Een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES, Qualified Electronic Signature) kan als gelijkwaardig worden beschouwd aan een handgeschreven handtekening binnen de Europese Unie (EU) bij gebruik van een gekwalificeerd digitaal certificaat dat is uitgegeven en wordt beheerd door een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener (TSP, Trust Service Provider) in overeenstemming met eIDAS.
De QES-functie is beschikbaar in het Premium-abonnement (en het Premium API-abonnement) als een aan te schaffen add-on. Neem contact op met uw accountmanager voor het aanschaffen van QES add-ons.
In dit artikel:
- Hoe wordt een QES geverifieerd?
- Hoe kan ik een QES aanvragen in een document?
- Hoe kan ik het quotum voor QES add-ons van mijn team beheren?
Hoe wordt een QES geverifieerd?
Voor de verificatie van een QES is een videogesprek noodzakelijk waarbij de webcam aanstaat om de identiteit van de ondertekenaar vast te kunnen stellen. De ondertekenaar ontvangt een e-mail waarin om een QES wordt gevraagd, bekijkt het document in HelloSign, voert een IDnow videogesprek om zijn/haar identiteit vast te stellen en ondertekent het document.
Opmerking: de ondertekenaar krijgt toegang tot IDnow via de IDnow-app (op Android of iOS) of een webbrowser (op een telefoon, tablet of laptop).
Wanneer IDnow de identiteit van de ondertekenaar heeft geverifieerd, voegen wij een digitaal QES-certificaat toe aan de handtekening, dat door Namirial (een TSP - Trust Service Provider - op de lijst met vertrouwde bedrijven van de EU) wordt afgegeven, en versturen we een bericht naar zowel de ondertekenaar als de afzender ter bevestiging dat het proces is afgerond. IDnow bewaart identificatiegegevens van ondertekenaars gedurende 90 dagen op servers in Duitsland. Na 90 dagen worden de gegevens permanent verwijderd.
Het daaruit volgende controlespoor geeft niet de afronding en het tijdstempel van de QES weer. Echter, geeft het wel weer dat het document is bekeken en voltooid op het HelloSign-platform, en vervolgens naar IDnow is verstuurd voor de identiteitsverificatie. Het controlespoor maakt onderdeel uit van het PDF-document dat afgerond moet worden voordat de QES wordt toegevoegd.
Als de ondertekenaar het proces onderbreekt (door bijvoorbeeld het videogesprek later te laten plaatsvinden), ontvangen zowel de ondertekenaar als de afzender regelmatig een herinnering per e-mail totdat het proces is voltooid. Ondertekenaars die het proces onderbreken hebben 90 dagen om deze alsnog te voltooien.
Als u het verzoek opnieuw verstuurt (vanwege een fout), dan telt deze mee voor uw quotum. Als de verificatie niet succesvol wordt voltooid en u geen nieuwe aanvraag verstuurt, dan telt deze niet mee voor uw quotum.
Hoe kan ik een QES aanvragen in een document?
QES-aanvragen kunnen slechts aan één ondertekenaar tegelijk verstuurd worden; ze kunnen dus niet gebruikt worden in aanvragen die in bulk worden verzonden. Het inschakelen van de QES-optie in een document:
- .
- Bereid het document op de gebruikelijke manier voor (zie paragraaf Beginnen met aanvragen in de Handleiding Aan de slag).
- Wanneer u op de pagina Wie moet tekenen bent aangekomen, gaat u naar de paragraaf Ondertekenaars toevoegen en vinkt u de optie Gekwalificeerde e-handtekening inschakelen aan.
- Als deze optie niet beschikbaar is, ga dan bij uw beheerder na of deze optie is aangekocht en geactiveerd is.
- Ga verder met het voorbereiden van het document, zoals u dat normaal ook zou doen.
Hoe kan ik het quotum voor QES add-ons van mijn team beheren?
Als beheerder ontvangt u een e-mail wanneer 80% van het quotum voor aangeschafte QESen van uw team verbruikt is. Wanneer u al uw QESen heeft gebruikt, worden er automatisch meer toegevoegd aan uw abonnement. Bijvoorbeeld: als u QESen heeft aangeschaft in groepen van 100 en deze allemaal zijn gebruikt, worden er steeds 100 extra toegevoegd, totdat het er in totaal 1000 zijn. Als u QESen heeft aangeschaft in groepen van 1000 en deze allemaal heeft gebruikt, worden er 1000 extra toegevoegd.
Opmerking: uw QES-quotum is één jaar beschikbaar vanaf het moment dat het is aangeschaft of toegevoegd.
Het bekijken en beheren van uw QES-quotum:
- Plaats de muisaanwijzer op je initialen in de rechterbovenhoek.
- Selecteer Instellingen in het vervolgkeuzemenu.
- Klik op het tabblad Facturering.
- Scroll naar Add-ons om uw QES-quotum te bekijken en te beheren.
Voor het tijdelijk uitschakelen van de QES-optie zodat teamleden deze niet kunnen gebruiken (bijvoorbeeld wanneer u bijna uw quotum heeft bereikt):
- Plaats de muisaanwijzer op je initialen in de rechterbovenhoek.
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu Beheerconsole.
- Klik links op Instellingen.
- Klik op Handtekeningsaanvragen.
- Scroll naar Handtekeningsaanvraagopties en schakel de optie Gekwalificeerde e-handtekening uit.
Opmerking: we raden u aan uw teamleden te informeren of deze optie is in- of uitgeschakeld.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.