Anterior: Autorrellenar plantillas de Dropbox Sign con información de un contacto de HubSpot CRM

• Organizar las propiedades de los contactos en tu HubSpot CRM
• Formatear plantillas de Dropbox Sign con las etiquetas de "nombre interno" de HubSpot CRM
• Solicitar una firma desde tu cuenta de HubSpot CRM
• Personalizar las etiquetas de Dropbox Sign en tu HubSpot CRM

Organizar las propiedades de los contactos en tu HubSpot CRM

La integración de HubSpot y Dropbox Sign te permite dirigir automáticamente la información de un contacto de HubSpot a plantillas preformateadas de Dropbox Sign. Esta función es particularmente útil para cargar información de forma rápida y precisa en documentos o contratos usados con frecuencia.

Pero antes de empezar a formatear las plantillas de Dropbox Sign para la integración con HubSpot, deberías organizar las propiedades de los contactos que quieras. Estas propiedades almacenan la información que enviarás a tus plantillas de Dropbox Sign. El resumen de las propiedades de tus contactos se encuentra en la sección "Acerca del contacto" en tu HubSpot CRM.

Hay aproximadamente 50 campos predeterminados de información de contacto, o "propiedades", incluidos en tu HubSpot CRM. Puedes añadir y eliminar las propiedades seleccionando el enlace "Ver todas las propiedades" en el pie de página de la sección "Acerca del contacto".

Una vez que hayas seleccionado el enlace, se te redirigirá a otra página. Utiliza la barra de búsqueda o las listas proporcionadas en "Todas las propiedades" para añadir propiedades nuevas a la sección de información del contacto.

Entre las propiedades más usadas se incluyen las siguientes:

• Nombre
• Dirección
• Fecha de cierre
• Empresa
• ETC

Una vez seleccionadas las propiedades, haz clic en el botón azul "Atrás" encima del nombre del contacto.
Ahora podrás rellenar los campos de las nuevas propiedades con la información correcta. 

Cuando hayas rellenado la información correspondiente, es el momento de empezar a formatear tus plantillas de Dropbox Sign con las etiquetas de "nombre interno" correctas.

Formatear plantillas de Dropbox Sign para su uso en tu HubSpot CRM
Para preparar tus documentos para que se rellenen automáticamente con la información de las propiedades de los contactos correcta, tendrás que formatear tus plantillas con las etiquetas de "nombre interno" de HubSpot adecuadas. Estas etiquetas de "nombre interno" actúan como marcadores para indicar qué información se extraerá automáticamente del perfil de un contacto de HubSpot.

Para empezar a formatear tus plantillas con las etiquetas correctas de "nombre interno"

1. Inicia sesión en tu cuenta de Dropbox Sign.
2. Haz clic en Plantillas.
3. Haz clic en Crear plantilla.
4. Haz clic en Subir archivo y elige el contrato o documento que quieras formatear o selecciona uno de nuestros iconos de integración (Dropbox, Drive, etc.).
5. Haz clic en Abrir.
6. Haz clic en Siguiente.
7. Completa el rol de firmante adecuado. También puedes completar los roles adecuados en este momento si hay varios firmantes.
8. Haz clic en Siguiente.
9. Haz clic en "Cuadro de texto" en la barra lateral izquierda y arrástralo al documento.

Nota: esto se hace para formatear el documento con las etiquetas de "nombre interno" de HubSpot.

10. Haz clic en el cuadro de texto en tu documento y, en el menú desplegable Asignar a, selecciona Remitente.
11. A continuación, haz clic en la sección Fusionar campo y añade la etiqueta de "nombre interno" de HubSpot que se corresponde con la etiqueta de la propiedad de tu cuenta de HubSpot CRM. ( Encontrarás la clave completa al final de la publicación.)
12. Haz clic en el botón azul Siguiente para guardar el formato y cerrar la ventana del documento. 
13. Para terminar, puedes añadir un título de rol de destinatario CC, darle un título a tu plantilla y rellenar el mensaje opcional predeterminado que se enviará al destinatario cuando solicites la firma. 
14. Guarda la plantilla seleccionando el botón Guardar plantilla. 

Solicitar una firma en tu cuenta de HubSpot CRM usando plantillas de Dropbox Sign

Cuando el documento se haya enviado al firmante, la línea de tiempo de tu HubSpot CRM añadirá el evento del ciclo de vida al panel de tu contacto. 

Una vez firmado el documento, la actividad se registrará y una copia del documento firmado se descargará automáticamente como PDF en la sección de archivos adjuntos de la página del contacto.

Nota: los documentos completados de Dropbox Sign ya no se adjuntan directamente a HubSpot debido a un problema que identificamos el año pasado con la forma en la que los documentos se publicaban a través de la red de entrega de contenido de HubSpot. En cualquier caso, puedes preparar plantillas y enviar solicitudes de firma a través de HubSpot.

En la actividad de un contacto, lo que deberías ver en este momento son notificaciones de documentos. Por ejemplo:

"CONTACTO de Dropbox Sign ha obtenido una firma para un evento de Dropbox Sign (enlace al documento Dropbox Sign aquí)"

El enlace te llevará de nuevo a HelloSign.com para acceder a tus documentos desde nuestro sitio. 

Personalizar las etiquetas de Dropbox Sign en tu HubSpot CRM 

Además de las propiedades predeterminadas, Dropbox Sign te permite crear hasta 30 etiquetas personalizadas. Aunque puedes cambiar la "etiqueta" identificativa de la propiedad, las etiquetas de los "nombres internos" no deben cambiar al formatear plantillas: