Bulkverwijdering van documenten

Beheerders kunnen de documenten van hun teams in bulk verwijderen vanuit de Beheerconsole. Voordat je bulkverwijdering gebruikt, raden wij je aan teamcloudsynchronisatie te activeren. Meer informatie over het gebruik van teamcloudsynchronisatie.

Bulkverwijdering is inbegrepen bij Premium-abonnementen.

Beheerders kunnen documenten op 2 manieren in bulk verwijderen.

Eenmalige verwijdering gebruiken

Met de optie Eenmalige verwijdering kun je alle documenten die tot dan toe zijn voltooid (ondertekend of geweigerd) handmatig in bulk verwijderen uit je HelloSign-account. Deze optie kan niet worden teruggedraaid, maar er geldt wel een bewaarperiode van 72 uur. Gedurende deze periode kunnen beheerders bepaalde documenten die ze willen behouden nog downloaden voordat ze worden verwijderd. 

Volg deze stappen om eenmalige verwijdering uit te voeren: 

1. Meld je aan bij hellosign.com als beheerder.
2. Plaats de muisaanwijzer op je initialen in de rechterbovenhoek.
3. Klik op Beheerconsole.
4. Klik op Instellingen in de linkerzijbalk.
5. Klik op Documenten en sjablonen in de linkerzijbalk.
6. Klik op Configureren rechts van Documenten verwijderen.

7. Ga naar Eenmalige verwijdering en klik op Documenten verwijderen naast de beschrijving.

8. Controleer de voorwaarden en tekst en vink de selectievakjes aan om akkoord te gaan. 

9. Klik op Documenten verwijderen.

Opmerking: vergeet niet om alle documenten die je nog nodig hebt op een aparte locatie op te slaan.

Doorlopende verwijdering gebruiken

Met doorlopende verwijdering kunnen beheerders ervoor kiezen om alle toekomstige documenten automatisch te verwijderen uit hun HelloSign-account nadat ze zijn voltooid. Als je deze functie activeert, worden alle documenten vanaf dat moment 72 uur na voltooiing automatisch verwijderd. Als doorlopende verwijdering wordt uitgeschakeld, wordt elke opdracht om documenten te verwijderen (de documenten waarvan de bewaartermijn van 72 uur nog niet is verstreken) geannuleerd. Die documenten worden dan dus niet verwijderd.

Volg deze stappen om doorlopende verwijdering in te schakelen:

1. Meld je aan bij hellosign.com als beheerder.
2. Plaats de muisaanwijzer op je initialen in de rechterbovenhoek.
3. Klik op Beheerconsole.
4. Klik op Instellingen in de linkerzijbalk.
5. Klik op Documenten en sjablonen in de linkerzijbalk.
6. Klik op Configureren rechts van Documenten verwijderen.
7. Ga naar Doorlopende verwijdering en klik op Activeren naast de beschrijving. 

8. Controleer de voorwaarden en tekst en vink de selectievakjes aan om akkoord te gaan.

Opmerking: vergeet niet om alle documenten die je nog nodig hebt op een aparte locatie op te slaan.

9. Klik op Toekomstige documenten verwijderen. Er verschijnt een melding dat de functie is geactiveerd.

Bulkverwijdering gebruiken in combinatie met cloudsynchronisatie

We raden beheerders aan om teamcloudsynchronisatie te activeren voordat de opties voor bulkverwijdering worden gebruikt. 

Eenmalige verwijdering + synchronisatie

We raden je aan te controleren of al je bestaande documenten zijn gesynchroniseerd met je standaard cloudopslagservice voordat je de functie Eenmalige verwijdering gebruikt. Deze functie controleert namelijk niet of een document wel correct is gesynchroniseerd voordat het wordt verwijderd.

Doorlopende verwijdering + synchronisatie

Als je organisatie zowel cloudsynchronisatie als Doorlopende verwijdering gebruikt, worden documenten 72 uur na een geslaagde synchronisatie verwijderd uit HelloSign. Gaat er iets mis met het synchroniseren van een document met de geïntegreerde cloudopslagoplossing, dan stuurt HelloSign een melding naar de organisatiebeheerder en wordt het document niet in de wachtrij voor verwijdering geplaatst. Wil je het document toch verwijderen uit HelloSign, dan kun je hiervoor de functie Eenmalige verwijdering gebruiken. 

Opmerking: vergeet niet dat wanneer een gesynchroniseerd document eenmaal in de wachtrij voor verwijdering is geplaatst, het pas na 72 uur definitief wordt verwijderd uit je HelloSign-organisatie, ook als het daarna uit het cloudopslagaccount wordt verwijderd.

Meer informatie over bulkverwijdering

Meldingen

HelloSign stuurt een melding naar alle andere teambeheerders en teamleiders van je organisatie wanneer je een van de bovenstaande opties voor bulkverwijdering gebruikt. Zo blijven je teamgenoten op de hoogte en kunnen ze eventueel een back-up maken van documenten die ze willen behouden.

Welke documenten worden verwijderd?

• Beide opties voor bulkverwijdering zijn van toepassing op alle voltooide documenten in je HelloSign-organisatie, dus niet alleen op de documenten waarvan jij eigenaar bent. 
• Actieve handtekeningaanvragen en conceptdocumenten worden niet verwijderd met Eenmalige verwijdering. Je kunt deze documenten afzonderlijk verwijderen door een handtekeningaanvraag te annuleren of door het concept te verwijderen in het gedeelte Documenten. Als je Doorlopende verwijdering hebt geactiveerd, worden deze documenten automatisch verwijderd nadat ze zijn voltooid.
• Documenten die zijn opgeslagen buiten je HelloSign-organisatie, zoals documenten die zijn gesynchroniseerd met je cloudopslagoplossing of kopieën van ondertekenaars die geen deel uitmaken van je organisatie, worden niet verwijderd.