Как в запросах на подпись использовать автозаполнение информации из записей HubSpot

Благодаря интеграции HelloSign для HubSpot можно автоматически заполнять шаблоны HelloSign информацией из ваших записей HubSpot с помощью свойств HubSpot. Из этой статьи вы узнаете, как отформатировать шаблоны HelloSign, чтобы можно было автоматически заполнять документы в запросах на подпись данными из свойств HubSpot.

Обратите внимание: свойства HubSpot используются отдельно от доступных вам для автозаполнения полей HelloSign. В шаблонах запросов на подпись можно использовать информацию из обоих источников.

Как использовать свойства HubSpot в шаблонах HelloSign

Чтобы использовать свойства HubSpot в своих шаблонах HelloSign:

1. Войдите в свой аккаунт на сайте app.hubspot.com.

2. Перейдите к записи Контакт (Contact), Компания (Company) или Сделка (Deal).

• Обратите внимание: использовать интеграцию из записей Контакт (Contact), Сделка (Deal) и Компания (Company) могут только пользователи HubSpot с соответствующим доступом к объектам.

3. В карточке CRM HelloSign нажмите Действия (Actions).

4. В раскрывающемся меню выберите Создать шаблон (Create template).

• Обратите внимание: свойства HubSpot доступны только при создании шаблона. При разовой отправке документа они недоступны.

5. Выберите один или несколько документов, которые вы хотите добавить в свой шаблон.

• Нажмите Загрузить файл и следуйте указаниям или перетащите файлы в область с надписью Перетащите файлы сюда.

6. Добавив все файлы, нажмите Далее.

7. Добавьте роли для подписывающих лиц. Например, если вы создаете шаблон договора купли-продажи, вам, возможно, потребуется добавить две роли: «Покупатель» и «Продавец».

8. Нажмите Далее.

9. Откройте раскрывающееся меню Подписывающие лица или источник данных вверху слева.

10. В раскрывающемся меню выберите HubSpot.

11. В разделе Самые важные свойства объекта [объект] (Top [объект] properties) на боковой панели слева найдите свойство, которое нужно использовать.

• Обратите внимание: у вас будут отображаться только свойства объекта, из которого вы создаете шаблон. Например, если вы создаете шаблон из объекта Компания (Company), у вас будут отображаться только свойства, которые относятся к этому объекту Компания (Company).

12. Перетащите свойство в то место в своем документе, где необходимо автозаполнение.

• Обратите внимание: интеграция HelloSign для HubSpot поддерживает только поля свойств следующих типов: однострочный текст, многострочный текст, номер, выбор даты, дата и время и одиночное поле с галочкой.

13. Добавив все поля, нажмите Далее.

14. Укажите название шаблона. При необходимости можно также указать получателей копии и добавить сообщение для подписывающих лиц.

• Обратите внимание: если в названии есть двоеточие, после него необходимо ставить пробел. Из-за отсутствия пробела после двоеточия могут возникнуть проблемы с работой шаблона.

15. Нажмите Сохранить шаблон.

16. Нажмите Вернуться в HubSpot.

Когда вы выберете этот шаблон для отправки запроса на подпись, все свойства, добавленные в шаблон, будут автоматически заполнены информацией из ваших записей HubSpot.

Обратите внимание: если в запросе на подпись вы используете свойство HubSpot с информацией о дате и времени, в этой отметке времени указывается часовой пояс, который был задан в настройках вашего аккаунта HubSpot.