Cómo eliminar documentos de forma masiva

Los administradores pueden eliminar los documentos de su equipo de forma masiva desde la Consola de administración. Antes de usar esta característica, recomendamos activar la sincronización del equipo en la nube. Obtén más información sobre cómo usar la sincronización del equipo en la nube.

La eliminación masiva está disponible con los planes Premium.

Los administradores pueden eliminar documentos de forma masiva de dos formas.

Usar la eliminación por única vez

La eliminación por única vez permite quitar de forma masiva y manual todos los documentos completados a la fecha (firmados o rechazados) de tu cuenta de HelloSign. Esta opción no puede deshacerse, y ofrece un período de retención de 72 horas para que tú y otros administradores descarguen los documentos que quieran conservar antes de que se eliminen. 

Para llevar a cabo la eliminación por única vez, sigue los pasos a continuación: 

1. Inicia sesión en hellosign.com con tus credenciales de administrador.
2. Desplaza el cursor del mouse sobre tus iniciales en la esquina superior derecha.
3. Haz clic en Consola de administración.
4. Haz clic en Configuración en la barra lateral izquierda.
5. Haz clic en Documentos y plantillas en la barra lateral izquierda.
6. Haz clic en Configurar a la derecha de Eliminar documentos.

7. Ubica Eliminar por única vez y haz clic en Eliminar documentos junto a la descripción.

8. Revisa los términos y el texto, y haz clic en las casillas de verificación para aceptar. 

9. Haz clic en Eliminar documentos.

Nota: Asegúrate de guardar todos los documentos en otra ubicación si necesitas seguir teniendo acceso a ellos.

Usar la eliminación continua

Con la eliminación continua, los administradores pueden optar por eliminar de forma automática todos los documentos futuros de su cuenta de HelloSign una vez que se hayan completado. Si activas esta opción, a partir de ahora se eliminarán todos los documentos al cabo de 72 horas de haberse completado el proceso de firma. Si desactivas la eliminación continua, se cancelará la eliminación pendiente de documentos (los elementos contemplados por el período de retención de 72 horas), y estos no se eliminarán.

Para habilitar la eliminación continua:

1. Inicia sesión en hellosign.com con tus credenciales de administrador.
2. Desplaza el cursor del mouse sobre tus iniciales en la esquina superior derecha.
3. Haz clic en Consola de administración.
4. Haz clic en Configuración en la barra lateral izquierda.
5. Haz clic en Documentos y plantillas en la barra lateral izquierda.
6. Haz clic en Configurar a la derecha de Eliminar documentos.
7. Ubica Eliminación continua y haz clic en Activar junto a la descripción. 

8. Revisa los términos y el texto, y haz clic en las casillas de verificación para aceptar.

Nota: Asegúrate de guardar todos los documentos en otra ubicación si necesitas seguir teniendo acceso a ellos.

9. Haz clic en Eliminar documentos futuros. Se mostrará una notificación en la que se indica que la característica se activó correctamente.

Usar la eliminación masiva con sincronización en la nube

Les recomendamos a los administradores que activen la sincronización del equipo en la nube antes de usar las opciones de eliminación masiva. 

Eliminar por única vez y sincronización

Te recomendamos que, antes de usar la opción de eliminar por única vez, confirmes que todos tus documentos se hayan sincronizado con el servicio de almacenamiento en la nube que hayas elegido para seguir teniendo acceso a ellos. La eliminación por única vez no confirma si un documento se sincronizó de forma correcta antes de eliminarse.

Eliminación continua y sincronización

Si tu organización usa la sincronización en la nube y la eliminación continua, se eliminarán los documentos de HelloSign al cabo de 72 horas de haberse sincronizado de forma correcta. Si un documento no se sincroniza con la solución integrada de almacenamiento en la nube, HelloSign le enviará una notificación al administrador de la organización, y no se colocará el documento en la cola de eliminación. Si eso sucede, y todavía quieres eliminar el documento de HelloSign, podrás usar la opción de eliminación específica. 

Nota: Una vez que un documento sincronizado pase a la cola de eliminación, se quitará de tu organización de HelloSign en un plazo de 72 horas, aunque después se elimine de la cuenta de almacenamiento en la nube.

Más información sobre la eliminación masiva

Notificaciones

Al usar una de las opciones de eliminación masiva mencionadas anteriormente, HelloSign les enviará una notificación a todos los administradores y gerentes de tu organización. De este modo, tus compañeros de equipo podrán estar al tanto de lo que sucede y crear copias de seguridad de los documentos a los que quieran seguir teniendo acceso.

Documentos afectados

• Las dos opciones de eliminación masiva afectan a todos los documentos completados de tu organización de HelloSign, no solo a los tuyos. 
• Las solicitudes de firma activas y los borradores de documentos no se eliminarán mediante la eliminación por única vez. Puedes eliminar estos documentos uno por uno. Para ello, cancela la solicitud de firma o elimina el borrador en la sección Documentos. Si activaste la eliminación continua, los documentos se eliminarán de forma automática una vez que se haya completado el proceso de firma.
• No se eliminarán los documentos almacenados fuera de tu organización de HelloSign, como los que hayas sincronizado con la solución de almacenamiento en la nube o las copias de los firmantes que no formen parte de tu organización.