Kvalifiserte elektroniske underskrifter

Kvalifiserte elektroniske underskrifter kan tilsvare håndskrevne underskrifter i EU ved bruk av et kvalifisert digitalt sertifikat som er utstedt og administrert av en kvalifisert Trust Service Provider (TSP) i henhold til eIDAS.

Premium- og Premium API-abonnenter kan få tilgang til kvalifiserte elektroniske underskrifter ved å kjøpe et tilleggsprogram. Kontakt kontoansvarlig for å kjøpe et slikt tilleggsprogram.

I denne artikkelen kan du lese mer om følgende:

• Hvordan fungerer bekreftelse av kvalifiserte e-underskrifter?
• Hvordan kan jeg be om en kvalifisert e-underskrift i et dokument?
• Hvordan administrerer jeg teamets kvote for e-underskrifter?
  
  

Hvordan fungerer bekreftelse av kvalifiserte e-underskrifter?

Kvalifiserte e-underskrifter krever en videosamtale ansikt til ansikt for å bekrefte underskriverens identitet. Underskriveren mottar en underskriftsforespørsel på e-post, leser gjennom dokumentet i HelloSign, har en IDnow-videosamtale for å bekrefte identiteten sin og skriver så under på dokumentet.
Merk: Underskriveren har tilgang til IDnow via IDnow-appen (på Android eller iOS) eller en nettleser (på en telefon, et nettbrett eller en datamaskin).

Så snart IDnow bekrefter underskriverens identitet, legger vi til et digitalt sertifikat fra Namirial (en TSP som er godkjent av EU) på underskriften og sender en bekreftelse til både underskriveren og avsenderen om at prosessen er fullført. IDnow lagrer underskriveres identifikasjonsdata på servere i Tyskland i 90 dager. Etter 90 dager slettes dataene fullstendig.

Den tilhørende tilsynsloggen viser ikke fullførelsen av den kvalifiserte e-underskriften eller noe tidsstempel. Loggen viser imidlertid at dokumentet ble gjennomgått og fullført på HelloSign-plattformen og så sendt til IDnow for identitetsbekreftelse. Tilsynsloggen er en del av dokument-PDF-en som må ferdigstilles før den kvalifiserte elektroniske underskriften legges til.

Hvis underskriveren avbryter prosessen (f.eks. ved å utsette videosamtalen), får både underskriveren og avsenderen regelmessige påminnelser på e-post frem til prosessen er fullført. Underskrivere som avbryter prosessen, har 90 dager på seg til å fullføre den.

Må du sende forespørselen på nytt, f.eks. på grunn av en feil, teller det med i kvoten. Hvis bekreftelsen er mislykket og du ikke sender forespørselen på nytt, teller det ikke med i kvoten.

Hvordan kan jeg be om en kvalifisert e-underskrift i et dokument?

Forespørsler om kvalifiserte e-underskrifter kan bare sendes til én underskriver av gangen og kan ikke sendes som masseforsendelser. Slik aktiverer du kvalifisert e-underskrift i et dokument:

1. Logg inn påhellosign.com.
2. Klikk på Skriv under dokumenter -knappen i venstre sidefelt.
3. Klargjør dokumentet som normalt (se Starte en forespørsel-delen i startveiledningen).
4. Når du kommer til siden kalt Hvem må skrive under?, går du til Legg til underskrivere-delen og velger Aktiver kvalifisert e-underskrift.
   
   • Hvis alternativet ikke er tilgjengelig, må du be administratoren din om bekreftelse på at funksjonen er kjøpt og aktivert.
5. Fortsett med å klargjøre dokumentet som du ellers ville gjort.

Hvordan administrerer jeg teamets kvote for e-underskrifter?

Som administrator får du en e-post når 80 % av kvoten for e-underskrifter er brukt opp. Bruker du opp hele kvoten, legges det automatisk til flere i abonnementet. Hvis du for eksempel pleier å kjøpe 100 e-underskrifter om gangen, legges det til 100 ekstra når de er brukt opp, frem til totalen er 1000. Kjøper du 1000 hver gang og bruker dem opp, legges det til 1000 nye.
Merk: Kvoten varer i ett år fra tidspunktet den kjøpes eller legges til.

Slik kan du se og administrere kvoten:

1. Logg påhellosign.com med administratorpåloggingen din.
2. Hold musepekeren over initialene dine i øvre høyre hjørne.
3. Velg innstillinger fra rullegardinmenyen.
4. Klikk på Fakturering-fanen.
5. Gå til Tilleggsprogrammer for å se og administrere kvoten.

Slik slår du av funksjonen, slik at teammedlemmene ikke kan bruke den (f.eks. når kvoten nesten er brukt opp):

1. Logg påhellosign.com med administratorpåloggingen din.
2. Hold musepekeren over initialene dine i øvre høyre hjørne.
3. Velg Administratorverktøy fra rullegardinmenyen.
4. Klikk på Innstillinger til venstre.
5. Klikk på Forespørsler om underskrift.
6. Gå til Alternativer for forespørsler om underskrift og deaktiver Kvalifisert e-underskrift.

Merk: Det er lurt å gi beskjed til teamet når du slår funksjonen av eller på.