Annulation d'une demande de signature ou envoi d'un rappel dans HubSpot

L'intégration HelloSign pour HubSpot vous permet d'annuler des demandes de signature en attente portant l'état Envoyée ou Vue dans HubSpot ou d'envoyer des rappels les concernant.

Envoi d'un rappel

Des rappels sont envoyés automatiquement à toutes les personnes qui n'ont pas signé une demande de signature en attente au bout de 3 jours, puis à nouveau au bout de 7 jours. Vous pouvez gérer les rappels automatiques depuis les paramètres de votre compte HelloSign.

Si vous souhaitez envoyer un rappel supplémentaire à toutes les personnes qui n'ont pas signé une demande de signature en attente, vous pouvez le faire dans HubSpot, depuis la fiche CRM HelloSign.

Pour envoyer un rappel :

1. Ouvrez une fiche d'information Contacts, Entreprises ou Transactions.

2. Recherchez la demande de signature en attente dans la fiche CRM HelloSign, dans la barre latérale de droite.

• Remarque : seules les trois dernières demandes de signature de cette fiche d'information apparaissent dans la fiche CRM HelloSign. Pour consulter d'autres demandes de signature, cliquez sur Afficher d'autres documents pour retourner dans HelloSign.

3. Cliquez sur Actions dans la demande de signature pour laquelle vous souhaitez envoyer un rappel.

4. Cliquez sur Envoyer un rappel. La liste des personnes qui doivent encore signer s'affiche.

• Remarque : si la demande doit être signée dans un certain ordre, les signataires n'apparaîtront peut-être pas tous sous Signataires devant encore signer. L'ordre des rappels que vous envoyez doit correspondre à l'ordre des signataires. Vous ne pouvez envoyer un rappel à un signataire restant que lorsque le précédent a terminé l'action qui lui incombe.

5. Cliquez sur Envoyer un rappel.

6. Cliquez sur Revenir à HubSpot.

Un rappel est envoyé par e‑mail à toutes les personnes qui n'ont pas signé le document.

Remarque : vous ne pouvez envoyer qu'un seul rappel par heure.

Annulation d'une demande de signature

Pour annuler une demande de signature :

1. Ouvrez une fiche d'information Contacts, Entreprises ou Transactions.

2. Recherchez la demande de signature en attente dans la fiche CRM HelloSign, dans la barre latérale de droite.

• Remarque : seules les trois dernières demandes de signature de cette fiche d'information apparaissent dans la fiche CRM HelloSign. Pour consulter d'autres demandes de signature, cliquez sur Afficher d'autres documents pour retourner dans HelloSign.

3. Cliquez sur Actions dans la demande de signature que vous souhaitez annuler.

4. Cliquez sur Annuler.

5. Cliquez sur Annuler la demande.

6. Cliquez sur Revenir à HubSpot.

Toutes les copies de la demande de signature sont supprimées, et plus personne ne peut la signer. La demande de signature annulée est également supprimée de la fiche CRM HelloSign dans la barre latérale de droite.

Remarque : si vous tentez d'annuler une demande de signature au moment même où elle est signée ou juste après, son état passe à Signée et son annulation devient impossible.