Jak automatycznie wypełniać prośby o podpis informacjami z rekordów HubSpot

Integracja HelloSign dla HubSpot umożliwia automatyczne wypełnianie szablonów HelloSign informacjami z rekordów HubSpot przy użyciu właściwości HubSpot. W tym artykule przedstawiono sposób formatowania szablonów HelloSign w celu włączenia automatycznego wypełniania właściwości HubSpot w prośbach o podpis.

Uwaga: Właściwości HubSpot są oddzielone od dostępnych pól automatycznego wypełniania HelloSign. Możesz użyć informacji z obu źródeł w szablonach próśb o podpis.

Jak używać właściwości HubSpot w szablonach HelloSign

Aby użyć właściwości HubSpot w szablonach HelloSign:

1. Zaloguj się na app.hubspot.com.

2. Przejdź do rekordu Contacts (Kontakty), Companies (Firmy) lub Deals (Oferty).

• Uwaga: tylko użytkownicy HubSpot z odpowiednim dostępem do obiektu będą mogli korzystać z integracji z rekordów Contact (Kontakt), Deal (Oferta) i Company (Firma).

3. Kliknij Actions (Działania) na karcie HelloSign CRM.

4. Kliknij Create template (Utwórz szablon) na liście rozwijanej.

• Uwaga: właściwości HubSpot są dostępne tylko podczas tworzenia szablonu. Nie są dostępne w przypadku wysłania jednorazowego dokumentu.

5. Zaznacz dokumenty, które chcesz dodać do szablonu.

• Kliknij Upload file (Prześlij plik) i postępuj zgodnie z instrukcjami albo przeciągnij i upuść pliki w miejscu etykiety Drag and drop files here (Przeciągnij i upuść pliki tutaj).

Po dodaniu wszystkich plików kliknij Next (Dalej).

7. Dodaj role podpisujących. Na przykład, jeśli tworzysz szablon umowy sprzedaży, możesz dodać dwie role: „kupujący” oraz „sprzedający”.

8. Kliknij Next (Dalej).

9. Kliknij listę rozwijaną pod pozycją Podpisujący lub źródło danych w lewym górnym rogu.

10. Wybierz HubSpot z listy rozwijanej.

11. Znajdź właściwość, której chcesz użyć, w sekcji Top [object] properties (Nadrzędne właściwości obiektu) na lewym pasku bocznym.

• Uwaga: zobaczysz tylko właściwości obiektu, z którego tworzysz szablon. Na przykład, jeśli tworzysz szablon z obiektu Company (Firma), zobaczysz tylko właściwości powiązane z tym obiektem Firma.

12. Kliknij i przeciągnij tę właściwość do dokumentu, w którym chcesz automatycznie wypełnić informacje.

• Uwaga: integracja HelloSign dla HubSpot obsługuje tylko następujące typy pól właściwości: tekst jednowierszowy, tekst wielowierszowy, liczba, selektor dat, data i godzina oraz pojedyncze pole wyboru.

13. Po dodaniu wszystkich pól kliknij Next (Dalej).

14. Dodaj tytuł szablonu. Jeśli chcesz, możesz także dodać odbiorców DW oraz domyślną wiadomość dla podpisujących.

• Uwaga: jeśli w tytule używasz dwukropka, umieść po nim spację. Jeśli po dwukropku nie ma spacji, tytuł szablonu może powodować błędy.

15. Kliknij Save template (Zapisz szablon).

16. Kliknij Return to HubSpot (Wróć do HubSpot).

Po wybraniu szablonu do wysłania prośby o podpis wszelkie właściwości dodane do szablonu zostaną automatycznie wypełnione informacjami z rekordów HubSpot.

Uwaga: jeśli używasz właściwości HubSpot, która wyświetla datę i godzinę w prośbie o podpis, ta sygnatura czasowa będzie odzwierciedlać strefę czasową wybraną w ustawieniach konta HubSpot.