Autorrellenar solicitudes de firma con información de tus registros de HubSpot

La integración de HelloSign para HubSpot te permite autorrellenar plantillas de HelloSign con información de tus registros de HubSpot mediante las propiedades de HubSpot. En este artículo se describen los pasos a seguir para formatear las plantillas de HelloSign de modo que se permita el autorrelleno de propiedades de HubSpot en las solicitudes de firma.

Nota: Las propiedades de HubSpot son independientes de los campos de autorrelleno de HelloSign que tienes a tu disposición. Puedes usar información de ambas fuentes en las plantillas de solicitud de firma.

Usar propiedades de HubSpot en las plantillas de HelloSign

Para usar las propiedades de HubSpot en tus plantillas de HelloSign:

1. Inicia sesión en app.hubspot.com.

2. Desplázate al registro de un contacto, empresa o negocio.

• Nota: Solo los usuarios de HubSpot que cuenten con el acceso adecuado a los objetos podrán usar la integración desde los registros de contactos, negocios y empresas.

3. Haz clic en Acciones en la tarjeta CRM de HelloSign.

4. Haz clic en Crear plantilla en el menú desplegable.

• Nota: Las propiedades de HubSpot solo están disponibles cuando creas una plantilla, no si envías un documento por única vez.

5. Selecciona los documentos que quieras agregar a tu plantilla.

• Haz clic en Cargar archivo y sigue las instrucciones, o bien arrastra y suelta archivos en el área que dice Arrastra y suelta archivos aquí.

6. Una vez que hayas agregado todos tus archivos, haz clic en Siguiente.

7. Agrega los roles de firmante. Por ejemplo, si estás creando una plantilla para un contrato de venta, te recomendamos agregar dos roles: un “comprador” y un “vendedor”.

8. Haz clic en Siguiente.

9. Haz clic en el menú desplegable debajo de Firmantes o fuente de datos en la esquina superior izquierda.

10. Selecciona HubSpot en el menú desplegable.

11. Localiza la propiedad que quieres usar en la sección Principales propiedades de [objeto] de la barra lateral de la izquierda.

• Nota: Solamente se mostrarán las propiedades del objeto para el que estás creando la plantilla. Por ejemplo, si estás creando una plantilla para un objeto de empresa, solamente se mostrarán las propiedades relacionadas con este.

12. Haz clic en la propiedad y arrástrala hacia tu documento en donde quieres autorrellenar la información.

• Nota: La integración de HelloSign para HubSpot solo admite estos tipos de campos de propiedades: texto de una sola línea, texto de varias líneas, número, selector de fecha, fecha y hora, y casilla de verificación individual.

13. Una vez que hayas agregado todos tus campos, haz clic en Siguiente.

14. Agrega un título para la plantilla. Si lo deseas, también puedes agregar destinatarios en CC y un mensaje predeterminado para los firmantes.

• Nota: Si usas un signo de dos puntos en tu título, debes incluir un espacio después de él. Si no lo agregas, el título de la plantilla podría ocasionar problemas.

15. Haz clic en Guardar plantilla.

16. Haz clic en Volver a HubSpot.

Cuando selecciones esa plantilla para enviar una solicitud de firma, las propiedades que hayas agregado se autorrellenarán con la información de tus registros de HubSpot.

Nota: Si usas una propiedad de HubSpot que muestra una fecha y hora en tu solicitud de firma, esta marca de fecha y hora reflejará la zona horaria definida en la configuración de tu cuenta de HubSpot.