Cómo eliminar documentos en lote

Los administradores pueden eliminar los documentos de sus equipos en lote desde la Consola de administración. Antes de usar la eliminación en lote, te recomendamos que actives la sincronización en la nube para el equipo. Obtén más información sobre cómo usar la sincronización en la nube para el equipo.

La eliminación en lote está disponible en los planes Premium.

Los administradores pueden eliminar documentos en lote de dos formas.

Cómo usar la eliminación puntual

La eliminación puntual es una opción de eliminación manual en lote que borra todos los documentos completados hasta la fecha (firmados o rechazados) de tu cuenta de HelloSign. Esta opción es irreversible y cuenta con un periodo de retención de 72 horas que os permite tanto a ti como a otros administradores descargar los documentos que queráis conservar antes de su eliminación. 

Para realizar una eliminación puntual, sigue estos pasos: 

1. Inicia sesión en hellosign.com con tus credenciales de administrador.
2. Sitúa el cursor sobre tus iniciales en la esquina superior derecha.
3. Haz clic en Consola de administración.
4. Haz clic en Configuración en la barra lateral izquierda.
5. Haz clic en Documentos y plantillas en la barra lateral izquierda.
6. Haz clic en Configurar a la derecha de Eliminar documentos.

7. En Eliminación puntual, haz clic en Eliminar documentos junto a la descripción.

8. Revisa las condiciones y el texto y selecciona las casillas de verificación para aceptar. 

9. Haz clic en Eliminar documentos.

Nota: asegúrate de guardar todos los documentos en otro lugar si necesitas seguir accediendo a ellos.

Cómo usar la eliminación continuada

Con la eliminación continuada, los administradores pueden establecer que se eliminen automáticamente todos los documentos futuros de su cuenta de HelloSign una vez completados. Si se activa esta función, a partir de ese momento se borrarán todos los documentos 72 horas después de haberse completado. Si se desactiva la eliminación continuada, cualquier eliminación pendiente de documentos (los que se encuentren dentro del periodo de retención de 72 horas) se cancelará y esos documentos no se eliminarán.

Para habilitar la eliminación continuada:

1. Inicia sesión en hellosign.com con tus credenciales de administrador.
2. Sitúa el cursor sobre tus iniciales en la esquina superior derecha.
3. Haz clic en Consola de administración.
4. Haz clic en Configuración en la barra lateral izquierda.
5. Haz clic en Documentos y plantillas en la barra lateral izquierda.
6. Haz clic en Configurar a la derecha de Eliminar documentos.
7. En Eliminación continuada, haz clic en Activar junto a la descripción. 

8. Revisa las condiciones y el texto y marca las casillas de verificación para aceptar.

Nota: asegúrate de guardar todos los documentos en otro lugar si necesitas seguir accediendo a ellos.

9. Haz clic en Eliminar documentos futuros. Verás una notificación que confirma que la función se ha activado correctamente.

Cómo usar la eliminación en lote con la sincronización en la nube

Antes de usar las opciones de eliminación en lote, se recomienda a los administradores activar la sincronización en la nube para el equipo. 

Eliminación puntual + sincronización

Te recomendamos confirmar que todos tus documentos existentes se han sincronizado con el servicio de almacenamiento en la nube de tu elección antes de utilizar la función de eliminación puntual para asegurarte de poder seguir accediendo a ellos. La eliminación puntual no comprueba si los documentos se han sincronizado correctamente antes de eliminarlos.

Eliminación continuada + sincronización

Si tu organización utiliza tanto la sincronización en la nube como la eliminación continuada, los documentos se eliminarán de HelloSign 72 horas después de haberse sincronizado correctamente. Si un documento no se sincroniza con la solución de almacenamiento en la nube integrada, HelloSign notificará al administrador de la organización y no pondrá el documento en cola para su eliminación. Si eso ocurre y aun así quieres eliminar el documento de HelloSign, utiliza la función Eliminación puntual para hacerlo. 

Nota: una vez que un documento sincronizado se ponga en cola para su eliminación, se eliminará de tu organización de HelloSign en 72 horas, incluso si posteriormente se elimina de la cuenta de almacenamiento en la nube.

Más información sobre la eliminación en lote

Notificaciones

HelloSign notificará al resto de administradores y gestores de tu organización cuando utilices alguna de las opciones de eliminación en lote anteriores. El objetivo es avisar a tus compañeros de equipo y darles la oportunidad de hacer una copia de seguridad de los documentos que deseen conservar.

Documentos afectados

• Ambas opciones de eliminación en lote se aplican a todos los documentos completados de tu organización de HelloSign, no solo a los tuyos. 
• La función de eliminación puntual no elimina las solicitudes de firma activas ni los borradores. Puedes eliminar estos documentos de forma individual cancelando las solicitudes de firma o eliminando los borradores en la sección Documentos. Si has activado la opción de eliminación continuada, estos documentos se eliminarán automáticamente una vez completados.
• No se eliminarán los documentos almacenados fuera de tu organización de HelloSign, como los sincronizados con una solución de almacenamiento en la nube o las copias de los firmantes que no forman parte de tu organización.