Ancienne version : Remplissage automatique de modèles Dropbox Sign avec les informations sur un contact issues de votre CRM HubSpot

• Organiser les propriétés des contacts dans votre CRM HubSpot
• Mettre en forme des modèles Dropbox Sign à l'aide des tags “Nom interne” du CRM de HubSpot
• Demander une signature dans votre compte CRM HubSpot
• Personnalisation des étiquettes Dropbox Sign dans votre CRM HubSpot

Organisation des propriétés des contacts dans le CRM HubSpot

L'intégration Dropbox Sign pour HubSpot vous permet de transférer automatiquement les informations d'un contact HubSpot vers des modèles Dropbox Sign préformatés. Cette fonction est particulièrement utile pour charger rapidement et avec précision des informations dans des documents ou des contrats fréquemment utilisés.

Cependant, avant de commencer la mise en forme de modèles Dropbox Sign pour l'intégration HubSpot, vous devez organiser les propriétés du contact qui vous intéressent. Ces propriétés stockent les informations que vous acheminerez vers vos modèles Dropbox Sign. Pour avoir une vue d'ensemble des propriétés de votre contact, consultez la section À propos du contact dans votre CRM HubSpot.

Votre CRM HubSpot comprend environ 50 champs d'information de contact (ou “propriétés”) par défaut. Vous pouvez ajouter ou supprimer des propriétés en sélectionnant le lien Afficher toutes les propriétés au bas de la section À propos du contact.

Lorsque vous sélectionnez le lien, vous êtes redirigé vers une autre page. Utilisez la barre de recherche ou les listes apparaissant sous Toutes les propriétés pour ajouter des propriétés à la section À propos du contact.

Propriétés les plus utilisées :

• Nom
• Adresse
• Date de fermeture
• Entreprise
• etc.

Une fois que vous avez sélectionné vos propriétés, cliquez sur le bouton bleu Retour au-dessus du nom du contact.
Vous pouvez maintenant renseigner les champs des nouvelles propriétés avec les informations appropriées. 

Lorsque vous avez terminé, vous pouvez commencer à mettre en forme vos modèles Dropbox Sign avec les tags “nom interne” correspondants.

Mise en forme de modèles Dropbox Sign à utiliser dans votre CRM HubSpot
Pour préparer vos documents de façon à ce que les informations issues des propriétés de contact y soient renseignées automatiquement, vous devez mettre en forme vos modèles en utilisant les tags “nom interne” HubSpot appropriés. Ces tags “nom interne” servent d'indicateurs pour désigner les informations à extraire automatiquement du profil d'un contact HubSpot.

Pour commencer à mettre en forme vos modèles avec les tags “nom interne” appropriés :

1. Connectez-vous à votre compte Dropbox Sign.
2. Cliquez sur Modèles.
3. Cliquez sur Créer un modèle.
4. Cliquez sur Importer un fichier et sélectionnez le contrat ou le document à mettre en forme, ou sélectionnez l'une de nos icônes d'intégration (Dropbox, Drive, etc.).
5. Cliquez sur Ouvrir.
6. Cliquez sur Suivant.
7. Indiquez le rôle de signataire approprié. S'il y a plusieurs signataires, vous pouvez également renseigner leurs rôles à cette étape.
8. Cliquez sur Suivant.
9. Cliquez sur Zone de texte dans la barre latérale de gauche, puis faites-la glisser dans le document.

Remarque : cette zone vous permet de mettre en forme le document avec des tags “nom interne” HubSpot.

10. Cliquez sur la zone de texte dans le document, puis dans le menu déroulant Attribuer à, sélectionnez Expéditeur.
11. Cliquez ensuite sur la section Champ de fusion et ajoutez le tag “nom interne” HubSpot qui correspond à l'étiquette de la propriété dans votre compte CRM HubSpot. (Vous trouverez la liste complète des propriétés à la fin de cet article.)
12. Cliquez sur le bouton bleu Suivant pour enregistrer la mise en forme et fermer la fenêtre du document. 
13. Pour terminer, vous pouvez ajouter un ou plusieurs destinataires en copie, attribuer un nom à votre modèle et ajouter un message facultatif par défaut à envoyer au destinataire avec la demande de signature. 
14. Enregistrez votre modèle en sélectionnant le bouton Enregistrer le modèle. 

Envoi d'une demande de signature depuis votre compte CRM HubSpot en utilisant un modèle Dropbox Sign

Une fois que le document est envoyé au signataire, la chronologie de votre CRM HubSpot ajoute l'événement de cycle de vie au tableau de bord du contact. 

Une fois que le document a été signé, l'activité est consignée et une copie du document achevé est téléchargée automatiquement au format PDF dans la section des pièces jointes de la page d'un contact.

Remarque : les documents Dropbox Sign terminés ne sont plus accessibles directement dans HubSpot. Cela est dû à un problème que nous avons identifié l'année dernière concernant le mode de publication des documents via le réseau de diffusion de contenu (CDN, Content Delivery Network) de HubSpot. Cependant, vous pouvez tout de même préparer des modèles et envoyer des demandes de signature via HubSpot.

À cette étape, dans la section Activité d'un contact, vous devez voir les notifications des documents signés, par exemple :

“Un CONTACT Dropbox Sign a accompli un événement Dropbox Sign Document signé : (lien du document Dropbox Sign ici)”

Le lien vous renvoie au site hellosign.com pour accéder à vos documents. 

Personnalisation des étiquettes Dropbox Sign dans votre CRM HubSpot 

En plus des propriétés par défaut, Dropbox Sign vous permet de créer jusqu'à 30 étiquettes personnalisées. Même si vous pouvez modifier “l'étiquette” d'identification de la propriété, les tags “nom interne” doivent rester inchangés lorsque vous mettez en forme vos modèles :