnerungen, bis der Vorgang abgeschlossen wurde. Unterzeichner, die den Vorgang unterbrechen, haben 90 Tage Zeit, ihn abzuschließen.

Wenn Sie die Anfrage erneut senden (z. B. wegen eines Fehlers), wird sie auf Ihr Kontingent angerechnet. Wenn eine Überprüfung fehlschlägt und Sie die Anfrage nicht erneut senden, wird sie nicht in Ihrem Kontingent berücksichtigt.

Wie kann ich eine QES in einem Dokument anfordern?

QES-Anfragen können jeweils nur an einen Unterzeichner gesendet werden. Es ist nicht möglich, qualifizierte elektronische Signaturen über eine Massensendung anzufordern. Um die QES-Option in einem Dokument zu aktivieren:

1. Melden Sie sich bei hellosign.com an.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf die Schaltfläche Dokumente signieren.
3. Bereiten Sie das Dokument wie gewohnt vor (nähere Informationen finden Sie im Abschnitt Signaturanfragen im Leitfaden Erste Schritte).
4. Gehen Sie auf der Seite Wer soll unterzeichnen? zum Abschnitt Unterzeichner hinzufügen und aktivieren Sie die Option Qualifizierte elektronische Signatur aktivieren.
   
   • Wenn die Option nicht verfügbar ist, wenden Sie sich an Ihren Administrator, um festzustellen, ob die Option erworben wurde und aktiv ist.
5. Setzen Sie die Vorbereitung des Dokuments wie gewöhnlich fort.

Wie kann ich das Kontingent des QES-Add-ons für mein Team verwalten?

Als Administrator werden Sie per E-Mail benachrichtigt, wenn 80 % des erworbenen QES-Kontingents Ihres Teams verbraucht sind. Wenn Sie alle QES aufbrauchen, werden automatisch weitere zu Ihrem Abo hinzugefügt. Wenn Sie z. B. QES in 100er-Schritten kaufen und diese aufgebraucht sind, werden jeweils 100 weitere hinzugefügt, bis Sie 1.000 erreichen. Wenn Sie QES in 1.000er-Schritten kaufen und alle QES verwendet haben, werden 1.000 weitere hinzugefügt.
Hinweis: Ihr QES-Kontingent ist ab dem Kauf oder ab dem Hinzufügen für ein Jahr verfügbar.

Um Ihr QES-Kontingent zu überprüfen und zu verwalten:

1. Melden Sie sich als Admin bei hellosign.com an.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über Ihre Initialen rechts oben.
3. Wählen Sie im Drop-down-Menü Einstellungen aus.
4. Klicken Sie auf den Tab Abrechnung.
5. Scrollen Sie zu Add-ons, um Ihr QES-Kontingent zu überprüfen und zu verwalten.

Um die QES-Option vorübergehend zu deaktivieren, damit Ihre Teammitglieder sie nicht verwenden können (z. B. wenn Ihr Kontingent bald aufgebraucht ist):

1. Melden Sie sich als Admin bei hellosign.com an.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über Ihre Initialen rechts oben.
3. Wählen Sie im Drop-down-Menü den Punkt Admin-Konsole.
4. Klicken Sie links auf Einstellungen.
5. Klicken Sie auf Signaturanfragen.
6. Scrollen Sie zu Optionen für Signaturanfragen und deaktivieren Sie die Option Qualifizierte elektronische Signatur.

Hinweis: Teilen Sie Ihren Teammitgliedern am besten mit, wenn Sie diese Option ein- oder ausschalten.