Disponible con el plan Enterprise Plus
Para respaldar con más eficiencia las distintas estrategias de retención de datos, los administradores de la organización pueden eliminar de HelloSign los documentos de sus equipos de forma masiva. La eliminación masiva está disponible en la Consola de administración y les permite a los administradores quitar documentos de HelloSign de dos formas posibles.
Eliminar específica
La eliminación específica permite quitar de forma masiva y manual todos los documentos completados (firmados o rechazados) hasta la fecha de tu cuenta de HelloSign. Esta opción no puede deshacerse, y se aplica un período de retención de 72 horas para que tú y otros administradores descarguen o los documentos que quieran conservar antes de que se eliminen. Para eliminar contenido específico, sigue estos pasos:
- Desplázate hasta la Consola de administración en el menú desplegable del correo electrónico de inicio de sesión en la esquina superior derecha.
- Haz clic en “Configuración” y, a continuación, en “Documentos y plantillas”.
- Haz clic en “Configurar” a la derecha de “Eliminar documentos”.
- La primera opción es la eliminación específica. A la derecha de la descripción, haz clic en “Eliminar documentos”.
- Se mostrará un mensaje emergente. Léelo y marca las dos casillas que están en la parte inferior del mensaje emergente para aceptar las condiciones. * Asegúrate de guardar todos los documentos en otra ubicación si necesitas seguir teniendo acceso a ellos.
- Haz clic en “Eliminar documentos”. Se cerrará el mensaje emergente, y se mostrará una barra de notificaciones en la parte superior de la pantalla en la que se indicará que los elementos se eliminaron de forma correcta.
Eliminación continua
Con la eliminación continua, los administradores de la organización pueden optar por eliminar de forma automática todos los documentos futuros de sus cuentas de una vez que se hayan completado. Si activas esta opción, a partir de ahora se eliminarán todos los documentos al cabo de 72 horas de haberse completado el proceso de firma. Si desactivas esta opción, se cancelará la eliminación pendiente de documentos (los elementos contemplados por el período de retención de 72 horas), y no se eliminarán esos documentos. Para habilitar la eliminación continua, sigue los pasos 1 a 3 anteriores y los pasos que se indican a continuación.
- La segunda opción es la eliminación continua. A la derecha de la descripción, haz clic en “Activar”.
- Se mostrará un mensaje emergente. Léelo y marca las dos casillas que están en la parte inferior del mensaje emergente cuando estés listo para continuar. * Asegúrate de guardar todos los documentos en otra ubicación si necesitas seguir teniendo acceso a ellos.
- Haz clic en “Activar eliminación continua”. Se cerrará el mensaje emergente, y se mostrará una notificación en la parte superior de la pantalla en la que se indicará que la característica se activó de forma correcta.
Eliminación masiva y sincronización
Eliminación específica y sincronización
que, antes de usar la opción de eliminación específica, confirmes que todos tus documentos se hayan sincronizado con el servicio de almacenamiento en la nube que hayas elegido para seguir teniendo acceso a ellos. La eliminación específica no confirma si un documento se sincronizó de forma correcta antes de eliminarse.
Eliminación continua y sincronización
Si tu organización usa la sincronización en la nube y la eliminación continua, se eliminarán los documentos de HelloSign al cabo de 72 horas de haberse sincronizado de forma correcta. Si un documento no se sincroniza con la solución integrada de almacenamiento en la nube, HelloSign le enviará una notificación al administrador de la organización, y no se colocará el documento en la cola de eliminación. Si eso sucede, y todavía quieres eliminar el documento de HelloSign, podrás usar la opción de eliminación específica.
Ten en cuenta que, una vez que un documento sincronizado pase a la cola de eliminación, se quitará de tu organización de HelloSign en un plazo de 72 horas, aunque después se elimine de la cuenta de almacenamiento en la nube.
* Les recomendamos a los usuarios que activen la sincronización en la nube para el equipo antes de usar las opciones de eliminación masiva.
Más información sobre la eliminación masiva
Notificaciones
Al usar una de las opciones de eliminación masiva mencionadas anteriormente, HelloSign les enviará una notificación a todos los administradores y gerentes de tu organización. De este modo, tus compañeros de equipo podrán estar al tanto de lo que sucede y podrán crear copias de seguridad de los documentos a los que quieran seguir teniendo acceso.
Documentos afectados
- Las dos opciones de eliminación masiva afectan a todos los documentos completados de tu organización de HelloSign, no solo a los tuyos.
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Las solicitudes de firma activas y los borradores de documentos no se eliminarán con la eliminación específica. Puedes eliminar estos documentos uno por uno. Para ello, cancela la solicitud de firma o elimina el borrador en la sección “Documentos”. Si activaste la eliminación continua, los documentos se eliminarán de forma automática una vez que se haya completado el proceso de firma.
- No se eliminarán los documentos almacenados fuera de tu organización de HelloSign, como los que hayas sincronizado con la solución de almacenamiento en la nube o las copias de los firmantes que no formen parte de tu organización.
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