Firmas electrónicas cualificadas

Una firma electrónica cualificada (QES) se puede considerar equivalente a una firma de puño y letra en la Unión Europea (UE) con el uso de un certificado digital cualificado emitido y gestionado por un proveedor de servicios de confianza (TSP) cualificado de conformidad con el eIDAS.

En este artículo:

• ¿Cómo funciona la verificación de QES?
• ¿Cómo puedo solicitar una QES en un documento?
• ¿Cómo puedo gestionar el límite complementario de QES de mi equipo?
  
  

¿Cómo funciona la verificación de QES?

La verificación de QES se lleva a cabo a través de una videollamada cara a cara para verificar la identidad del firmante. El firmante recibe un correo electrónico solicitando una QES, revisa el documento en Dropbox Sign, realiza una videollamada por IDnow para verificar su identidad y firma el documento.
Nota: el firmante puede acceder a IDnow a través de la aplicación IDnow (en Android o iOS) o un navegador web (en un teléfono, tablet o portátil).

Cuando IDnow verifica la identidad del firmante, aplicamos un certificado digital de QES generado por Namirial (un TSP de la lista de confianza de la UE) a la firma y enviamos una confirmación de que se ha completado el proceso tanto al firmante como al remitente. IDnow almacena datos de identificación de firmantes en servidores ubicados en Alemania durante 90 días. Una vez transcurridos los 90 días, los datos se eliminan por completo.

El registro de auditoría resultante no muestra la marca de hora y finalización de la QES. Sin embargo, sí muestra que el documento se ha revisado y completado en la plataforma de Dropbox Sign, y que después se ha enviado a IDnow para verificar la identidad. El registro de auditoría forma parte del PDF del documento, que debe finalizarse antes de que se añada la QES.

Si el firmante sale del proceso (por ejemplo, si desea hacer la videollamada en otro momento), tanto el firmante como el remitente reciben recordatorios periódicos por correo electrónico hasta que se completa el proceso. Los firmantes que interrumpen el proceso tienen 90 días para completarlo.

Si vuelves a enviar la solicitud (por ejemplo, debido a un error), se contabilizará a efectos de tu límite. Si una verificación falla y no vuelves a enviar la solicitud, no se contabilizará a efectos de tu límite.

¿Cómo puedo solicitar una QES en un documento?

Las solicitudes de QES solo se pueden enviar a un firmante a la vez. No se pueden usar en las solicitudes de envío en lote. Para habilitar la opción QES en un documento:

1. Inicia sesión en hellosign.com.
2. Haz clic en el botón Firmar documentos en la barra lateral izquierda.
3. Prepara el documento como lo harías habitualmente (consulta la sección Solicitar firmas en la Guía Primeros pasos).
4. En la página ¿Quién tiene que firmar?, dirígete a la sección Añadir firmantes y activa la opción Habilitar firma electrónica cualificada.
   
   • Si la opción no está disponible, consulta con tu administrador para asegurarte de que se haya adquirido la opción y que esté activa.
5. Continúa preparando el documento como lo harías habitualmente.
   
   

¿Cómo puedo gestionar el límite complementario de QES de mi equipo?

Como administrador, recibirás un mensaje cuando se haya alcanzado el 80 % del límite de QES adquirido para tu equipo. Si usas todas tus QES, se añaden más automáticamente a tu plan. Por ejemplo, si adquieres QES en incrementos de 100 y las usas todas, se añaden de 100 en 100 hasta alcanzar 1000. Si adquieres QES en incrementos de 1000 y las usas todas, se añaden 1000 más.
Nota: tu límite de QES está disponible durante un año desde el momento de compra o en el que se añaden.

Para ver y gestionar tu límite de QES:

1. Inicia sesión en hellosign.com con tus credenciales de administrador.
2. Sitúa el cursor sobre tus iniciales en la esquina superior derecha.
3. Selecciona Configuración en las opciones del menú desplegable.
4. Haz clic en la pestaña Facturación.
5. Desplázate hasta Complementos para ver y gestionar tu límite de QES.

Para desactivar temporalmente la opción de QES y que tu equipo no pueda usarla (por ejemplo, cuando te estés acercando al límite):

1. Inicia sesión en hellosign.com con tus credenciales de administrador.
2. Sitúa el cursor sobre tus iniciales en la esquina superior derecha.
3. Selecciona Consola de administración en las opciones del menú desplegable.
4. Haz clic en Configuración a la izquierda.
5. Haz clic en Solicitudes de firma.
6. Desplázate hasta Opciones de solicitud de firma y desactiva la opción Firma electrónica cualificada.

Nota: te recomendamos que avises a tu equipo cuando actives o desactives esta opción.