Massradera dokument

Administratörer kan massradera teamets dokument från Adminkonsolen. Innan du använder massradering rekommenderar vi att du aktiverar teamets molnsynkning. Läs mer om hur du använder teamets molnsynkning.

Massradering är tillgängligt i Premium-planer.

Administratörer kan massradera dokument på två sätt.

Använd engångsradering

Engångsradering är ett manuellt alternativ för massradering som raderar alla dokument som hittills är slutförda (undertecknade eller avvisade) i HelloSign-kontot. Det här alternativet går inte att ångra och har en 72 timmars lagringsperiod som gör att du och andra administratörer kan ladda ner dokument ni vill spara innan de raderas. 

Följ dessa steg för att utföra engångsradering: 

1. Logga in på hellosign.com med dina inloggningsuppgifter som administratör.
2. Håll muspekaren över dina initialer i det övre högra hörnet.
3. Klicka på Adminkonsol.
4. Klicka på Inställningar i det vänstra sidofältet.
5. Klicka på Dokument och mallar i det vänstra sidofältet.
6. Klicka på Konfigurera till höger om Radera dokument.

7. Hitta Engångsradering och klicka på Radera dokument bredvid beskrivningen.

8. Granska villkoren och texten och klicka i kryssrutorna för att godkänna. 

9. Klicka på Radera dokument.

Obs!  Spara alla dokument på en separat plats om du fortfarande behöver ha tillgång till dem.

Använd löpande radering

Med löpande radering kan administratörer välja att låta alla framtida dokument automatiskt raderas från HelloSign-kontot när de har slutförts. Om den här funktionen aktiveras kommer alla dokument raderas 72 timmar efter att de har slutförts. Om löpande radering har inaktiverats annulleras alla dokument som väntar på radering (de som ligger inom lagringsperioden på 72 timmar) och dessa dokument raderas inte.

Aktivera löpande radering:

1. Logga in på hellosign.com med dina inloggningsuppgifter som administratör.
2. Håll muspekaren över dina initialer i det övre högra hörnet.
3. Klicka på Adminkonsol.
4. Klicka på Inställningar i det vänstra sidofältet.
5. Klicka på Dokument och mallar i det vänstra sidofältet.
6. Klicka på Konfigurera till höger om Radera dokument.
7. Hitta Engångsradering och klicka på Aktivera bredvid beskrivningen. 

8. Granska villkoren och texten och klicka i kryssrutorna för att godkänna.

Obs! Spara alla dokument på en separat plats om du fortfarande behöver ha tillgång till dem.

9. Klicka på Radera framtida dokument. Ett meddelande visas som uppger att funktionen har aktiverats.

Använd massradering med molnsynkning

Administratörer uppmuntras att aktivera teamets molnsynkning innan massraderingsalternativet används. 

Engångsradering + synkning

Vi rekommenderar att du kontrollerar att alla dina befintliga dokument har synkats till molnlagringstjänsten innan du använder funktionen engångsradering för att se till att du har fortlöpande tillgång till dem. Engångsradering bekräftar inte om ett dokument har synkats innan det raderas.

Löpande radering + synkning

Om organisationen använder både molnsynkning och Löpande radering tas dokument bort från HelloSign 72 timmar efter en utförd synkning. Om ett dokument inte synkas till den integrerade molnlagringstjänsten meddelar HelloSign organisationens administratör och köar inte dokumentet för radering. Om detta inträffar och du ändå vill radera dokumentet från HelloSign kan du använda funktionen Engångsradering för att göra det. 

Obs! När ett synkat dokument köas för radering tas det bort från företagets HelloSign inom 72 timmar även om det därefter raderas från molnlagringskontot.

Läs mer om massradering

Meddelanden

HelloSign meddelar alla andra administratörer och chefer inom organisationen när du använder något av massraderingsalternativen ovan. Detta ger dina teammedlemmar insyn och möjlighet att säkerhetskopiera alla dokument de vill behålla.

Dokument som omfattas

• Båda massraderingsalternativen gäller alla slutförda dokument i organisationens HelloSign-konto, inte bara de du äger. 
• Aktiva begäranden om underskrift och dokumentutkast raderas inte med engångsradering. Du kan radera dessa dokument individuellt, genom att annullera en begäran om underskrift eller radera utkastet i avsnittet Dokument. Om du har aktiverat löpande radering raderas även dessa dokument automatiskt när de är slutförda.
• Dokument som sparas utanför organisationens HelloSign-konto, som de som synkats till molnlagringslösningen eller kopior till undertecknare som inte ingår i organisationen, raderas inte.