Slik sletter du flere dokumenter samtidig

Administratorer kan slette teamenes dokumenter samtidig fra administratorverktøyet. Før du bruker massesletting, anbefaler vi at du aktiverer skysynkronisering for team. Finn ut mer om hvordan du bruker skysynkronisering for team.

Massesletting kan benyttes i Premium-abonnement.

Administratorer kan masseslette dokumenter i på to måter.

Slik bruker du engangssletting

Engangssletting er et manuelt alternativ for massesletting som fjerner alle fullførte dokumenter til dags dato (signert eller avslått) fra HelloSign-kontoen. Dette alternativet kan ikke angres, og det har en 72-timers oppbevaringsperiode som lar deg og andre administratorer laste ned eventuelle dokumenter dere vil beholde før sletting. 

Bruk følgende fremgangsmåte for å utføre en engangssletting: 

1. Logg påhellosign.com med administratorpåloggingen din .
2. Hold musepekeren over initialene dine i øvre høyre hjørne.
3. Klikk på Administratorverktøy.
4. Klikk på Innstillinger i sidestolpen til venstre.
5. Klikk på Dokumenter og maler i sidestolpen til venstre.
6. Klikk på Konfigurer til høyre for Slett dokumenter.

7. FinnEngangssletting og klikk på Slett dokumenter ved siden av beskrivelsen.

8. Gå gjennom vilkårene og teksten og klikk på avmerkingsboksene for å godta dem. 

9. Klikk på Slett dokumenter.

Obs!  Pass på at du har lagret alle dokumentene på et annet sted hvis du fremdeles trenger tilgang til dem.

Slik bruker du kontinuerlig sletting

Med kontinuerlig sletting kan administratorer velge at alle fremtidige dokumenter automatisk skal slettes fra HelloSign-kontoen deres når de er fullførte. Når denne funksjonen aktiveres, betyr det at fra nå av blir alle dokumenter slettet 72 timer etter at de er fullførte. Hvis kontinuerlig sletting deaktiveres, vil ventende sletting av dokumenter (de som er innenfor en 72 timers oppbevaringsperiode) bli opphevet, og dokumentene slettes ikke.

Slik aktiveres kontinuerlig sletting:

1. Logg påhellosign.com med administratorpåloggingen din .
2. Hold musepekeren over initialene dine i øvre høyre hjørne.
3. Klikk på Administratorverktøy.
4. Klikk på Innstillinger i sidestolpen til venstre.
5. Klikk på Dokumenter og maler i sidestolpen til venstre.
6. Klikk på Konfigurer til høyre for Slett dokumenter.
7. Finn Kontinuerlig sletting og klikk på Aktiver ved siden av beskrivelsen. 

8. Gå gjennom vilkårene og teksten og klikk på avmerkingsboksene for å godta dem.

Obs! Pass på at du har lagret alle dokumentene på et annet sted hvis du fremdeles trenger tilgang til dem.

9. Klikk påSlett fremtidige dokumenter. Du vil se et varsel om at funksjonen er aktivert.

Slik bruker du massesletting med skysynkronisering

Administratorer oppfordres til å aktivere skysynkronisering for team før de bruker alternativene for massesletting. 

Engangssletting + synkronisering

Vi anbefaler at du sjekker at alle dine eksisterende dokumenter er synkronisert med ønsket tjeneste for skylagring før du bruker funksjonen for engangssletting, for å sikre fortsatt tilgang. Engangssletting vil ikke bekrefte om et dokument er synkronisert før det slettes.

Kontinuerlig sletting + synkronisering

Hvis organisasjonen din bruker både synkronisering til en nettsky og kontinuerlig sletting, blir dokumenter slettet fra HelloSign 72 timer etter en vellykket synkronisering. Hvis et dokument ikke synkroniseres til den integrerte løsningen for nettskylagring, vil HelloSign varsle organisasjonsadministratoren og ikke sette dokumentet i kø for sletting. Hvis det skjer, men du fremdeles ønsker å slette dokumentet fra HelloSign, kan du bruke Engangssletting-funksjonen til å gjøre det. 

Obs! Straks et synkronisert dokument er i kø for sletting, vil det bli fjernet fra HelloSign-organisasjonen din etter 72 timer, selv om det deretter slettet fra nettskyen der det er lagret.

Mer informasjon om massesletting

Varsler

HelloSign varsler alle andre administratorer og ledere i organisasjonen din når du bruker et av alternativene for massesletting ovenfor. Dette gir de andre på teamet innsyn og muligheten til å sikkerhetskopiere alle dokumenter de ønsker å beholde tilgang til.

Berørte dokumenter

• Begge disse masseslettingsalternativene gjelder for alle fullførte dokumenter i HelloSign-organisasjonen din, ikke bare de du eier. 
• Aktive forespørsler om underskrift og utkast til dokumenter slettes ikke med engangssletting. Du kan slette disse dokumentene individuelt ved å avbryte en forespørsel om underskrift eller slette utkastet i Dokumenter-delen. Hvis du har aktivert kontinuerlig sletting, blir disse dokumentene automatisk slettet etter at de er fullført.
• Dokumenter som er lagret utenfor HelloSign-organisasjonen din, for eksempel de som er synkronisert med nettskyen din eller kopiene til underskrivere som ikke er en del av organisasjonen din, blir ikke slettet.