Legacy: Compilare in automatico i modelli Dropbox Sign con i dati di contatto della piattaforma CRM di HubSpot

• Organizzare le proprietà dei contatti nella piattaforma CRM di HubSpot
• Formattare i modelli Dropbox Sign utilizzando i tag “Nome interno” della piattaforma CRM di HubSpot
• Richiedere una firma nell’account CRM di HubSpot
• Personalizzare le etichette Dropbox Sign nella piattaforma CRM di HubSpot

Organizzare le proprietà dei contatti nella piattaforma CRM di HubSpot

L’integrazione di Dropbox Sign e HubSpot consente di inserire automaticamente i dati di un contatto HubSpot nei modelli preformattati di Dropbox Sign. In questo modo puoi caricare in modo rapido e preciso le informazioni necessarie in documenti e contratti che usi di frequente.

Prima di cominciare a formattare i modelli Dropbox Sign per l’integrazione con HubSpot, devi organizzare le proprietà dei contatti che più ti interessano. Tali proprietà contengono le informazioni che vengono inviate ai modelli Dropbox Sign. Nella sezione delle informazioni sul contatto della piattaforma CRM di HubSpot, puoi trovare una panoramica delle proprietà dei contatti.

La piattaforma CRM di HubSpot contiene circa 50 campi predefiniti per le informazioni sul contatto (note anche come “proprietà”). Puoi aggiungere o eliminare proprietà selezionando il link “Visualizza tutte le proprietà” nella parte inferiore della sezione delle informazioni sul contatto.

Una volta selezionato il link, il sito ti reindirizzerà a un’altra pagina. Usa la barra di ricerca o gli elenchi presenti sotto “Tutte le proprietà” per aggiungere nuove proprietà nella sezione delle informazioni del contatto.

Le proprietà più usate includono:

• Nome
• Indirizzo
• Data di chiusura
• Azienda
• E altre

Quando hai selezionato tutte le proprietà desiderate, fai clic sul pulsante blu “Indietro” sopra il nome del contatto.
A questo punto puoi riempire i campi delle nuove proprietà con i dati corretti. 

Una volta inserite tutte le informazioni necessarie, dovrai iniziare a formattare i tuoi modelli Dropbox Sign con i tag “Nome interno” corretti.

Formattare i modelli Dropbox Sign da usare nella piattaforma CRM di HubSpot
Per preparare i tuoi documenti in modo che vengano compilati automaticamente con i dati dei contatti corretti, dovrai formattare i modelli con i tag “Nome interno” di HubSpot appropriati. Questi tag agiscono come contrassegni e indicano quali informazioni verranno estratte automaticamente dal profilo di un contatto HubSpot.

Per iniziare a formattare i tuoi modelli con i tag “Nome interno” appropriati:

1. Accedi all’account Dropbox Sign.
2. Fai clic su Modelli.
3. Fai clic su Crea modello.
4. Fai clic su Carica file e scegli il contratto o documento da formattare. In alternativa, seleziona l’icona di una delle nostre integrazioni (Dropbox, Drive e così via).
5. Fai clic su Apri.
6. Fai clic su Avanti.
7. Indica i ruoli dei firmatari appropriati. In caso di firmatari multipli, puoi indicare i relativi ruoli in questa fase.
8. Fai clic su Avanti.
9. Fai clic su “Casella di testo” nella barra laterale sinistra e trascinala sul documento.

Nota. Le caselle permettono di formattare il documento con i tag “Nome interno” di HubSpot.

10. Fai clic sulla casella di testo nel documento e sul menu a discesa Assegna a, seleziona Mittente.
11. Fai clic sulla sezione Campo unione e aggiungi il tag “Nome interno” di HubSpot che corrisponde all’etichetta della proprietà nell’account CRM di HubSpot (alla fine dell’articolo trovi un elenco completo delle proprietà).
12. Fai clic sul pulsante blu Continua per salvare la formattazione e chiudere la finestra del documento. 
13. Per finire, puoi aggiungere un ruolo del destinatario in Cc, il titolo del template e compilare il messaggio predefinito (facoltativo) da inviare ai destinatari della richiesta di firma. 
14. Salva il modello selezionando il pulsante Salva modello. 

Richiedere una firma nell’account CRM di HubSpot tramite i modelli Dropbox Sign

Una volta che il documento viene inviato al firmatario, la timeline della piattaforma CRM di HubSpot aggiungerà l’evento del ciclo di vita alla dashboard del contatto. 

Una volta che il documento viene firmato, l’attività verrà registrata e una copia del documento completato verrà scaricata automaticamente in formato PDF nella sezione Allegati della pagina del contatto.

Nota. I documenti Dropbox Sign completati non vengono più allegati direttamente a HubSpot a causa di un problema da noi identificato lo scorso anno relativo al modo in cui i documenti venivano pubblicati dalla rete per la distribuzione di contenuti di HubSpot. Questo non ti impedisce di preparare modelli e inviare richieste di firma tramite HubSpot.

A questo punto, tra le attività del contatto dovrebbero comparire notifiche relative al documento firmato, come per esempio:

“Un contatto Dropbox Sign ha eseguito la seguente azione su Dropbox Sign: ha firmato (link al documento Dropbox Sign qui)”

Il link ti reindirizzerà a HelloSign.com per accedere ai documenti sul Web. 

Personalizzare le etichette Dropbox Sign nella piattaforma CRM di HubSpot 

Oltre alle proprietà predefinite, Dropbox Sign consente di creare fino a 30 etichette personalizzate. Nel formattare un modello, le etichette identificative di una proprietà possono essere modificate, mentre i tag “Nome interno” devono rimanere invariati: