Una firma elettronica qualificata può essere considerata equivalente a una firma scritta a mano nell’Unione europea (UE) con l’uso di un certificato digitale qualificato emesso e gestito da un prestatore di servizi fiduciari qualificato in conformità con il regolamento eIDAS.
Le firme elettroniche qualificate sono disponibili per i piani Premium e i piani API Premium come acquisto aggiuntivo. Contatta il tuo account manager per acquistare le firme aggiuntive necessarie.
In questo articolo:
- Come funziona la verifica delle firme elettroniche qualificate?
- Come posso richiedere una firma elettronica qualificata in un documento?
- Come posso gestire la quota di firme elettroniche qualificate aggiuntive del mio team?
Come funziona la verifica delle firme elettroniche qualificate?
La verifica delle firme elettroniche qualificate richiede una videochiamata individuale per verificare l’identità del firmatario. Il firmatario riceve un’email che richiede una firma elettronica qualificata, esamina il documento in HelloSign, completa una videochiamata con IDNow per verificare la sua identità e firma il documento.
Nota. Il firmatario può accedere ad IDnow tramite l’app IDnow (su Android o iOS) o il browser web (su telefono, tablet o laptop).
Una volta verificata l’identità del firmatario con IDnow, applicheremo alla firma un certificato digitale di firma elettronica qualificata generato da Namirial (un prestatore di servizi fiduciari nell’elenco di fiducia dell’UE) e invieremo un messaggio di conferma sia al firmatario che al mittente per informarli che la procedura è stata completata. IDnow archivia i dati di identificazione dei firmatari su server situati in Germania per 90 giorni. Dopo 90 giorni, i dati vengono eliminati completamente.
L’audit trail risultante non mostra il completamento della firma elettronica qualificata, né il c. Tuttavia, mostra che il documento è stato revisionato e completato sulla piattaforma HelloSign e quindi inviato ad IDNow per la verifica dell’identità. L’audit trail fa parte del documento in formato PDF, che deve essere finalizzato prima dell’aggiunta della firma elettronica qualificata.
Se il firmatario esce dalla procedura (ad esempio, per eseguire la videochiamata in un secondo momento), sia il firmatario che il mittente riceveranno via email dei promemoria periodici finché il processo non verrà completato. I firmatari che escono dalla procedura hanno 90 giorni per completarla.
Se invii di nuovo la richiesta (ad esempio, a causa di un errore), questa verrà conteggiata all’interno della tua quota di richieste disponibili. Se una verifica non va a buon fine e non invii di nuovo la richiesta, questa non verrà sottratta alla tua quota di richieste disponibili.
Come posso richiedere una firma elettronica qualificata in un documento?
Le richieste di firma elettronica qualificate possono essere inviate a un solo firmatario alla volta, ovvero non possono essere utilizzate nelle richieste inviate in blocco. Per abilitare l’opzione di firma elettronica qualificata in un documento:
- Prepara il documento come faresti normalmente (consulta la sezione Iniziare le richieste nella Guida introduttiva).
- Quando raggiungi una pagina chiamata Chi deve firmare? , vai alla sezione Aggiungi firmatari e attiva l’opzione Attiva la firma elettronica qualificata.
- Se l’opzione non è disponibile, rivolgiti all’amministratore per accertarti che l’opzione sia stata acquistata e attivata.
- Continua a preparare il documento come faresti normalmente.
Come posso gestire la quota di firme elettroniche qualificate aggiuntive del mio team?
In qualità di amministratore, riceverai un’email quando sarà stato utilizzato l’80% della quota di firme elettroniche qualificate acquistata dal tuo team. Se vengono utilizzate tutte le firme, ne verranno aggiunte altre automaticamente al piano. Ad esempio, se acquisti 100 firme elettroniche qualificate alla volta e le usi tutte, ne verranno aggiunte altre 100 alla volta fino a quando non raggiungerai 1000 firme. Se acquisti 1000 firme elettroniche qualificate alla volta e le usi tutte, ne verranno aggiunte altre 1000.
Nota. La tua quota di firme elettroniche qualificate è disponibile per un anno dal momento dell’acquisto o dell’aggiunta.
Per visualizzare e gestire la quota di firme elettroniche qualificate:
- Passa il mouse sulle tue iniziali nell’angolo in alto a destra.
- Seleziona Impostazioni dall’elenco a discesa.
- Fai clic sulla scheda Fatturazione.
- Scorri fino a Componenti aggiuntivi per visualizzare e gestire la tua quota di firme elettroniche qualificate.
Per disattivare temporaneamente le firme elettroniche qualificate in modo che i membri del team non possano utilizzarle (ad esempio, quando stai per esaurire la quota):
- Passa il mouse sulle tue iniziali nell’angolo in alto a destra.
- Seleziona Console amministratore dall’elenco a discesa.
- Fai clic su Impostazioni a sinistra.
- Fai clic su Richieste di firma.
- Scorri fino a Opzioni di richiesta di firma e disattiva l’opzione Firma elettronica qualificata.
Nota. Ti consigliamo di informare i membri del team quando attivi o disattivi questa opzione.
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