如何批量删除文档

管理员可以从管理员控制台批量删除团队文档。在使用批量删除之前，我们建议您激活团队云同步。详细了解如何使用团队云同步。

Premium 套餐提供批量删除功能。

管理员可以有 2 种方式批量删除文档。

如何使用一次性删除功能

一次性删除功能是手动批量删除选项，可从您的 HelloSign 帐户中移除所有已完成（已签署或已拒绝）的文档。此选项是不可逆的，您和其他管理员可以在删除之前的 72 小时保留期内下载想要保留的任何文档。

要执行一次性删除，请按以下步骤操作：

1. 使用您的管理员凭据登录 hellosign.com。
2. 将光标悬停在右上角的姓名首字母上。
3. 单击管理员控制台。
4. 单击左侧边栏中的设置。
5. 单击左侧边栏中的文档和模板。
6. 单击删除文档右侧的配置。

7. 找到一次性删除，然后单击说明旁边的删除文档。

8. 查看条款和文本，然后单击复选框以表示同意。 

9. 单击删除文档。

注意：如果您仍然需要访问文档，请确保将所有文档保存到单独的位置。

如何使用持续删除功能

使用持续删除功能，管理员可以选择今后所有文档在完成后自动从 HelloSign 帐户中删除。激活此功能意味着今后所有的文档都会在完成 72 小时后删除。如果停用持续删除功能，将会取消待处理的文档删除作业，那些在 72 小时保留期内的文档都不会删除。

要启用持续删除功能，请执行以下操作：

1. 使用您的管理员凭据登录 hellosign.com。
2. 将光标悬停在右上角的姓名首字母上。
3. 单击管理员控制台。
4. 单击左侧边栏中的设置。
5. 单击左侧边栏中的文档和模板。
6. 单击删除文档右侧的配置。
7. 找到持续删除，然后单击说明旁边的激活。

8. 查看条款和文本，然后单击复选框以表示同意。

注意：如果您仍然需要访问文档，请确保将所有文档保存到单独的位置。

9. 单击删除今后的文档。您会看到一条通知，指示此功能已成功激活。

如何使用云同步进行批量删除

我们鼓励管理员在使用批量删除选项前，先激活团队云同步。

一次性删除 + 同步

我们建议您先确认所有现有文档均已同步到您选择的云存储服务，然后再使用一次性删除功能，以确保不间断访问。一次性删除功能不会在删除之前确认文档是否已经成功同步。

持续删除 + 同步

如果您的组织同时使用云同步和持续删除功能，则文档会在成功同步 72 小时后从 HelloSign 中删除。如果文档无法同步到集成的云存储解决方案，HelloSign 将通知组织管理员，且不会将文档列入删除队列。发生这种情况时，如果您仍然希望从 HelloSign 中删除相关文档，可以使用一次性删除功能来删除。

注意：已同步的文档在列入删除队列后，即使您随后就将其从云存储帐户中删除，系统也会在 72 小时后从您的 HelloSign 组织中删除此文档。

批量删除的更多信息

通知

在您使用上述批量删除选项时，HelloSign 会通知您组织的所有其他管理员和管理者。这有助于让您的团队成员了解相关情况，并有机会备份他们希望继续访问的任何文档。

受影响的文档

• 这两个批量删除选项均适用于 HelloSign 组织中的所有已完成文档，而不仅仅是您拥有的文档。
• 处理中的签字请求和草稿文档无法通过一次性删除功能来删除。您可以通过取消签字请求或在“文档”部分中删除草稿来单独删除这些文档。如果您激活了持续删除功能，则系统会自动在这些文档完成后将其删除。
• 存储在 HelloSign 组织外部的文档，例如已同步到云存储解决方案的文档或不属于组织的签字人的副本，将不会删除。