ドキュメントを一括削除する方法

管理者は、管理コンソールからチームのドキュメントを一括削除できます。一括削除を使用する前に、チーム クラウドの同期を有効にしておくことをおすすめします。詳しくは、チームクラウド同期の使用方法をご覧ください。

一括削除は Premium プランでご利用いただけます。

管理者は、2 つの方法でドキュメントを一括削除できます。

一括削除の使い方

一括削除は、手動で削除を行う方法で、既存の（署名済みまたは署名を辞退された）すべてのドキュメントが HelloSign アカウントから削除されます。この操作を元に戻すことはできませんが、72 時間の保持期間が設けられており、ドキュメントが削除される前に、保持しておきたいドキュメントをダウンロードすることができます。 

一括削除を実行するには、次の手順に従います。 

1. 管理者の認証情報で hellosign.com にログインします。
2. 右上にあるご自身のイニシャルにカーソルを合わせます。
3. ［管理コンソール］をクリックします。
4. 左側のサイドバーの［設定］ をクリックします。
5. 左側のサイドバーの［ドキュメントとテンプレート］をクリックします。
6. ［ドキュメントの削除］の右側の［設定］をクリックします。

7. ［一括削除］を探し、説明の横にある［ドキュメントの削除］をクリックします。

8. 利用規約と内容を確認し、チェックボックスをクリックして同意します。

9. ［ドキュメントの削除］をクリックします。

注： 今後もアクセスする必要があるドキュメントについては、必ず別の場所に保存しておいてください。

常時削除の使用方法

常時削除を有効にすると、管理者は今後のすべてのドキュメントを完了と同時に HelloSign アカウントから自動的に削除することができます。この機能を有効にすると、今後、あらゆるドキュメントが完了後 72 時間で削除されます。常時削除を無効にすると、削除保留中のドキュメント（72 時間の保持期間中のドキュメント）の削除が取り消され、ドキュメントは削除されません。

常時削除を有効にするには：

1. 管理者の認証情報で hellosign.com にログインします。
2. 右上にあるご自身のイニシャルにカーソルを合わせます。
3. ［管理コンソール］をクリックします。
4. 左側のサイドバーの［設定］ をクリックします。
5. 左側のサイドバーの［ドキュメントとテンプレート］をクリックします。
6. ［ドキュメントの削除］の右側の［設定］をクリックします。
7. ［常時削除］を探し、説明の横にある ［有効にする］をクリックします。 

8. 利用規約と内容を確認し、チェックボックスをクリックして同意します。

注：今後もアクセスする必要があるドキュメントについては、必ず別の場所に保存しておいてください。

9. ［今後作成するドキュメントを削除］をクリックします。機能が正常に有効になったことをお知らせする通知が表示されます。

クラウド同期による一括削除の使用方法

管理者が一括削除と常時削除を使用する場合には、事前にチーム クラウドの同期を有効にしておくことをおすすめします。 

一括削除 +同期

一括削除機能を使用する前に、既存のドキュメントとご利用のクラウド ストレージ サービスが同期済みで、削除後も引き続きドキュメントにアクセスできる状態になっていることを確認されることをおすすめします。一括削除機能では、削除前にドキュメントの同期ステータスの確認は行われません。

常時削除 +同期

組織でクラウド同期と常時削除の両方を利用される場合、ドキュメントは同期が完了してから 72 時間後に HelloSign から削除されます。インテグレーションされたクラウド ストレージ ソリューションにドキュメントを同期できなかった場合、HelloSign から組織の管理者の方にその旨が通知され、そのドキュメントは削除キューには追加されません。この状況で当該のドキュメントを HelloSign から削除するには、一括削除機能を使用してください。

注：同期済みのドキュメントが削除キューに一旦追加されると、その後にそのドキュメントをクラウド ストレージ アカウントから削除したとしても、予定どおり 72 時間が経つと HelloSign から削除されます。

一括削除の詳細をご覧ください

通知

HelloSign では、管理者が一括削除または常時削除のどちらかを使用すると、組織内の他の管理者とマネージャー全員に通知が届きます。これによりチーム メンバーは、削除に備えて、引き続きアクセスする必要があるドキュメントをバックアップしておくことができます。

影響を受けるドキュメント

• 一括削除と常時削除は、削除を実行したユーザーのドキュメントだけでなく、組織の HelloSign アカウント内のすべての完了済みドキュメントに適用されます。
• 未完了の署名依頼とドキュメントの下書きについては、一括削除では削除されません。これらのドキュメントを個別に削除するには、署名依頼をキャンセルするか、［ドキュメント］セクションで下書きを削除してください。常時削除を有効にした場合、これらのドキュメントは完了と同時に自動的に削除されます。
• 組織の HelloSign アカウント以外の場所にあるドキュメント（クラウド ストレージ ソリューションに同期済みのドキュメントや組織外の署名者のコピー）は削除されません。