Handtekeningaanvragen automatisch invullen met je HubSpot-gegevens

Dankzij de integratie van HelloSign in HubSpot kun je met behulp van HubSpot-eigenschappen je HelloSign-sjablonen automatisch invullen met je HubSpot-gegevens. Dit artikel begeleidt je door de stappen om HelloSign-sjablonen zo op te maken dat HubSpot-eigenschappen automatisch worden ingevuld in handtekeningaanvragen.

Opmerking: HubSpot-eigenschappen worden gescheiden van de voor jou beschikbare automatisch invulbare velden van HelloSign. Je kunt informatie uit beide bronnen gebruiken in sjablonen voor handtekeningaanvragen.

HubSpot-eigenschappen gebruiken in HelloSign-sjablonen

Je gebruikt als volgt HubSpot-eigenschappen in je HelloSign-sjablonen:

1. Meld je aan bij app.hubspot.com.

2. Ga naar een Contact, Company of Deal.

• Opmerking: alleen HubSpot-gebruikers met de juiste toegang tot een object kunnen de integratie vanuit een Contact, Deal of Company gebruiken.

3. Klik in de HelloSign CRM-kaart op Actions.

4. Klik op Sjabloon maken in het vervolgkeuzemenu.

• Opmerking: HubSpot-eigenschappen zijn alleen beschikbaar als je een sjabloon maakt. Als je een eenmalig document verzendt, zijn ze niet beschikbaar.

5. Selecteer een of meer documenten die je aan de sjabloon wilt toevoegen.

• Klik op Bestand uploaden en volg de aanwijzingen, of sleep bestanden naar het veld met de tekst 'Bestanden hierheen slepen'.

6. Zodra je al je bestanden hebt toegevoegd, klik je op Next.

7. Voeg ondertekenaarsrollen toe. Als je bijvoorbeeld een sjabloon voor een verkoopovereenkomst maakt, wil je misschien de rollen 'koper' en 'verkoper' toevoegen.

8. Klik op Next.

9. Klik op het vervolgkeuzemenu onder Ondertekenaar of gegevensbron linksboven.

10. Selecteer HubSpot in het vervolgkeuzemenu.

11. Zoek de eigenschap die je wilt gebruiken in het gedeelte Top [object] eigenschappen in de linkerzijbalk.

• Opmerking: Je ziet alleen de eigenschappen voor het object van waaruit je de sjabloon maakt. Als je bijvoorbeeld een sjabloon maakt van het object Bedrijf, zul je alleen eigenschappen zien die betrekking hebben op het object Bedrijf.

12. Klik en sleep die eigenschap naar het document waarin je automatisch informatie wilt invullen.

• Opmerking: de integratie van HelloSign in HubSpot ondersteunt alleen deze typen eigenschapsvelden: tekst van één regel, tekst van meer regels, getal, datumkiezer, datumtijd, en enkel selectievakje.

13. Wanneer je alle velden hebt toegevoegd, klik je op Volgende.

14. Voeg een sjabloontitel toe. Je kunt eventueel ontvangers in CC en een standaardbericht voor ondertekenaars toevoegen.

• Opmerking: als je een dubbele punt in je titel gebruikt, moet je er een spatie achter plaatsen. Als de spatie na de dubbele punt ontbreekt, kan de sjabloontitel voor problemen zorgen.

15. Klik op Sjabloon opslaan.

16. Klik op Terug naar HubSpot.

Wanneer je deze sjabloon kiest om een handtekeningaanvraag te verzenden, worden alle eigenschappen die je aan de sjabloon hebt toegevoegd automatisch ingevuld met je HubSpot-gegevens.

Opmerking: als je een HubSpot-eigenschap gebruikt die een datum en tijd weergeeft in je handtekeningaanvraag, geeft die tijdstempel de tijdzone weer die is ingesteld in je HubSpot-accountinstellingen.