레거시: HubSpot CRM 연락처의 정보로 Dropbox Sign 템플릿 자동 완성하기

• HubSpot CRM에 연락처 속성 정리하기
• HubSpot CRM ‘내부 이름’을 사용하여 Dropbox Sign 템플릿의 형식 지정
• HubSpot CRM 계정에서 서명 요청하기
• HubSpot CRM에서 Dropbox Sign 레이블 사용자 지정하기

HubSpot CRM에 연락처 속성 정리하기

HubSpot 및 Dropbox Sign 통합을 사용하면 미리 형식을 지정한 Dropbox Sign 템플릿에 HubSpot 연락처 정보를 자동으로 라우팅할 수 있습니다. 이 기능은 자주 사용하는 문서나 계약서에 빠르고 정확하게 정보를 불러오는 데 특히 유용합니다.

HubSpot 통합에 맞게 Dropbox Sign 템플릿의 형식을 지정하기 전에 먼저 원하는 연락처 속성을 정리하는 것이 좋습니다. 이러한 속성에는 Dropbox Sign 템플릿으로 라우팅할 정보가 저장되어 있습니다. 연락처 속성의 개요는 HubSpot CRM의 ‘연락처 정보’에서 확인할 수 있습니다.

HubSpot CRM에는 약 50개의 기본 연락처 정보 필드(‘속성’)가 있습니다. ‘연락처 정보’ 섹션의 바닥글에 있는 ‘모든 속성 보기’ 링크를 선택하여 속성을 추가하거나 삭제할 수 있습니다.

링크를 선택하면 다른 페이지로 리디렉션됩니다. ‘사용 가능한 속성’ 아래의 검색창 또는 제공된 목록을 사용하여 연락처 정보 섹션에 새 속성을 추가하세요.

자주 사용되는 속성은 다음과 같습니다.

• 이름
• 주소
• 종료일
• 회사
• 기타

속성을 선택한 후 연락처 이름 위의 ‘뒤로’ 버튼을 클릭하세요.
이제 새 속성 필드에 올바른 정보를 입력할 수 있습니다. 

정보를 전부 정확하게 채웠으면 이제 정확한 ‘내부 이름’ 태그로 Dropbox Sign 템플릿에 서식을 적용해야 합니다.

HubSpot CRM에서 사용할 수 있도록 Dropbox Sign 템플릿의 형식 지정
올바른 연락처 속성 정보로 자동 완성되도록 문서를 준비하려면 적절한 HubSpot ‘내부 이름’ 태그를 사용하여 템플릿에 형식을 지정해야 합니다. 이러한 ‘내부 이름’ 태그는 HubSpot 연락처의 프로필에서 어떤 정보를 자동으로 가져올지 나타내는 플래그로 기능합니다.

올바른 ‘내부 이름’ 태그로 템플릿의 형식을 지정하려면

1. Dropbox Sign 계정에 로그인합니다.
2. 템플릿을 클릭합니다.
3. 템플릿 만들기를 클릭합니다.
4. 파일 업로드를 클릭하고 통합 아이콘 중 하나(Dropbox, Drive 등)를 선택하여 형식을 지정하려는 계약서나 문서를 업로드합니다.
5. 열기를 클릭합니다.
6. 다음을 클릭합니다.
7. 적합한 서명인 역할을 작성합니다. 서명인이 여러 명인 경우 이 시점에 적합한 역할을 작성할 수도 있습니다.
8. 다음을 클릭합니다.
9. 왼쪽 사이드바의 ‘텍스트 상자’를 클릭하고 이 문서로 끌어다 놓습니다.

참고: 이는 HubSpot ‘내부 이름’ 태그로 문서에 형식을 지정할 때 사용합니다.

10. 문서의 텍스트 상자를 클릭하고 지정 대상 드롭다운 메뉴에서 보낸 사람을 선택합니다.
11. 다음으로 병합 필드 섹션을 클릭하고 사용자 HubSpot CRM 계정의 속성 레이블에 상응하는 HubSpot ‘내부 이름’ 태그를 추가합니다(키 전체는 본문 끝부분에서 확인 가능.)
12. 파란색 계속 버튼을 클릭하여 형식을 저장하고 문서 창을 닫습니다. 
13. 참조인(CC) 역할 직책을 추가하고, 템플릿의 제목을 지정하고, 서명 요청 시 받는 사람에게 전송되는 기본 메시지(선택 사항)를 작성하여 완료합니다. 
14. 템플릿 저장 버튼을 선택하여 템플릿을 저장합니다. 

Dropbox Sign 템플릿을 사용하여 HubSpot CRM 계정에서 서명 요청하기

문서를 서명인에게 보낸 후에는 HubSpot CRM 타임라인이 해당 라이프사이클 이벤트를 연락처의 대시보드에 추가합니다. 

문서가 서명되면 해당 활동이 기록되며, 완료된 문서의 사본이 연락처 페이지의 첨부 파일 섹션에 PDF 파일로 자동 다운로드됩니다.

참고: 지난해 HubSpot의 CDN(콘텐츠 게재 네트워크)을 통해 문서가 게시되는 방식에서 문제가 발견되었습니다. 따라서 완료된 Dropbox Sign 문서가 더 이상 HubSpot에 직접 첨부되지 않습니다. 여전히 HubSpot을 통해 템플릿을 준비하고 서명 요청을 보낼 수 있습니다.

이때 연락처에 등록된 사람의 활동에는 다음과 같이 서명된 문서의 알림이 표시되어야 합니다.

‘Dropbox Sign 연락처에 Dropbox Sign 이벤트가 있었음. 서명됨(Dropbox Sign 문서 링크 삽입 위치)’

이 링크를 통해 HelloSign.com으로 이동하여 HelloSign 사이트에서 문서에 액세스할 수 있습니다. 

HubSpot CRM에서 Dropbox Sign 레이블 사용자 지정하기 

Dropbox Sign을 사용하면 기본 속성 외에도 최대 30개의 사용자 지정 레이블을 만들 수 있습니다. 템플릿에 형식을 지정할 때 속성의 ‘라벨’은 변경할 수 있으나, ‘내부 이름’ 태그는 동일하게 유지해야 합니다.