Antigo: Como preencher automaticamente os modelos do Dropbox Sign com as informações de um contato do HubSpot CRM

• Organizar as propriedades dos contatos do HubSpot CRM
• Como formatar modelos do Dropbox Sign usando as tags de “nome interno” do HubSpot CRM
• Solicitar uma assinatura usando sua conta do HubSpot CRM
• Como personalizar as etiquetas do Dropbox Sign no HubSpot CRM

Organização das propriedades dos contatos do HubSpot CRM

A integração do HubSpot com o Dropbox Sign permite que você envie automaticamente as informações de um contato do HubSpot aos modelos pré‑formatados do Dropbox Sign. Essa função é particularmente útil para carregar informações de forma rápida e precisa em documentos ou contratos utilizados com frequência.

Mas antes de começar a formatar os modelos do Dropbox Sign para a integração com o HubSpot, é importante organizar as propriedades dos contatos desejadas. Essas propriedades armazenam as informações que serão enviadas aos modelos do Dropbox Sign. A visão geral das propriedades dos contatos está localizada na seção “Sobre o contato” do HubSpot CRM.

Há cerca de 50 campos-padrão de informação dos contatos, ou “propriedades”, incluídos no HubSpot CRM. Você pode adicionar ou excluir essas propriedades selecionando o link “Visualizar todas as propriedades” no rodapé da seção “Sobre o contato”.

Depois de selecionar o link, você será redirecionado para outra página. Use a barra de busca ou as listas fornecidas em “Todas as Propriedades” para adicionar novas propriedades à seção “Sobre” do contato.

As propriedades mais utilizadas são:

• Nome
• Endereço
• Data de fechamento
• Empresa
• Etc.

Após selecionar as propriedades, clique no botão azul “Voltar” acima do nome do contato.
Preencha os campos das novas propriedades com as informações corretas. 

Após o preenchimento das informações pertinentes, é hora de começar a formatar os modelos do Dropbox Sign com as tags de “nome interno” corretas.

Formatação de modelos do Dropbox Sign para uso no HubSpot CRM
Para preparar seus documentos para serem preenchidos automaticamente usando as informações corretas das propriedades dos contatos, é necessário formatar os modelos usando as tags de “nome interno” adequadas do HubSpot. As tags de “nome interno” funcionam como sinalizadores, que indicam quais informações serão automaticamente extraídas do perfil de um contato do HubSpot.

Como formatar seus modelos com as tags de “nome interno” corretas

1. Acesse sua conta do Dropbox Sign.
2. Clique em Modelos.
3. Clique em Criar modelo.
4. Clique em Carregar arquivo e escolha o contato ou documento que deseja formatar ou selecione um dos ícones de integração (Dropbox, Drive, etc.).
5. Clique em Abrir.
6. Clique em Avançar.
7. Preencha a função de signatário apropriada e, se houver vários signatários, você também poderá preencher as funções de cada um deles nesse momento.
8. Clique em Avançar.
9. Clique na “Caixa de texto” na barra lateral esquerda e arraste-a para o documento.

Observação: Você a usará para formatar o documento com as tags de “nome interno” do HubSpot.

10. Clique na caixa de texto no documento e no menu suspenso Atribuir. Selecione Remetente.
11. Em seguida, clique na seção Campo de mesclagem e adicione a tag de “nome interno” do HubSpot que corresponde à etiqueta da propriedade na sua conta do HubSpot CRM. (Confira a relação completa de tags no final desta publicação.)
12. Clique no botão azul Avançar para salvar a formatação e fechar a janela do documento. 
13. Para finalizar, você pode adicionar um título de função de destinatário CC, dar um nome ao seu modelo e preencher a mensagem padrão opcional que será enviada ao destinatário juntamente com a solicitação de assinatura. 
14. Selecione o botão Salvar modelo para salvar seu modelo.

Como solicitar uma assinatura na sua conta do HubSpot CRM usando os modelos do Dropbox Sign

Assim que o documento for enviado ao signatário, a linha do tempo do HubSpot CRM adicionará o evento do ciclo de vida ao painel do contato.  

Assim que o documento for assinado, a atividade será registrada e uma cópia do documento concluído será automaticamente baixada em PDF na seção de anexos da página do contato.

Observação: Os documentos concluídos do Dropbox Sign não estão mais sendo anexados diretamente ao HubSpot devido a um problema que identificamos no ano passado em relação à forma como eles eram publicados pela rede de distribuição de conteúdo (Content Delivery Network - CDN) do HubSpot.Você ainda pode preparar os modelos e enviar solicitações de assinatura via HubSpot.

Nesse momento, você deverá ver as notificações referentes aos documentos assinados na Atividade do contato, tais como

“CONTATO do Dropbox Sign assinou um evento (link para documento do Dropbox Sign)”

O link irá redirecioná‑lo para HelloSign.com para acessar seus documentos dentro do nosso site. 

Como personalizar as etiquetas do Dropbox Sign no HubSpot CRM

Além das propriedades-padrão, o Dropbox Sign permite criar até 30 etiquetas personalizadas. Você pode alterar a “etiqueta” de identificação da propriedade, mas as tags de “nomes internos” devem permanecer as mesmas ao formatar os modelos: