Starsza integracja: automatyczne wypełnianie szablonów Dropbox Sign za pomocą informacji kontaktowych w HubSpot CRM

• Organizować właściwości kontaktów w HubSpot CRM
• Formatowanie szablonów Dropbox Sign przy użyciu tagów „Nazwa wewnętrzna” HubSpot CRM
• Poproś o podpis na swoim koncie HubSpot CRM
• Dostosowywanie etykiet Dropbox Sign w HubSpot CRM

Organizowanie właściwości kontaktów w HubSpot CRM

Integracja HubSpot i Dropbox Sign umożliwia automatyczne wprowadzanie informacji kontaktu HubSpot do wstępnie sformatowanych szablonów Dropbox Sign. Ta funkcja jest szczególnie przydatna do szybkiego i dokładnego wprowadzania informacji do często używanych dokumentów lub umów.

Zanim jednak zaczniesz formatować szablony Dropbox Sign w integracji HubSpot, warto zorganizować wybrane właściwości kontaktu. Te właściwości przechowują informacje, które będziesz przekierowywać do szablonów Dropbox Sign. Przegląd właściwości kontaktu znajduje się w sekcji „About the contact (Informacje o kontakcie)” w HubSpot CRM.

W HubSpot CRM dostępnych jest około 50 domyślnych pól informacji kontaktowych lub „właściwości”. Możesz dodawać i usuwać te właściwości, wybierając łącze „View all properties (Wyświetl wszystkie właściwości)” w stopce sekcji „About the contact (Informacje o kontakcie)”.

Po wybraniu łącza nastąpi przekierowanie na inną stronę. Użyj paska wyszukiwania lub dostępnych list w sekcji „All Properties” (Wszystkie właściwości), aby dodać nowe właściwości do sekcji dotyczącej kontaktu.

Powszechnie używane właściwości to:

• Nazwa
• Adres
• Data zamknięcia
• Firma
• ETC

Po wybraniu właściwości kliknij niebieski przycisk „Back” (Wstecz) nad nazwą kontaktu.
Możesz teraz wypełnić nowe pola właściwości poprawnymi informacjami. 

Po zakończeniu wpisywania informacji można rozpocząć formatowanie szablonów Dropbox Sign za pomocą poprawnych tagów „nazw wewnętrznych”.

Formatowanie szablonów Dropbox Sign do użytku w HubSpot CRM
Aby przygotować dokumenty do automatycznego wypełniania przy użyciu prawidłowych informacji o właściwościach kontaktu, musisz sformatować szablony za pomocą odpowiednich tagów „nazwa wewnętrzna” HubSpot. Tagi „nazwa wewnętrzna” działają jak flagi wskazujące na to, które informacje zostaną automatycznie pobrane z profilu kontaktu HubSpot.

Aby rozpocząć formatowanie szablonów za pomocą odpowiednich tagów „nazwa wewnętrzna”

1. Zaloguj się na swoje konto Dropbox Sign.
2. KliknijTemplates (Szablony).
3. KliknijCreate Template (Utwórz szablon).
4. Kliknij Upload a file (Prześlij plik) i wybierz umowę lub dokument, który chcesz sformatować lub jedną z naszych ikon integracji (Dropbox, Dysk itp.).
5. Kliknij Open (Otwórz).
6. Kliknij Dalej.
7. Wypełnij odpowiednią rolę podpisującego. Wypełnij również inne odpowiednie role, jeśli podpisujących jest więcej.
8. Kliknij Dalej.
9. Kliknij „Textbox” (Pole tekstowe) na lewym pasku bocznym i przeciągnij je na dokument.

Uwaga: użyjesz tego do sformatowania dokumentu za pomocą tagów HubSpot „nazwa wewnętrzna”.

10. Kliknij pole tekstowe w dokumencie i w sekcji menu rozwijanegoAssign to (Przypisz do) wybierz Sender (Nadawca).
11. Następnie kliknij sekcję Merge Field (Połącz pole) i dodaj tag „nazwa wewnętrzna“ HubSpot, który odpowiada etykiecie właściwości na Twoim koncie HubSpot CRM. (Na końcuartykułu zobaczysz pełny klucz).
12. Kliknij niebieski przycisk Next (Dalej), aby zapisać formatowanie i zamknąć okno dokumentu. 
13. Na zakończenie możesz dodać tytuł roli odbiorcy DW, zatytułować szablon i wypełnić opcjonalną domyślną wiadomość, która zostanie wysłana do odbiorcy, gdy poprosisz o podpis. 
14. Zapisz szablon, wybierając przycisk Save Template (Zapisz szablon). 

Prośba o podpis na koncie HubSpot CRM za pomocą szablonów Dropbox Sign

Po wysłaniu dokumentu do osoby podpisującej, oś czasu HubSpot CRM doda zdarzenie cyklu życia do pulpitu nawigacyjnego kontaktu. 

Po podpisaniu dokumentu, aktywność zostanie zarejestrowana, a kopia wypełnionego dokumentu zostanie automatycznie pobrana jako plik PDF do sekcji załączników na stronie kontaktu.

Uwaga: Wypełnione dokumenty HelloSign nie są już dołączane bezpośrednio do HubSpot z powodu zidentyfikowanego przez nas w zeszłym roku problemu z publikowaniem dokumentów za pośrednictwem sieci CDN (Content Delivery Network) HubSpot. Nadal możesz tworzyć szablony i wysyłać prośby o podpis za pośrednictwem HubSpot.

W aktywności kontaktu powinny być teraz widoczne powiadomienia o podpisanych dokumentach, takie jak:

„UŻYTKOWNIK Dropbox Sign podpisał dokument w Dropbox Sign (tutaj łącze do dokumentu Dropbox Sign)”

Łącze przekieruje Cię z powrotem do HelloSign.com, aby umożliwić przejście do dokumentów w naszej witrynie.

Dostosowywanie etykiet Dropbox Sign w HubSpot CRM 

Oprócz właściwości domyślnych Dropbox Sign umożliwia utworzenie do 30 etykiet niestandardowych. Chociaż możesz zmienić identyfikującą „etykietę” właściwości, tagi „nazwy wewnętrzne” muszą pozostać takie same podczas formatowania szablonów: