Legacy: Vul Dropbox Sign-sjablonen automatisch in met gegevens van een HubSpot CRM-contactpersoon

• contacteigenschappen in je HubSpot CRM opmaakt;
• Maak Dropbox Sign-sjablonen op met behulp van HubSpot CRM“Internal Name” (interne naam)-tags
• Een handtekening aanvraagt in je HubSpot CRM-account
• Dropbox Sign-labels aanpassen in je HubSpot CRM

Contacteigenschappen in de HubSpot-CRM opmaken

Met de integratie van Dropbox Sign in HubSpot kun je de gegevens van HubSpot-contactpersonen automatisch doorsturen naar vooraf opgemaakte Dropbox Sign-sjablonen. Deze functie is met name handig als je snel en nauwkeurig informatie wilt overnemen in veelgebruikte documenten of overeenkomsten.

Maar voordat je begint aan de opmaak van Dropbox Sign-sjablonen voor de HubSpot-integratie, raden we aan je gewenste contacteigenschappen op te maken. In deze eigenschappen wordt de informatie opgeslagen die jij wilt doorsturen naar je Dropbox Sign-sjablonen. Er staat een overzicht van de eigenschappen van je contactpersoon bij het gedeelte “About the contact” (over de contactpersoon) in je HubSpot CRM.

Er zijn zo'n 50 standaard informatievelden voor contactpersonen, oftewel “properties”(eigenschappen), inbegrepen in je HubSpot CRM. Je kunt deze eigenschappen toevoegen en verwijderen door te klikken op de link “View all properties” (alle eigenschappen weergeven) in de voettekst bij het gedeelte “About the contact” (over de contactpersoon).

Als je op de link hebt geklikt, opent er een nieuwe pagina. Gebruik de zoekbalk of vermelde lijsten onder “All Properties” (alle eigenschappen) om nieuwe eigenschappen toe te voegen aan het gedeelte over de contactpersoon.

Dit zijn een aantal veelgebruikte eigenschappen:

• Naam
• Adres
• Sluitingsdatum
• Bedrijf
• ETC

Als je je eigenschappen hebt geselecteerd, klik je op de blauwe “Back” (terug)-knop boven de naam van de contactpersoon.
Je kunt nu de nieuwe eigenschapsvelden invullen met de juiste informatie. 

Zodra je het invullen van alle toepasselijke informatie hebt voltooid, kun je aan de slag gaan met de opmaak van je Dropbox Sign-sjablonen met de juiste “internal name” (interne naam)-tags.

Dropbox Sign-sjablonen opmaken voor gebruik in je HubSpot CRM
Om ervoor te zorgen dat je documenten automatisch worden aangevuld met de juiste informatie van een contacteigenschap, moet je je sjablonen opmaken met de betreffende HubSpot “internal name” (interne naam)-tags. Deze zogenaamde “internal name” (interne naam)-tags fungeren als markeringen die aangeven welke informatie automatisch uit het profiel van de HubSpot-contactpersoon moet worden onttrokken.

Beginnen aan de opmaak van je sjablonen met de juiste “internal name” (interne naam)-tags

1. Meld je aan bij je Dropbox Sign-account.
2. Klik op “Templates” (sjablonen).
3. Klik op “Create Template” (sjabloon maken).
4. Klik op “Upload file” (bestand uploaden) en kies de contactpersoon die of het document dat je op wilt maken of door op één van onze integratie-pictogrammen te klikken (Dropbox, Drive, enz.).
5. Klik op “Open” (openen).
6. Klik op Volgende.
7. Vul de toepasselijke ondertekenaarrol in. Je kunt dan ook meteen de toepasselijke ondertekenaarrollen invullen indien er sprake is van meerdere ondertekenaars.
8. Klik op Volgende.
9. Klik op “Textbox” (tekstvak) in de linkerzijbalk en versleep het naar het document.

Opmerking: Dit kun je gebruiken om het document op te maken met HubSpot “internal name” (interne naam)-tags.

10. Klik op het tekstvak in je document en op het vervolgkeuzemenu “Assign to” (toewijzen aan) en klik vervolgens op “Sender” (afzender).
11. Klik daarna op het gedeelte “Merge Field” (samenvoegveld) en voeg de HubSpot“internal name” (interne naam)-tag toe die overeenkomt met de eigenschapslabel in je HubSpot CRM-account. (Scroll naar het einde van dit artikel voor een volledig overzicht.)
12. Klik op de blauwe “Next” -knop om je opmaak op te slaan en sluit vervolgens het documentvenster. 
13. Om je taak te voltooien, kun je een rolnaam van de ontvanger in de CC toevoegen, een naam voor je sjabloon toevoegen en een optioneel standaardbericht invullen dat naar de ontvanger wordt gestuurd als je om een handtekening vraagt. 
14. Sla je sjabloon op door op de “Save Template” (sjabloon opslaan)-knop te drukken. 

Een handtekening in je HubSpot CRM-account aanvragen met behulp van Dropbox Sign-sjablonen

Zodra je document is verzonden naar de ondertekenaar, wordt aan de hand van je HubSpot CRM-tijdlijn de cyclusgebeurtenis opgenomen in het dashboard bij je contactpersoon 

Zodra het document wordt ondertekend, wordt deze activiteit geregistreerd en wordt er een kopie van het afgeronde document automatisch in pdf-formaat gedownload naar de bijlagen op de pagina van de contactpersoon.

Opmerking: Voltooide Dropbox Sign-documenten worden niet meer rechtstreeks als bijlage toegevoegd aan HubSpot als gevolg van een fout die afgelopen jaar is vastgesteld inzake hoe documenten via het CDN (‘Content Delivery Network’, of netwerk voor de levering van materiaal) van HubSpot liepen. Je kunt nog altijd via HubSpot sjablonen opmaken en handtekeningaanvragen verzenden.

Je zou nu bij de Activity van een contactpersoon meldingen over ondertekende documenten moeten zien, zoals:

“Dropbox Sign CONTACT had Dropbox Sign event Signed (Dropbox Sign Document Link here)”

Als je op de link klikt, keer je terug naar HelloSign.com, zodat je je documenten op onze website kunt bekijken. 

Dropbox Sign-labels aanpassen in je HubSpot CRM 

Naast de standaardeigenschappen kun je met Dropbox Sign tot 30 aangepaste labels maken. Je kunt het ‘label’ waaraan je de eigenschap herkent, wijzigen, maar de “internal names” (interne naam)-tags mogen tijdens de opmaak van je sjablonen niet worden aangepast: