Come eliminare i documenti in blocco

Gli amministratori possono eliminare in blocco i documenti dei propri team dalla Console amministratore. Prima di utilizzare l’eliminazione in blocco, ti consigliamo di attivare la sincronizzazione cloud del team. Scopri di più su come usare la sincronizzazione cloud del team.

L’eliminazione in blocco è disponibile per i piani Premium.

Gli amministratori possono eliminare i documenti in blocco in due modi.

Come usare l’eliminazione singola

L’eliminazione singola è un’opzione di eliminazione in blocco manuale che rimuove dal tuo account HelloSign tutti i documenti completati (firmati o rifiutati) fino al momento corrente. È un’operazione irreversibile e prevede un periodo di conservazione di 72 ore, che consente a te e ad altri amministratori di scaricare qualsiasi documento prima dell’eliminazione per conservarne una copia. 

Per usare l’eliminazione singola, segui la procedura indicata qui: 

1. Accedi a hellosign.com con le credenziali da amministratore.
2. Passa il mouse sulle tue iniziali nell’angolo in alto a destra.
3. Fai clic su Console amministratore.
4. Fai clic su Impostazioni nella barra laterale sinistra.
5. Fai clic su Documenti e modelli nella barra laterale sinistra.
6. Fai clic su Configura a destra di Elimina documenti.

7. Vai alla sezione Eliminazione singola e fai clic su Elimina documenti accanto alla descrizione.

8. Controlla i termini e il testo e fai clic sulle caselle di controllo per accettarli. 

9. Fai clic su Elimina documenti.

Nota. Se avrai bisogno di accedere ai documenti interessati in futuro, assicurati di salvarli tutti in una posizione distinta.

Come usare l’eliminazione continua

L’eliminazione continua consente agli amministratori di rimuovere automaticamente dal proprio account HelloSign tutti i documenti completati. L’attivazione di questa funzionalità fa sì che tutti i documenti futuri siano eliminati dopo 72 ore dal loro completamento. Se l’eliminazione continua viene disattivata, qualsiasi rimozione di documenti in sospeso (ovvero quelle che rientrano nel periodo di conservazione di 72 ore) verrà annullata.

Per attivare l’eliminazione continua:

1. Accedi a hellosign.com con le credenziali da amministratore.
2. Passa il mouse sulle tue iniziali nell’angolo in alto a destra.
3. Fai clic su Console amministratore.
4. Fai clic su Impostazioni nella barra laterale sinistra.
5. Fai clic su Documenti e modelli nella barra laterale sinistra.
6. Fai clic su Configura a destra di Elimina documenti.
7. Vai alla sezione Eliminazione continua e fai clic su Attiva accanto alla descrizione. 

8. Controlla i termini e il testo e fai clic sulle caselle di controllo per accettarli.

Nota. Se avrai bisogno di accedere ai documenti interessati in futuro, assicurati di salvarli tutti in una posizione distinta.

9. Fai clic su Elimina documenti futuri. Verrà visualizzata una notifica per indicare che la funzionalità è stata attivata correttamente.

Come usare l’eliminazione in blocco con la sincronizzazione cloud

Consigliamo agli amministratori di attivare la sincronizzazione cloud del team prima di utilizzare le opzioni di eliminazione in blocco. 

Eliminazione singola + sincronizzazione

Prima di utilizzare la funzionalità di eliminazione singola, ti consigliamo di verificare che tutti i documenti esistenti siano stati sincronizzati con il servizio di archiviazione cloud di tua scelta, così che tu possa accedervi in futuro. L’eliminazione singola non verifica se un documento è stato sincronizzato correttamente prima di eliminarlo.

Eliminazione continua + sincronizzazione

Se la tua organizzazione utilizza la sincronizzazione cloud e l’eliminazione continua, i documenti verranno eliminati da HelloSign 72 ore dopo la loro sincronizzazione. Se la sincronizzazione di un documento con la soluzione di archiviazione cloud integrata non riesce, HelloSign avvisa l’amministratore dell’organizzazione e non mette il documento in coda per l’eliminazione. In questo caso, se desideri comunque eliminare il documento da HelloSign, puoi farlo utilizzando la funzionalità Eliminazione singola.

Nota. Dopo essere stato messo in coda per l’eliminazione, un documento sincronizzato viene rimosso dalla tua organizzazione HelloSign nel giro di 72 ore, anche se viene successivamente eliminato dall’account di archiviazione cloud.

Ulteriori informazioni sull’eliminazione in blocco

Notifiche

Quando utilizzi una delle opzioni di eliminazione in blocco descritte, HelloSign avvisa tutti gli altri amministratori e responsabili dell’organizzazione. Lo scopo è quello di dare al team visibilità e la possibilità di salvare copie di backup di tutti i documenti per i quali desiderano conservare l’accesso.

Documenti interessati

• Entrambe le opzioni di eliminazione in blocco si applicano a tutti i documenti completati nella tua organizzazione HelloSign, non solo a quelli di tua proprietà.
• Le richieste di firma attive e le bozze di documenti non sono interessati dall’eliminazione singola. Puoi eliminare i documenti singolarmente annullando una richiesta di firma o eliminando la bozza nella sezione Documenti. Se hai attivato l’eliminazione continua, i documenti verranno eliminati automaticamente al loro completamento.
• I documenti archiviati al di fuori della tua organizzazione HelloSign, come quelli sincronizzati con la soluzione di archiviazione cloud o le copie dei firmatari che non fanno parte dell'organizzazione, non verranno eliminati.