| En este artículo se describe una característica disponible para clientes de Dropbox Sign con los planes Standard y Premium. |
La herramienta de migración de plantillas de Dropbox Sign te permite migrar tus plantillas de DocuSign a Dropbox Sign, para que no tengas que volver a crearlas de forma manual. Puedes migrar las plantilla de DocuSign y convertirlas en plantillas de Dropbox Sign sin tener que perder tiempo creándolas de nuevo manualmente.
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Notas:
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Cómo migrar plantillas de DocuSign a Dropbox Sign
Para migrar tus plantillas, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en sign.dropbox.com.
- Haz clic en Plantillas en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en la pestaña Migradas.
- Haz clic en Migrar plantilla.
- Selecciona el archivo .zip que quieres migrar y haz clic en Cargar.
Cuando migres plantillas de DocuSign a Dropbox Sign, una ventana emergente te mostrará información en tiempo real sobre el estado de la migración. El archivo .zip migrado aparecerá en la pestaña Migradas. Puedes hacer clic en la flecha desplegable en el lado derecho de la página para ver una descripción general de todas las plantillas que se migraron.
Cómo revisar y editar las plantillas migradas parcialmente
Es posible que algunas plantillas solo se puedan migrar parcialmente, debido a las diferencias entre los editores de DocuSign y Dropbox Sign. Puedes revisar estas plantillas migradas parcialmente y actualizar los campos según sea necesario.
Para revisar y editar las plantillas migradas:
- Inicia sesión en sign.dropbox.com.
- Haz clic en Plantillas en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en la pestaña Todas las plantillas.
- Haz clic en Editar plantilla a la derecha del nombre de la plantilla.
- Agrega los roles del firmante que desees y luego haz clic en Siguiente.
- Haz clic en el símbolo de advertencia (signo de exclamación rojo dentro de un triángulo) encima del documento para revisar los campos faltantes.
- Si no faltan campos, el símbolo de advertencia será de color negro.
- Realiza los cambios necesarios en la plantilla. Aprende cómo usar el editor de Dropbox Sign.
- Una vez que hayas resuelto todos los campos faltantes, haz clic en Siguiente.
-
En la página Revisar y guardar, haz clic en Guardar plantilla.
Administradores: Gestionar quiénes pueden migrar plantillas de DocuSign
Si eres administrador, puedes decidir si tu equipo puede migrar plantillas de DocuSign a Dropbox Sign.
Para ello, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en sign.dropbox.com.
- Haz clic en tu avatar (foto del perfil o iniciales) en la esquina superior derecha.
- Selecciona Consola de administración.
- Haz clic en Configuración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Documentos y plantillas.
-
Activa o desactiva la opción Migrar plantillas de DocuSign a plantillas de Dropbox Sign.
| Nota: Si está activada la opción Restringir la creación de plantillas solo a los administradores, solo los administradores podrán acceder a la herramienta de migración de plantillas. Si está desactivada, todos los miembros del equipo podrán acceder a ella. |
Propiedades compatibles
Dropbox Sign es compatible con la mayoría de las propiedades, las características y los campos de documentos de DocuSign. En la siguiente tabla, se detalla qué propiedades son compatibles de forma total o parcial.
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Type
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Nombre de DocuSign
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Nombre de Dropbox Sign
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Admite conversión
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Propiedades compatibles
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Campo de documento
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Firma
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Firma
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Totalmente compatible
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Nombre, posición y dimensión, campo obligatorio
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Campo de documento
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Inicial
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Iniciales
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Totalmente compatible
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Nombre, posición y dimensión, campo obligatorio
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Campo de documento
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Texto
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Cuadro de texto
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Totalmente compatible
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Nombre, posición y dimensión, campo obligatorio
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Campo de documento
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Casilla de verificación
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Casilla de verificación
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Totalmente compatible
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Nombre, posición y dimensión, campo obligatorio
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Campo de documento
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Grupo de botones de opción
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Grupo de botones de opción
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Totalmente compatible
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Nombre, posición y dimensión, campo obligatorio
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Campo de documento
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Desplegable
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Desplegable
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Totalmente compatible
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Nombre, posición y dimensión, campo obligatorio
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Campo de documento
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Fecha de la firma
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Fecha de la firma
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Totalmente compatible
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Nombre, posición y dimensión, campo obligatorio
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Campo de documento
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Nombre
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Nombre completo
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Totalmente compatible
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Nombre, posición y dimensión, campo obligatorio
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Campo de documento
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Empresa
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Empresa
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Totalmente compatible
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Nombre, posición y dimensión, campo obligatorio
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Campo de documento
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Correo electrónico
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Dirección de correo electrónico
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Totalmente compatible
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Nombre, posición y dimensión, campo obligatorio
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Característica
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Cuerpo del mensaje de correo electrónico
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Mensaje
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Totalmente compatible
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No se aplica
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Característica
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Rol del destinatario
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Título de rol
(máx. 20) |
Totalmente compatible
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No se aplica
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Característica
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Definir orden de firma
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Definir orden de firmantes
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Totalmente compatible
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No se aplica
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Característica
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Asignárselo a otra persona
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Permitir reasignación a otro firmante
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Totalmente compatible
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No se aplica
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Propiedad
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Nombre de la plantilla
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Nombre de la plantilla
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Totalmente compatible
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No se aplica
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Campo de documento
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Título
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Título
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Parcialmente compatible
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Nombre, posición y dimensión, campo obligatorio
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Característica
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Roles de CC
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CC (rol)
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Parcialmente compatible
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Para definir el correo electrónico en CC dentro de la plantilla de Dropbox Sign, se requiere una actualización manual.
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Característica
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Asunto del correo electrónico (máx. 100 caracteres)
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Título
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Parcialmente compatible
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Dropbox Sign utiliza el nombre de la plantilla como asunto predeterminado para el correo electrónico. Para definir el asunto al preparar una solicitud de firma, se requiere una actualización manual.
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Característica
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Acción del destinatario:
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El comportamiento predeterminado es la solicitud de firma.
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No compatible
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| Campo de documento |
Sello
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N/A
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No compatible
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| Campo de documento |
Aprobar
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N/A
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No compatible
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| Campo de documento |
Rechazar
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N/A
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No compatible
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| Campo de documento |
Elemento de pago
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N/A
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No compatible
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| Campo de documento |
Dibujar
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N/A
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No compatible
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| Campo de documento |
Campos de fórmula/cálculo
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N/A
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No compatible
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| Nota: Para cualquier otra característica o propiedad de DocuSign, se requiere una actualización manual. Consulta la sección Revisión de plantillas más adelante para obtener más información sobre este proceso. |
Límites de la migración de plantillas
La cantidad de plantillas que puedes transferir desde DocuSign depende de tu plan de Dropbox Sign:
- Sign Standard: 15 plantillas
- Sign Premium: plantillas ilimitadas
Si alcanzas tu límite de plantillas durante una transferencia de plantillas, aparecerá un mensaje indicando que alcanzaste la cantidad máxima de plantillas para tu plan actual. El resto de las plantillas cargadas no se transferirán.
Para obtener más información sobre la posibilidad de subir tu plan de categoría y aumentar la cantidad de plantillas disponibles, visita nuestra página de planes y precios de Dropbox Sign y la página de planes y precios de Dropbox Sign API.
| Nota: Estos límites incluyen las plantillas creadas directamente en Dropbox Sign. |
Otras restricciones a la migración de plantillas son las siguientes:
- Como máximo, se pueden transferir 50 archivos de plantillas (.json) cada vez.
- Los archivos cargados pueden tener un tamaño máximo de 40 MB.
- Cada plantilla puede tener, como máximo, 200 campos.
- Cada plantilla puede tener, como máximo, 400 páginas.
Usar la herramienta de migración de plantillas
Para transferir las plantillas a Dropbox Sign, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en tu cuenta de DocuSign.
- Guarda todas las plantillas de DocuSign que quieras migrar en un único archivo .zip. También puedes cargar plantillas individuales en formato JSON.
- Inicia sesión en tu cuenta de Dropbox Sign.
- Haz clic en Transferir plantillas en la barra lateral izquierda.
- Para iniciar la transferencia, haz clic en Agregar archivo o arrastra y suelta tu archivo .zip.
- Una vez agregado el archivo, se muestra el mensaje “Transfiriendo tus archivos”. Las plantillas se agregan automáticamente a la página de plantillas conforme se completa la transferencia. Antes de usar las plantillas recientemente migradas a Dropbox Sign para solicitar una firma, te recomendamos que las revises y te asegures de que todo se haya migrado correctamente.
-
Una vez completado el proceso, se mostrará un resumen de tu transferencia.
- Para obtener más datos, puedes hacer clic en Descargar informe.
- Haz clic en Ir a las plantillas para revisar las plantillas transferidas.
- Haz clic en︙(tres puntos verticales) junto a la plantilla que quieras revisar.
- Selecciona Editar.
Desde allí, puedes verificar que todos los elementos de la plantilla se hayan transferido correctamente y editar lo que quieras.
| Nota: Te recomendamos revisar todas las plantillas transferidas antes de usarlas para una solicitud de firma, para que te asegures de que todos los campos compatibles se hayan transferido correctamente a Dropbox Sign. |
Informes de plantillas
Los informes de las plantillas pueden descargarse al hacer clic en Descargar informe una vez completada la transferencia. El informe se descarga en formato .csv y detalla el grado de conversión de la plantilla:
- Conversión exitosa: todas las propiedades, las características y los campos de documentos compatibles se convirtieron correctamente al formato de Dropbox Sign.
- Conversión parcial: todas las propiedades, las características y los campos de documentos compatibles de las plantillas de DocuSign se convirtieron correctamente al formato de Dropbox Sign. Todas las propiedades, las características y los campos de documentos no compatibles de las plantillas de DocuSign se omitieron y se registraron en el informe CSV.
-
Error de conversión: esto sucede si alcanzaste el límite de plantillas de Dropbox Sign o si cargaste un archivo de plantilla JSON dañado. También hay otros errores transitorios que pueden causar que falle una transferencia de plantilla.
El informe CSV incluye toda la información sobre las características, los campos y las propiedades que se omitieron y no pudieron transferirse. Asimismo, si la plantilla no pudo transferirse, el informe CSV incluirá una explicación detallada del motivo.
Si alcanzaste tu límite máximo de plantillas mientras se transferían las plantillas, las que no hayan podido convertirse debido a esto se identificarán con el mensaje “Error de transferencia” en el informe CSV.
Revisión de plantillas
Una vez migradas las plantillas, recomendamos encarecidamente que revises cada una de ellas para asegurarte de que todos los campos compatibles se hayan convertido correctamente al formato de Dropbox Sign. Para revisar los detalles de las plantillas, sigue estos pasos:
- Selecciona la opción Plantillas en la barra lateral izquierda.
- Asegúrate de que esté seleccionada la pestaña Todas las plantillas. Podrás ver una lista de plantillas ordenadas según la fecha en la que se agregaron, con las más nuevas en la parte superior.
- Haz clic en︙(tres puntos verticales) en la plantilla que quieras revisar.
- Selecciona la opción Editar en el menú desplegable.
- A continuación, se abre el editor de plantillas en la página Seleccionar documentos. Aquí puedes ver los archivos utilizados para tu plantilla de DocuSign. En este paso, puedes agregar o quitar archivos. Cuando hayas terminado, haz clic en Siguiente.
- En el paso Agregar roles, puedes revisar los nombres de los roles, que son los valores convertidos de los roles de destinatario anteriores. En este paso, también puedes editar los roles, habilitar la reasignación a otro firmante o definir un orden para las firmas. Cuando hayas terminado, haz clic en Siguiente.
-
En el paso Insertar campos, deberías poder ver todos los campos compatibles agregados al documento en las mismas ubicaciones que en tu plantilla de DocuSign. En el panel izquierdo, puedes agregar campos para firmantes específicos y, en el derecho, puedes incluir más información sobre el campo seleccionado.
- Para obtener una vista previa del documento que verá cada firmante, puedes hacer clic en el botón Vista previa en la esquina inferior derecha del editor de plantillas. Después de revisar, haz clic en Siguiente.
-
Revisa los roles de los destinatarios que recibirán una copia, así como el nombre y el mensaje de la plantilla. Cuando hayas terminado de editar todo, haz clic en Guardar plantilla.
Uso de plantillas
Una vez que hayas convertido correctamente las plantillas y las hayas revisado, podrás empezar a usarlas en tu flujo de trabajo de Dropbox Sign.
Para más información sobre el uso de plantillas, consulta estos artículos:
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