Signatures électroniques qualifiées

Conformément au règlement eIDAS, une signature électronique qualifiée (SEQ) peut être considérée comme équivalente à une signature manuscrite dans l'Union européenne (UE) avec l'utilisation d'un certificat numérique qualifié, délivré et géré par un prestataire de services de confiance (PSCo) lui-même qualifié.

Les signatures électroniques qualifiées sont disponibles dans le forfait Premium (et le forfait API Premium) sous forme de module complémentaire. Pour acheter ce type de module, contactez le responsable de votre compte.

Au sommaire de cet article :

• Comment fonctionne la validation des signatures électroniques qualifiées ?
• Comment demander une signature électronique qualifiée dans un document ?
• Comment gérer le quota de signatures électroniques qualifiées de mon équipe ?
  
  

Comment fonctionne la validation des signatures électroniques qualifiées ?

La validation d'une signature électronique qualifiée passe par un appel vidéo en face-à-face pour vérifier l'identité du signataire. Le signataire reçoit un e‑mail demandant une signature électronique qualifiée, examine le document dans HelloSign, passe un appel vidéo IDnow pour valider son identité, puis signe le document.
Remarque : le signataire peut accéder à IDnow via l'application IDnow (sur Android ou iOS) ou un navigateur Web (sur téléphone, tablette ou ordinateur portable).

Une fois l'identité du signataire vérifiée via IDnow, nous appliquons un certificat numérique à la signature, généré par Namirial (un PSCo figurant sur la liste de confiance de l'UE), puis nous envoyons au signataire et à l'expéditeur la confirmation que la procédure est terminée. IDnow stocke les données d'identification du signataire sur des serveurs situés en Allemagne pendant 90 jours. Au bout de 90 jours, les données sont intégralement supprimées.

La piste d'audit correspondante n'inclut pas la procédure de signature électronique qualifiée ni l'horodatage. Cependant, il y est mentionné que le document a été examiné et complété sur la plateforme HelloSign, puis envoyé à IDnow pour vérification de l'identité. La piste d'audit fait partie du document PDF qui doit être finalisé avant l'ajout de la signature électronique qualifiée.

Si le signataire quitte la procédure (par exemple, pour effectuer l'appel vidéo plus tard), le signataire et l'expéditeur reçoivent tous les deux des rappels périodiques par e‑mail jusqu'à ce que la procédure soit terminée. Les signataires qui quittent la procédure ont 90 jours pour la terminer.

Si vous renvoyez la demande (par exemple, suite à une erreur), elle est comptabilisée dans votre quota. Si une vérification échoue et que vous ne renvoyez pas la demande, elle n'est pas comptabilisé dans votre quota.

Comment demander une signature électronique qualifiée dans un document ?

Vous ne pouvez envoyer une demande de signature électronique qualifiée qu'à un seul signataire à la fois. Ce type de demande ne peut pas faire l'objet d'un envoi groupé. Pour activer l'option de signature électronique qualifiée dans un document :

1. Connectez-vous à hellosign.com.
2. Cliquez sur le bouton Signer des documents dans la barre latérale de gauche.
3. Préparez le document comme vous le feriez habituellement (voir la section Demandes de signature du guide de prise en main).
4. Lorsque vous accédez à la page intitulée Qui doit signer ?, allez à la section Ajouter des signataires et activez l'option Activer la signature électronique qualifiée.
   
   • Si cette option n'est pas disponible, contactez votre administrateur pour vous assurer qu'elle a été souscrite et qu'elle est active.
5. Continuez à préparer le document comme vous le feriez habituellement.

Comment gérer le quota de signatures électroniques qualifiées de mon équipe ?

En tant qu'administrateur, vous recevrez un e‑mail lorsque 80 % du quota de signatures électroniques qualifiées achetées pour votre équipe aura été utilisé. Si vous utilisez toutes vos signatures électroniques qualifiées, d'autres seront automatiquement ajoutées à votre forfait. Par exemple, si vous achetez des SEQ par tranches de 100 et que vous les utilisez, 100 SEQ supplémentaires à la fois seront ajoutées jusqu'à ce que vous atteigniez 1 000. Si vous achetez des SEQ par tranches de 1 000 et que vous les utilisez, 1 000 autres seront ajoutées.
Remarque : votre quota de signatures électroniques qualifiées est disponible pendant un an à partir de la date d'achat ou d'ajout.

Pour consulter et gérer votre quota de SEQ :

1. Connectez-vous à votre compte d'administrateur sur hellosign.com.
2. Passez le curseur sur vos initiales dans l'angle supérieur droit de l'écran.
3. Sélectionnez Paramètres dans le menu déroulant.
4. Cliquez sur l'onglet Facturation.
5. Faites défiler l'écran jusqu'à Options pour afficher et gérer votre quota de SEQ.

Pour désactiver temporairement l'option SEQ afin d'empêcher les membres de votre équipe de l'utiliser (par exemple, lorsque votre quota est presque atteint) :

1. Connectez-vous à votre compte d'administrateur sur hellosign.com.
2. Passez le curseur sur vos initiales dans l'angle supérieur droit de l'écran.
3. Sélectionnez Interface d'administration dans le menu déroulant.
4. Cliquez sur Paramètres sur la gauche.
5. Cliquez sur Demandes de signature.
6. Faites défiler l'écran jusqu'à Options de demande de signature et désactivez l'option Signature électronique qualifiée.

Remarque : il est préférable d'informer les membres de votre équipe lorsque vous activez ou désactivez cette option.