Как удалить сразу несколько документов

В консоли администрирования администраторы могут проводить групповое удаление документов своей рабочей группы. Прежде чем использовать групповое удаление, рекомендуем активировать для группы облачную синхронизацию. Подробнее о том, как использовать облачную синхронизацию в группе…

Групповое удаление доступно пользователям тарифных планов Premium.

Администраторы могут провести групповое удаление документов двумя способами.

Как пользоваться функцией разового удаления

Разовое удаление представляет собой неавтоматизированное групповое удаление завершенных на момент удаления документов (подписанных или отклоненных) из вашего аккаунта HelloSign. Это действие необратимо, но существует 72-часовой период, в течение которого вы и другие администраторы можете скачать все документы, которые нужно сохранить, прежде чем они будут удалены. 

Чтобы осуществить разовое удаление, выполните следующие действия: 

1. Войдите в свой аккаунт на сайте hellosign.com, используя учетные данные администратора.
2. Наведите курсор на свои инициалы в правом верхнем углу.
3. Нажмите Консоль администрирования.
4. Нажмите Настройки на боковой панели слева.
5. Нажмите Документы и шаблоны на боковой панели слева.
6. Нажмите Настроить справа от пункта Удалить документы.

7. Найдите пункт Разовое удаление и нажмите Удалить документы рядом с описанием.

8. Ознакомьтесь с условиями и содержимым и отметьте необходимые поля галочками, подтверждая свое согласие. 

9. Нажмите Удалить документы.

Обратите внимание: обязательно сохраните в отдельной папке все документы, которые вам еще нужны.

Как пользоваться функцией регулярного удаления

Если администратор подключит регулярное удаление, все документы после их завершения будут автоматически удаляться из аккаунта HelloSign. Если эта функция активирована, то в дальнейшем все готовые документы будут удаляться через 72 часа после завершения. Если регулярное удаление отключить, все запланированные, но еще не выполненные операции по удалению документов (находящихся в 72-часовом периоде ожидания) будут отменены, а соответствующие документы не будут удалены.

Чтобы включить функцию регулярного удаления:

1. Войдите в свой аккаунт на сайте hellosign.com, используя учетные данные администратора.
2. Наведите курсор на свои инициалы в правом верхнем углу.
3. Нажмите Консоль администрирования.
4. Нажмите Настройки на боковой панели слева.
5. Нажмите Документы и шаблоны на боковой панели слева.
6. Нажмите Настроить справа от пункта Удалить документы.
7. Найдите пункт Регулярное удаление и нажмите Активировать рядом с описанием. 

8. Ознакомьтесь с условиями и содержимым и отметьте необходимые поля галочками, подтверждая свое согласие.

Обратите внимание: обязательно сохраните в отдельной папке все документы, которые вам еще будут нужны.

9. Нажмите Удалять будущие документы. Появится уведомление о том, что функция активирована.

Как пользоваться функцией группового удаления с облачной синхронизацией

Мы рекомендуем администраторам активировать облачную синхронизацию для группы и только после этого пользоваться групповым удалением. 

Разовое удаление + синхронизация

Рекомендуем убедиться, что все существующие документы синхронизировались с выбранным вами облачным хранилищем, и только потом пользоваться функцией разового удаления. Так вы не потеряете к доступа к документам. При разовом удалении не выполняется проверка, был ли соответствующий документ синхронизирован.

Регулярное удаление + синхронизация

Если ваша организация использует как синхронизацию в облако, так и Регулярное удаление, документы будут удаляться из HelloSign через 72 часа после успешной синхронизации. Если не удастся синхронизировать какой-либо документ с подключенным облачным хранилищем, HelloSign уведомит об этом администратора организации и не поставит этот документ в очередь на удаление. Если такое произойдет и вы захотите удалить этот документ из HelloSign, то для этого можно воспользоваться функцией Разового удаления. 

Обратите внимание: после того как синхронизированный документ ставится в очередь на удаление, он удаляется из аккаунта HelloSign вашей организации через 72 часа, даже если впоследствии он будет удален из аккаунта вашего облачного хранилища.

Подробнее о групповом удалении

Уведомления

HelloSign уведомит всех остальных администраторов и менеджеров вашей организации о том, что вы воспользовались одной из указанных выше опций для удаления. Это нужно для того, чтобы обеспечить прозрачность и дать вашим коллегам возможность сохранить резервные копии нужных им документов.

Какие документы затрагивает это действие

• Оба варианта группового удаления относятся ко всем готовым документам в аккаунте HelloSign вашей организации, а не только к тем документам, владельцем которых вы являетесь. 
• Незавершенные запросы на подпись и черновики документов не будут удалены при разовом удалении. Эти документы можно удалить отдельно, отменив запрос на подпись или удалив черновик из раздела «Документы». Если вы активировали функцию регулярного удаления, эти документы будут автоматически удалены после того, как будут готовы.
• Документы, сохраненные не в аккаунте HelloSign вашей организации, например документы, синхронизированные с вашим облачным хранилищем, или копии, принадлежащие подписывающим лицам не из вашей организации, не будут удалены.