Старая версия: автозаполнение шаблонов Dropbox Sign информацией о контакте CRM HubSpot

• упорядочивать свойства контакта в CRM HubSpot;
• Форматирование шаблонов Dropbox Sign с помощью тегов типа «Внутреннее название» (Internal Name)в CRM HubSpot
• запрашивать подпись из своего аккаунта CRM HubSpot;
• Персонализация ярлыков Dropbox Sign в CRM HubSpot

Упорядочивание свойств контакта в CRM HubSpot

Благодаря интеграции HubSpot и Dropbox Sign можно автоматически направлять информацию о контакте HubSpot в шаблоны Dropbox Sign с предварительным форматированием. В частности, эта функция пригодится, чтобы быстро загружать точную информацию в часто используемые документы или договоры.

Однако прежде чем форматировать шаблоны Dropbox Sign для интеграции HubSpot, следует упорядочить необходимые свойства контакта. В этих свойствах храниться информация, которая будет передаваться в ваши шаблоны Dropbox Sign. Обзор свойств вашего контакта можно найти в разделе «Сведения о контакте» в CRM HubSpot.

В CRM HubSpot доступно около 50 стандартных полей со сведениями о контакте (или свойствами). Эти свойства можно добавлять или удалять, перейдя по ссылке «Просмотреть все свойства» в нижней части раздела «Сведения о контакте».

После нажатия на ссылку вы будете перенаправлены на другую страницу. Используйте строку поиска или списки в разделе «Все свойства», чтобы добавить новые свойства в раздел сведений о контакте.

Часто используемые свойства:

• Название
• адрес;
• дата закрытия;
• компания;
• и т.д.

Выбрав свойства, нажмите синюю кнопку «Назад» над именем контакта.
Теперь вы сможете заполнять новые поля свойств правильной информацией. 

Заполнив необходимую информацию, вы можете приступать к форматированию шаблонов Dropbox Sign с использованием правильных тегов типа «Внутреннее название» (Internal name).

Форматирование шаблонов Dropbox Sign для использования в CRM HubSpot
Чтобы подготовить свои документы к автозаполнению правильной информацией из свойств контакта, вам потребуется отформатировать свои шаблоны с помощью тегов типа «Внутреннее название» в HubSpot. Эти теги типа «Внутреннее название» (Internal name) выступают в роли меток, которые показывают, какая информация будет автоматически подставляться из профиля контакта HubSpot.

Чтобы начать форматирование шаблонов с помощью правильных тегов типа «Внутреннее название», выполните такие действия

1. Войдите в свой аккаунт Dropbox Sign.
2. Нажмите Шаблоны.
3. Нажмите Создать шаблон.
4. Нажмите Загрузить файл и выберите договор или документ, который следует форматировать, или выберите любой значок интеграции (Dropbox, Drive и т. д.).
5. Нажмите Открыть.
6. Нажмите Далее.
7. Заполните соответствующую роль подписывающего лица. Кроме того, вы можете заполнить соответствующие роли, если подписывающих лиц несколько.
8. Нажмите Далее.
9. Нажмите «Текстовое поле» на боковой панели слева и перетащите его в документ.

Примечание. Используйте его, чтобы форматировать документ с помощью тегов типа «Внутреннее название» в HubSpot.

10. Нажмите текстовое поле в документе и в раскрывающемся меню Назначить выберите Отправителю.
11. Затем нажмите раздел Объединить поля  и добавьте тег типа «Внутреннее название» в HubSpot, который соответствует ярлыку свойства в вашем аккаунте CRM HubSpot. (Перейдите к концу публикации, чтобы просмотреть полный список.)
12. Нажмите синюю кнопку Далее,  чтобы сохранить форматирование и закрыть окно документа. 
13. В завершение вы можете добавить название роли получателя скрытой копии, название вашего шаблона и ввести дополнительное стандартное сообщение, которое будет отправлено получателю при запросе на получение подписи. 
14. Сохраните шаблон, нажав кнопку Сохранить шаблон. 

Оформление запроса на подпись в аккаунте CRM HubSpot с использованием шаблонов Dropbox Sign

Сразу после отправки документа подписывающему лицу в вашу ленту CRM HubSpot будет добавлено соответствующее событие жизненного цикла, которое будет отображаться на панели управления вашего контакта. 

После подписания документа регистрируется соответствующее событие, а копия завершенного документа автоматически скачивается в формате PDF и сохраняется в разделе вложений на странице контакта.

Примечание. Выполненные документы Dropbox Sign больше не добавляются как вложения непосредственно в HubSpot, так как в прошлом году мы обнаружили проблему с публикацией документов по сети CDN (Content Delivery Network) HubSpot. Однако вы все еще можете подготавливать шаблоны и отправлять запросы на подпись через HubSpot.

На этом этапе в разделе «События» (Activity) контакта у вас должны отображаться уведомления о подписанном документе типа:

«У КОНТАКТА Dropbox Sign произошло событие подписывания Dropbox Sign (ссылка на документ Dropbox Sign находится здесь)»

По этой ссылке можно открыть свои документы на сайте HelloSign.com. 

Персонализация ярлыков Dropbox Sign в CRM HubSpot 

В дополнение к стандартным свойствам с помощью Dropbox Sign можно создать до 30 пользовательских ярлыков. В отличие от тегов типа «Внутреннее название» (Internal name), которые должны оставаться неизменными в процессе форматирования шаблонов, идентификационный ярлык объекта можно менять: