Signaturanfragen automatisch mit Informationen aus Ihren HubSpot-Datensätzen ausfüllen

Mit der HelloSign-Integration für HubSpot können Sie HubSpot-Eigenschaften verwenden, um HelloSign-Vorlagen mit Informationen aus Ihren HubSpot-Datensätzen automatisch auszufüllen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre HelloSign-Vorlagen formatieren, damit das automatische Ausfüllen von HubSpot-Eigenschaften in Signaturanfragen funktioniert.

Hinweis: Die HubSpot-Eigenschaften unterscheiden sich von den für Sie verfügbaren automatisch ausgefüllten HelloSign-Feldern. In Vorlagen für Signaturanfragen können Sie Informationen aus beiden Quellen verwenden.

HubSpot-Eigenschaften in HelloSign-Vorlagen verwenden

So verwenden Sie HubSpot-Eigenschaften in Ihren HelloSign-Vorlagen:

1. Melden Sie sich bei app.hubspot.com an.

2. Rufen Sie einen Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensatz auf.

• Hinweis: Nur HubSpot-Nutzer(innen) mit dem entsprechenden Objektzugriff können die Integration über die Kontakt-, Deal- und Unternehmens-Datensätze verwenden.

3. Klicken Sie in der HelloSign CRM-Karte auf Aktionen.

4. Klicken Sie im Drop-down-Menü auf Vorlage erstellen.

• Hinweis: HubSpot-Eigenschaften sind nur verfügbar, wenn Sie eine Vorlage erstellen. Beim Senden eines einmaligen Dokuments sind diese nicht verfügbar.

5. Wählen Sie die Datei bzw. die Dateien aus, die Sie der Vorlage hinzufügen möchten.

• Klicken Sie auf „Datei hochladen“ und folgen Sie den Anweisungen. Alternativ können Sie die Dateien per Drag & Drop an die Stelle ziehen, an der „Dateien per Drag & Drop hierher ziehen“ steht.

6. Nachdem Sie alle Dateien hinzugefügt haben, klicken Sie auf Weiter.

7. Fügen Sie Unterzeichnungsrollen hinzu. Wenn Sie beispielsweise eine Vorlage für einen Kaufvertrag erstellen, können Sie die beiden Rollen „Käufer“ und „Verkäufer“ hinzufügen.

8. Klicken Sie auf Weiter.

9. Klicken Sie oben links auf das Drop-down-Menü unter Unterzeichnende oder Datenquelle.

10. Wählen Sie im Drop-down-Menü HubSpot aus.

11. Suchen Sie im Abschnitt Top [Objekt] Eigenschaften in der linken Seitenleiste nach der Eigenschaft, die Sie verwenden möchten.

• Hinweis: Sie sehen nur die Eigenschaften für das Objekt, aus dem Sie die Vorlage erstellen. Wenn Sie beispielsweise eine Vorlage aus dem Objekt Unternehmen erstellen, werden nur Eigenschaften angezeigt, die sich auf das Objekt Unternehmen beziehen.

12. Klicken Sie auf diese Eigenschaft und ziehen Sie sie in das Dokument, in dem Sie Informationen automatisch ausfüllen möchten.

• Hinweis: Die HelloSign-Integration für HubSpot unterstützt nur die folgenden Arten von Eigenschaftsfeldern: einzeiliger Text, mehrzeiliger Text, Zahl, Datumsauswahl, Datum/Uhrzeit und einzelnes Kontrollkästchen.

13. Nachdem Sie alle Felder hinzugefügt haben, klicken Sie auf Weiter.

14. Fügen Sie einen Vorlagentitel hinzu. Sie können auch Kopien an weitere Adressen versenden und Standardnachrichten für die unterzeichnenden Personen hinzufügen.

• Hinweis: Wenn Sie in Ihrem Titel einen Doppelpunkt verwenden, fügen Sie nach dem Doppelpunkt ein Leerzeichen ein. Wenn nach dem Doppelpunkt kein Leerzeichen steht, kann der Vorlagentitel Probleme verursachen.

15. Klicken Sie auf Vorlage speichern.

16. Klicken Sie auf Zurück zu HubSpot.

Wenn Sie diese Vorlage zum Senden einer Signaturanfrage auswählen, werden alle Eigenschaften, die Sie der Vorlage hinzugefügt haben, automatisch mit Informationen aus Ihren HubSpot-Datensätzen ausgefüllt.

Hinweis: Wenn Sie eine HubSpot-Eigenschaft verwenden, die Datum und Uhrzeit in Ihrer Signaturanfrage anzeigt, entspricht dieser Zeitstempel der in Ihren HubSpot-Kontoeinstellungen festgelegten Zeitzone.