Como excluir documentos em massa

Os administradores podem excluir documentos em massa de suas equipes na seção de Administração. Antes de usar a exclusão em massa, recomendamos que você ative a sincronização em nuvem da equipe. Saiba mais sobre como usar a sincronização em nuvem da equipe.

A exclusão em massa está disponível nos planos Premium.

Os administradores podem excluir documentos em massa de duas maneiras.

Como usar a exclusão única

A exclusão única é uma opção de exclusão manual em massa que remove todos os documentos concluídos até determinada data (assinados ou recusados) da sua conta do HelloSign. Essa opção é irreversível e tem um período de retenção de 72 horas que permite que você e outros administradores baixem qualquer documento que desejam reter antes da exclusão. 

Para executar uma exclusão única, siga as instruções abaixo: 

1. Acesse sua conta no site hellosign.com usando suas credenciais de administrador.
2. Passe o mouse sobre suas iniciais no canto superior direito.
3. Clique na seção de Administração.
4. Clique em Configurações na barra lateral esquerda.
5. Clique em Documentos e modelos na barra lateral esquerda.
6. Clique em Configurar à direita de Excluir documentos.

7. Localize a opção Exclusão única e clique em Excluir documentos ao lado da descrição.

8. Confira os termos e o texto e clique nas caixas de seleção para concordar. 

9. Clique em Excluir documentos.

Atenção: Não se esqueça de salvar todos os documentos em um local separado caso ainda precise acessá‑los.

Como usar a exclusão contínua

Com a exclusão contínua, os administradores podem excluir automaticamente todos os documentos futuros de suas contas do HelloSign depois que eles forem concluídos. Ativando esse recurso, todos os documentos serão excluídos 72 horas depois que forem concluídos. Se a exclusão contínua for desativada, qualquer exclusão pendente de documentos (aqueles que estiverem dentro do período de retenção de 72 horas) será cancelada e esses documentos não serão excluídos.

Para habilitar a exclusão contínua:

1. Acesse sua conta no site hellosign.com usando suas credenciais de administrador.
2. Passe o mouse sobre suas iniciais no canto superior direito.
3. Clique na seção de Administração.
4. Clique em Configurações na barra lateral esquerda.
5. Clique em Documentos e modelos na barra lateral esquerda.
6. Clique em Configurar à direita de Excluir documentos.
7. Localize a opção Exclusão contínua e clique em Ativar ao lado da descrição. 

8. Confira os termos e o texto e clique nas caixas de seleção para concordar.

Atenção: Não se esqueça de salvar todos os documentos em um local separado caso ainda precise acessá‑los.

9. Clique em Excluir documentos futuros. Você verá uma notificação indicando que o recurso foi ativado com sucesso.

Como usar a exclusão em massa com a sincronização em nuvem

Recomendamos que os administradores ativem a sincronização em nuvem da equipe antes de usar as opções de exclusão em massa. 

Exclusão única + sincronização

Recomendamos confirmar que todos os documentos existentes tenham sido sincronizados com o serviço de armazenamento em nuvem de sua escolha antes de usar o recurso de exclusão única para garantir que você continuará tendo acesso a eles. A exclusão única não confirma se um documento foi sincronizado com sucesso antes de ser excluído.

Exclusão contínua + sincronização

Se sua organização estiver usando a sincronização na nuvem e a Exclusão contínua, os documentos serão excluídos do HelloSign 72 horas após uma sincronização ser concluída. Se um documento não conseguir sincronizar com a solução integrada de armazenamento na nuvem, o HelloSign notificará o administrador da organização e não colocará o documento na fila para exclusão. Se isso ocorrer e você ainda deseja excluir o documento do HelloSign, pode usar o recurso Exclusão única para isso. 

Atenção: Quando um documento sincronizado é transferido para a fila de exclusão, ele é removido da sua organização do HelloSign em 72 horas, mesmo que seja posteriormente excluído da conta de armazenamento em nuvem.

Mais informações sobre a exclusão em massa

Notificações

O HelloSign notificará todos os demais administradores e gerentes da sua organização quando você usar qualquer uma das opções de exclusão em massa descritas acima. Isso torna essa ação visível a seus colegas de equipe e lhes dá a oportunidade de fazer backup de qualquer documento aos quais queiram continuar com acesso.

Documentos afetados

• Ambas as opções de exclusão em massa se aplicam a todos os documentos concluídos em sua organização HelloSign, não apenas àqueles de sua propriedade. 
• As solicitações de assinatura e os rascunhos de documentos ativos não serão excluídos com a exclusão única. Você pode excluir esses documentos individualmente cancelando as solicitações de assinatura ou excluindo os rascunhos na seção “Documentos”. Se você tiver ativado a exclusão contínua, esses documentos serão automaticamente excluídos após serem concluídos.
• Os documentos armazenados fora da sua organização do HelloSign, como aqueles sincronizados com a sua solução de armazenamento em nuvem, ou as cópias dos signatários que não fazem parte da sua organização, não serão excluídos.