Cara menghapus dokumen secara massal

Admin dapat menghapus dokumen tim secara massal dari Konsol Admin. Sebelum menghapus secara massal, sebaiknya Anda mengaktifkan sinkronisasi awan tim. Ketahui lebih lanjut tentang cara menggunakan sinkronisasi awan tim.

Penghapusan massal tersedia pada paket Premium.

Admin dapat menghapus dokumen secara massal dengan 2 cara.

Cara menggunakan penghapusan satu kali

Penghapusan satu kali adalah opsi penghapusan massal secara manual untuk menghapus semua dokumen yang telah diselesaikan saat ini (baik yang ditandatangani maupun yang ditolak) dari akun HelloSign Anda. Opsi ini tidak dapat dibatalkan dan memiliki periode retensi selama 72 jam sehingga Anda dan admin lainnya dapat mengunduh dokumen yang ingin Anda pertahankan sebelum dihapus. 

Untuk melakukan penghapusan satu kali, ikuti langkah-langkah berikut ini: 

1. Masuk ke hellosign.com dengan kredensial admin Anda.
2. Arahkan kursor ke inisial Anda di pojok kanan atas.
3. Klik Konsol Admin.
4. Klik Pengaturan pada bilah sisi kiri.
5. Klik Dokumen dan templat pada bilah sisi kiri.
6. Klik Konfigurasikan di sebelah kanan opsi Hapus dokumen.

7. Temukan opsi Penghapusan satu kali dan klik Hapus Dokumen di samping deskripsinya.

8. Tinjau ketentuan dan teks, lalu klik kotak centang untuk menyetujui. 

9. Klik Hapus Dokumen.

Catatan:  Pastikan untuk menyimpan semua dokumen di lokasi terpisah jika Anda masih perlu mengaksesnya.

Cara menggunakan penghapusan berkelanjutan

Dengan penghapusan berkelanjutan, admin dapat memilih untuk otomatis menghapus semua dokumen mendatang dari akun HelloSign mereka setelah diselesaikan. Jika fitur ini diaktifkan, berarti semua dokumen mendatang akan dihapus dalam waktu 72 jam setelah diselesaikan. Jika penghapusan berkelanjutan dinonaktifkan, setiap dokumen yang menunggu penghapusan (dokumen yang berada dalam periode retensi 72 jam) akan dibatalkan dan tidak akan dihapus.

Untuk mengaktifkan penghapusan berkelanjutan:

1. Masuk ke hellosign.com dengan kredensial admin Anda.
2. Arahkan kursor ke inisial Anda di pojok kanan atas.
3. Klik Konsol Admin.
4. Klik Pengaturan pada bilah sisi kiri.
5. Klik Dokumen dan templat pada bilah sisi kiri.
6. Klik Konfigurasikan di sebelah kanan opsi Hapus dokumen.
7. Temukan opsi Penghapusan berkelanjutan dan klik Aktifkan di samping deskripsinya. 

8. Tinjau ketentuan dan teks, lalu klik kotak centang untuk menyetujui.

Catatan: Pastikan untuk menyimpan semua dokumen di lokasi terpisah jika Anda masih perlu mengaksesnya.

9. Klik Hapus dokumen mendatang. Anda akan menerima notifikasi yang menyatakan bahwa fitur ini berhasil diaktifkan.

Cara menggunakan penghapusan massal dengan sinkronisasi awan

Sebaiknya admin mengaktifkan sinkronisasi awan tim sebelum menggunakan opsi penghapusan massal. 

Penghapusan satu kali + sinkronisasi

Sebaiknya konfirmasikan bahwa semua dokumen yang ada telah disinkronkan ke layanan penyimpanan awan pilihan Anda sebelum menggunakan fitur penghapusan satu kali untuk memastikan kelanjutan akses Anda. Penghapusan satu kali tidak mengonfirmasi apakah suatu dokumen berhasil disinkronkan sebelum dihapus.

Penghapusan berkelanjutan + sinkronisasi

Apabila organisasi Anda saat ini menggunakan penyinkronan awan dan Penghapusan yang Berlangsung, dokumen akan dihapus dari HelloSign dalam 72 jam setelah penyinkronan berhasil. Apabila dokumen tidak dapat disinkronkan ke solusi penyimpanan awan terintegrasi, HelloSign akan memberi tahu administrator organisasi dan tidak akan menaruh dokumen dalam daftar dokumen yang akan dihapus. Jika itu terjadi dan Anda masih ingin menghapus dokumen dari HelloSign, Anda dapat menggunakan fitur Penghapusan Satu Kali untuk menghapusnya. 

Catatan: Setelah dokumen yang disinkronkan dimasukkan ke antrean penghapusan, dokumen tersebut akan dihapus dari penyusunan HelloSign Anda dalam waktu 72 jam meskipun nantinya akan dihapus dari akun penyimpanan awan.

Informasi lebih lanjut tentang penghapusan massal

Pemberitahuan

HelloSign akan memberi tahu semua admin dan manajer lainnya mengenai penyusunan Anda ketika Anda menggunakan salah satu dari opsi penghapusan massal di atas. Tindakan ini memberikan visibilitas dan peluang kepada anggota tim untuk mencadangkan dokumen apa pun yang aksesnya ingin dipertahankan.

Dokumen yang terpengaruh

• Kedua opsi penghapusan secara massal berlaku pada semua dokumen selesai di penyusunan HelloSign Anda, bukan hanya yang Anda miliki. 
• Permintaan tanda tangan aktif dan dokumen draf tidak akan dihapus dengan penghapusan satu kali. Anda dapat menghapus kedua jenis dokumen ini secara terpisah dengan membatalkan permintaan tanda tangan atau menghapus draf di bagian Dokumen Anda. Jika Anda telah mengaktifkan penghapusan berkelanjutan, semua dokumen ini akan otomatis dihapus setelah diselesaikan.
• Dokumen yang disimpan di luar penyusunan HelloSign Anda, misalnya dokumen yang disinkronkan ke solusi penyimpanan awan atau salinan milik penanda tangan yang bukan merupakan bagian dari penyusunan Anda, tidak akan dihapus.