Disponible en Enterprise Plus
Para apoyar mejor las distintas estrategias de retención de datos, los administradores de la organización pueden eliminar los documentos de sus equipos de HelloSign en lote. La eliminación en lote está disponible en la Consola de administración y ofrece a los administradores de la organización dos opciones para eliminar documentos de HelloSign.
Eliminación puntual
La opción Eliminación puntual sirve para eliminar en lote todos los documentos completados (firmados o rechazados) hasta la fecha de tu cuenta de HelloSign. Esta opción es irreversible y hay un período de retención de 72 horas que te permite a ti y a otros administradores descargar o antes de que se eliminen. Para aplicar la eliminación puntual, sigue estos pasos:
- Dirígete a tu consola de administración desde el menú desplegable de tu correo electrónico de inicio de sesión en la esquina superior derecha.
- Haz clic en Configuración y en "Documentos y plantillas".
- Haz clic en "Configurar" a la derecha de Eliminar documentos.
- La primera opción es Eliminación puntual. Haz clic en "Eliminar documentos" a la derecha de la descripción.
- Revisa el texto de la ventana emergente que aparecerá y marca las dos casillas de la parte inferior de la ventana para aceptar los términos. *Asegúrate de guardar todos los documentos en un lugar separado si necesitas acceder a ellos.
- Haz clic en "Eliminar documentos". La ventana emergente se cerrará y verás una barra de notificación en la parte superior de la pantalla indicando que la eliminación se ha realizado correctamente.
Eliminación continuada
Con la función Eliminación continuada, los administradores de la organización pueden eliminar automáticamente todos los documentos futuros de su cuenta de una vez completados. Si se activa esta función, todos los documentos se borrarán 72 horas después de haberse completado. Si se desactiva la función Eliminación continuada, cualquier eliminación pendiente de documentos (los documentos que se encuentren dentro del período de retención de 72 horas) se cancelará y esos documentos no se eliminarán. Para habilitar la eliminación continuada, sigue los pasos 1 a 3 anteriores y los siguientes.
- La segunda opción será Eliminación continuada. Haz clic en "Activar" a la derecha de la descripción.
- Revisa el texto de la ventana emergente que aparecerá y marca las dos casillas de la parte inferior de la ventana para continuar con el proceso. *Asegúrate de guardar todos los documentos en un lugar separado si necesitas acceder a ellos.
- Haz clic en "Activar eliminación continuada". La ventana emergente se cerrará y verás una notificación en la parte superior de la pantalla indicando que función se ha activado correctamente.
Eliminación en lote + Sincronizar
Eliminación puntual + Sincronizar
Te confirmar que todos tus documentos existentes se han sincronizado con el servicio de almacenamiento en la nube de tu elección antes de utilizar la función Eliminación puntual para asegurarte de poder seguir accediendo a ellos. Eliminación puntual no comprueba si los documentos se han sincronizado correctamente antes de eliminarlos.
Eliminación continuada + Sincronizar
Si tu organización utiliza tanto la sincronización en la nube como la eliminación continuada, los documentos se eliminarán de HelloSign 72 horas después de haberse sincronizado correctamente. Si un documento no se sincroniza con la solución de almacenamiento en la nube integrada, HelloSign notificará al administrador de la organización y no pondrá el documento en cola para su eliminación. Si eso ocurre y aun así quieres eliminar el documento de HelloSign, utiliza la función Eliminación puntual para hacerlo.
Ten en cuenta que, una vez que un documento sincronizado se pone en cola para su eliminación, se eliminará de tu organización de HelloSign en 72 horas, incluso si posteriormente se elimina de la cuenta de almacenamiento en la nube.
*Se recomienda a los usuarios activar la sincronización en la nube para el equipo antes de usar las opciones de eliminación en lote.
Más información importante sobre la eliminación en lote
Notificaciones
HelloSign notificará a todos los demás administradores y gestores de tu organización cuando utilices alguna de las opciones de eliminación en lote anteriores. El objetivo es avisar a tus compañeros de equipo y darles la oportunidad de hacer una copia de seguridad de los documentos que deseen conservar.
Documentos afectados
- Ambas opciones de eliminación en lote se aplican a todos los documentos completados de tu organización de HelloSign, no solo a los tuyos.
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Con la función Eliminación puntual no se eliminan las solicitudes de firma activas ni los borradores. Puedes eliminar estos documentos de forma individual cancelando las solicitudes de firma o eliminando los borradores en la sección Documentos. Si has activado Eliminación continuada, estos documentos se eliminarán automáticamente una vez completados.
- No se eliminarán los documentos almacenados fuera de tu organización de HelloSign, como los sincronizados con una solución de almacenamiento en la nube o las copias de los firmantes que no forman parte de tu organización.
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