Integración anterior: autorrellenar plantillas de Dropbox Sign con información de un contacto del CRM de HubSpot

• Organizar las propiedades de los contactos en tu CRM de HubSpot
• Formatear las plantillas de Dropbox Signcon las etiquetas de “nombre interno”de la plataforma CRM de HubSpot
• Solicitar una firma desde tu cuenta de la plataforma CRM de HubSpot
• Personalizar las etiquetas de Dropbox Sign en el CRM de HubSpot

Organizar propiedades de contactos en el CRM de HubSpot

La integración de Dropbox Sign y HubSpot te permite enviar automáticamente la información de un contacto de HubSpot a las plantillas preformateadas de Dropbox Sign. Esta función es particularmente útil para cargar información de forma rápida y precisa en contratos o documentos de uso frecuente.

Sin embargo, antes de empezar a formatear las plantillas de Dropbox Sign para la integración de HubSpot, debes organizar las propiedades de los contactos que quieres. Estas propiedades almacenan la información que se enviará a tus plantillas de Dropbox Sign. Puedes encontrar un resumen de las propiedades de tus contactos en la sección “Acerca de del contacto” en tu CRM de HubSpot.

Existen alrededor de 50 campos predeterminados de información de contactos (o “propiedades”) que se incluyen con tu CRM de HubSpot. Puedes agregar y eliminar estas propiedades al seleccionar el vínculo “Ver todas las propiedades” en la parte inferior de la sección “Acerca del contacto”.

Una vez que selecciones el vínculo, se te redirigirá a otra página. Usa la barra de búsqueda o las listas mostradas en “Propiedades disponibles” para agregar propiedades a la sección de información del contacto.

Algunas propiedades habituales incluyen las siguientes:

• Nombre
• Dirección
• Fecha de cierre
• Empresa
• Etc.

Una vez que selecciones las propiedades, haz clic en el botón azul “Atrás” debajo del nombre del contacto.
Ahora podrás rellenar los campos de propiedades nuevos con la información correcta. 

Una vez que termines de rellenar la información correspondiente, es momento de formatear tus plantillas de Dropbox Sign con las etiquetas de “nombre interno” adecuadas.

Formatear las plantillas de Dropbox Sign para su uso en el CRM de HubSpot
Para preparar tus documentos para que se autorrellenen con la información de propiedades de contacto correcta, debes formatear tus plantillas con las etiquetas de “nombre interno” de HubSpot. Estas etiquetas de “nombre interno” funcionan como indicadores para saber qué información se rellenará automáticamente con el perfil de un contacto de HubSpot.

Para empezar a dar formato a tus plantillas con las etiquetas de “nombre interno” correctas, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Dropbox Sign.
2. Haz clic en Plantillas.
3. Haz clic en Crear plantilla.
4. Haz clic en Cargar archivo y elige el contrato o documento al que quieres dar formato o selecciona uno de nuestros iconos de integración (Dropbox, Drive, etc.).
5. Haz clic en Abrir.
6. Haz clic en Siguiente.
7. Rellena el rol de firmante adecuado y, si hay varios firmantes, también puedes rellenar los roles en este momento.
8. Haz clic en Siguiente.
9. Haz clic en “Cuadro de texto” en la barra lateral izquierda y arrástralo al documento.

Nota: Lo usarás para dar formato al documento con las etiquetas de “nombre interno” de HubSpot.

10. Haz clic en el cuadro de texto de tu documento y, en el menú desplegable Asignar a, selecciona Remitente.
11. Después, haz clic en la sección “Campo de fusión” y agrega la etiqueta de “nombre interno” de HubSpot que corresponda con la etiqueta de propiedad en tu cuenta del CRM de HubSpot (consulta el final de la publicación para obtener la lista completa).
12. Haz clic en el botón azul Siguiente para guardar el formato y cerrar la ventana del documento. 
13. Para terminar, puedes agregar un título para el rol del destinatario en CC y un título para la plantilla y escribir un mensaje opcional que se enviará al destinatario cuando solicites la firma. 
14. Guarda tu plantilla seleccionando el botón Guardar plantilla. 

Solicitar una firma en tu cuenta del CRM de HubSpot mediante una plantilla de Dropbox Sign

Una vez que el documento se envía al firmante, se agrega el evento del ciclo de vida al tablero del contacto en la línea del tiempo de tu CRM de HubSpot. 

Una vez que el documento se firma, se registra la actividad y se descarga una copia del documento completado en formato PDF a la sección de archivos adjuntos de la página del contacto.

Nota: Los documentos completados de Dropbox Sign ya no se adjuntan directamente a HubSpot debido a un error que identificamos el año pasado y que está relacionado con la forma en la que los documentos se publicaban mediante la red de entrega de contenido (CDN) de HubSpot. Aún puedes preparar plantillas y enviar solicitudes de firma a través de HubSpot.

En este momento, la actividad de un contacto debería mostrar las notificaciones de documentos firmados, como esta:

“CONTACTO de Dropbox Sign recibió un evento de Dropbox Signfirmado (vínculo al documento de Dropbox Sign aquí)”

El vínculo te regresará a HelloSign.com para que accedas a tus documentos dentro de nuestro sitio. 

Personalizar las etiquetas de Dropbox Sign en el CRM de HubSpot 

Además de las propiedades predeterminadas, Dropbox Sign te permite crear hasta 30 etiquetas personalizadas. Aunque puedes cambiar la “etiqueta” identificativa de la propiedad, las etiquetas de “nombre interno” deben permanecer igual al formatear las plantillas: