Suppression de documents en bloc

Les administrateurs peuvent supprimer les documents de leurs équipes en bloc depuis l'interface d'administration. Avant d'utiliser la suppression en bloc, nous vous recommandons d'activer la synchronisation cloud des documents de l'équipe. En savoir plus sur l'utilisation de la synchronisation cloud des documents de l'équipe

La suppression en bloc est disponible dans les forfaits Premium.

Les administrateurs peuvent supprimer des documents en bloc de deux façons différentes.

Utilisation de la suppression groupée

La suppression groupée vous permet de supprimer manuellement et en une seule opération de votre compte HelloSign tous les documents terminés à ce jour (signés ou refusés). Cette action est irréversible. De plus, une période de conservation de 72 heures vous permet, à vous et aux autres administrateurs, de télécharger tous les documents à conserver, avant leur suppression. 

Pour effectuer une suppression groupée, procédez comme suit : 

1. Connectez-vous à votre compte d'administrateur sur hellosign.com.
2. Passez le curseur sur vos initiales dans l'angle supérieur droit de l'écran.
3. Cliquez sur Interface d'administration.
4. Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale gauche.
5. Cliquez sur Documents et modèles dans la barre latérale gauche.
6. Cliquez sur Configurer à droite de l'option Supprimer les documents.

7. Dans la section Suppression groupée, cliquez sur Supprimer les documents à côté de la description.

8. Lisez les conditions et le texte, puis cochez les cases pour accepter. 

9. Cliquez sur Supprimer les documents.

Remarque : veillez à enregistrer ailleurs tous les documents dont vous souhaitez conserver l'accès.

Utilisation de la suppression continue

Avec la suppression continue, les administrateurs peuvent demander à ce que tous les prochains documents soient automatiquement supprimés de leur compte HelloSign une fois les signatures obtenues. Si cette fonctionnalité est activée, tous les documents sont supprimés 72 heures après leur finalisation. Si au contraire elle est désactivée, toutes les suppressions de documents en attente (pendant la période de conservation de 72 heures) sont annulées, et les documents correspondants ne sont pas supprimés.

Pour activer la suppression continue :

1. Connectez-vous à votre compte d'administrateur sur hellosign.com.
2. Passez le curseur sur vos initiales dans l'angle supérieur droit de l'écran.
3. Cliquez sur Interface d'administration.
4. Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale gauche.
5. Cliquez sur Documents et modèles dans la barre latérale gauche.
6. Cliquez sur Configurer à droite de l'option Supprimer les documents.
7. Dans la section Suppression continue, cliquez sur Activer à côté de la description. 

8. Lisez les conditions et le texte, puis cochez les cases pour accepter.

Remarque : veillez à enregistrer ailleurs tous les documents dont vous souhaitez conserver l'accès.

9. Cliquez sur Supprimer les prochains documents. Une notification apparaît alors, indiquant que la fonctionnalité a bien été activée.

Utilisation de la suppression en bloc avec synchronisation cloud

Nous encourageons les administrateurs à activer la synchronisation cloud des documents de l'équipe avant d'utiliser les options de suppression en bloc. 

Suppression groupée + synchronisation

Avant d'utiliser la suppression groupée, nous vous recommandons de vérifier que tous les documents existants dont vous souhaitez conserver l'accès ont bien été synchronisés avec le service de stockage cloud de votre choix. La fonctionnalité de suppression groupée n'indique pas si un document a bien été synchronisé avant d'être supprimé.

Suppression continue + synchronisation

Si votre organisation utilise à la fois la synchronisation cloud et la suppression continue, les documents seront supprimés de HelloSign 72 heures après leur synchronisation. Si la synchronisation d'un document avec la solution de stockage cloud intégrée échoue, HelloSign en informe l'administrateur de l'organisation et ne met pas le document dans la file d'attente de suppression. Si cela se produit et que vous souhaitez toujours supprimer le document de HelloSign, vous pouvez utiliser la suppression groupée pour le faire. 

Remarque : une fois qu'un document synchronisé est mis en file d'attente pour suppression, il est supprimé de votre organisation HelloSign dans un délai de 72 heures, même s'il est ensuite supprimé du compte de stockage dans le cloud.

Autres informations concernant la suppression en bloc

Notifications

Lorsque vous utilisez l'une des options de suppression en bloc ci-dessus, HelloSign envoie une notification à tous les autres administrateurs et gestionnaires de votre organisation. Cela permet d'informer vos collègues pour qu'ils puissent sauvegarder les documents dont ils souhaitent conserver l'accès.

Documents concernés

• Ces deux options de suppression en bloc s'appliquent à tous les documents terminés au sein de votre organisation HelloSign, et pas seulement à ceux qui vous appartiennent. 
• La suppression groupée ne supprime pas les demandes de signature actives ni les brouillons. Vous pouvez supprimer ces documents individuellement en annulant la demande de signature ou en supprimant le brouillon dans la section Documents. Si vous avez activé la suppression continue, ces documents seront automatiquement supprimés une fois les signatures obtenues.
• Les documents stockés en dehors de votre organisation HelloSign (par exemple, ceux synchronisés avec votre solution de stockage cloud ou les copies des signataires qui ne font pas partie de votre organisation) ne seront pas supprimés.