Jak masowo usuwać dokumenty?

Administratorzy mogą masowo usuwać dokumenty swoich zespołów w konsoli administratora. Przed skorzystaniem z usuwania masowego zalecamy aktywację synchronizacji zespołu w chmurze. Dowiedz się więcej o synchronizacji zespołu w chmurze.

Masowe usuwanie dostępne jest w taryfach Premium.

Administratorzy mogą masowo usuwać dokumenty na 2 sposoby.

Jak używać jednorazowego usunięcia?

Jednorazowe usunięcie to opcja ręcznego usuwania masowego, która powoduje usunięcie z konta HelloSign wszystkich dotychczas wypełnionych (podpisanych lub odrzuconych) dokumentów. Działanie to jest nieodwracalne, a administratorzy mają 72 godziny na pobranie dokumentów, które chcą zachować, zanim dokumenty te zostaną usunięte. 

Aby skorzystać z jednorazowego usunięcia, wykonaj poniższe kroki: 

1. Zaloguj się do hellosign.com przy użyciu poświadczeń administratora.
2. Najedź wskaźnikiem na swoje inicjały w prawym górnym rogu.
3. Kliknij Konsola administratora.
4. Kliknij Ustawienia na lewym pasku bocznym.
5. Kliknij Dokumenty i szablony na lewym pasku bocznym.
6. Kliknij Konfiguruj po prawej stronie opcji Usuń dokumenty.

7. Znajdź Jednorazowe usunięcie i kliknij Usuń dokumenty obok opisu.

8. Przejrzyj warunki i tekst, a następnie kliknij pola wyboru, aby wyrazić zgodę. 

9. Kliknij Usuń dokumenty.

Uwaga:  jeśli wciąż potrzebujesz dostępu do jakichś dokumentów, koniecznie zapisz je w innej lokalizacji.

Jak używać bieżącego usuwania?

Opcja bieżącego usuwania pozwala administratorom skonfigurować automatyczne usuwanie wszystkich przyszłych dokumentów z konta HelloSign z chwilą ich wypełnienia. Po aktywowaniu tej funkcji wszystkie przyszłe dokumenty będą usuwane po upływie 72 godzin od wypełnienia. Jeśli aktywowane zostanie bieżące usuwanie, ewentualne oczekujące procesy usuwania dokumentów (objęte 72-godzinnym okresem zachowania) zostaną anulowane i dokumenty te nie zostaną usunięte.

Aby włączyć bieżące usuwanie:

1. Zaloguj się do hellosign.com przy użyciu poświadczeń administratora.
2. Najedź wskaźnikiem na swoje inicjały w prawym górnym rogu.
3. Kliknij Konsola administratora.
4. Kliknij Ustawienia na lewym pasku bocznym.
5. Kliknij Dokumenty i szablony na lewym pasku bocznym.
6. Kliknij Konfiguruj po prawej stronie opcji Usuń dokumenty.
7. Znajdź Bieżące usuwanie i kliknij Włącz obok opisu. 

8. Przejrzyj warunki i tekst, a następnie kliknij pola wyboru, aby wyrazić zgodę.

Uwaga: jeśli wciąż potrzebujesz dostępu do jakichś dokumentów, koniecznie zapisz je w innej lokalizacji.

9. Kliknij Usuń przyszłe dokumenty. Wyświetlone zostanie powiadomienie o pomyślnym aktywowaniu tej funkcji.

Jak używać usuwania masowego z synchronizacją w chmurze?

Zachęcamy administratorów, aby przed skorzystaniem z opcji usuwania masowego aktywowali synchronizację zawartości zespołu z chmurą. 

Jednorazowe usunięcie + synchronizacja

W celu zapewnienia bieżącego dostępu do dokumentów zalecamy, aby przed skorzystaniem z funkcji jednorazowego usunięcia sprawdzić, czy wszystkie istniejące dokumenty zostały zsynchronizowane z magazynem w chmurze. Funkcja jednorazowego usunięcia nie sprawdza przed usunięciem dokumentu, czy został on pomyślnie zsynchronizowany.

Bieżące usuwanie + synchronizacja

Jeśli Twoja organizacja używa zarówno synchronizacji z chmurą, jak i bieżącego usuwania, dokumenty są usuwane z HelloSign po upływie 72 godzin od pomyślnej synchronizacji. Jeśli synchronizacja określonego dokumentu ze zintegrowanym magazynem w chmurze nie powiedzie się, HelloSign powiadomi administratora organizacji i nie umieści dokumentu w kolejce do usunięcia. Jeśli w takim przypadku wciąż będziesz chciał(a) usunąć dokument z HelloSign, możesz to zrobić za pomocą funkcji jednorazowego usunięcia. 

Uwaga: gdy zsynchronizowany dokument zostanie umieszczony w kolejce do usunięcia, po upływie 72 godzin zostanie usunięty z organizacji HelloSign, nawet w przypadku późniejszego usunięcia z konta magazynu w chmurze.

Więcej informacji na temat usuwania masowego

Powiadomienia

Gdy skorzystasz z którejś z powyższych opcji usuwania masowego, HelloSign powiadomi o tym pozostałych administratorów i menedżerów organizacji. To rozwiązanie zapewnia członkom zespołów większą przejrzystość i możliwość utworzenia kopii zapasowej ewentualnych dokumentów, do których chcą zachować dostęp.

Dokumenty, na które wpływa ta funkcja

• Obie opcje usuwania masowego dotyczą wszystkich wypełnionych dokumentów w Twojej organizacji HelloSign, a nie tylko dokumentów należących do Ciebie. 
• Opcja jednorazowego usunięcia nie powoduje usunięcia aktywnych próśb o podpis i wersji roboczych dokumentów. Te dokumenty możesz usuwać indywidualnie, anulując odpowiednią prośbę o podpis lub usuwając wersję roboczą w sekcji Dokumenty. Jeśli aktywujesz bieżące usuwanie, dokumenty te zostaną automatycznie usunięte po wypełnieniu.
• Nie są usuwane dokumenty przechowywane poza Twoją organizacją HelloSign, na przykład dokumenty zsynchronizowane z magazynem w chmurze lub kopie należące do podpisujących spoza organizacji.