如何大量刪除文件

管理員可以在管理員主控台中大量刪除團隊的文件。建議您在使用大量刪除功能前，先行啟用團隊雲端同步功能。進一步瞭解如何使用團隊雲端同步。

大量刪除功能僅供 Premium 方案用戶使用。

管理員可以透過兩種方式大量刪除文件。

如何使用單次刪除

單次刪除是手動大量刪除的選項，能移除 HelloSign 帳戶中至今所有已完成 (已簽署或已拒絕) 的文件。這個選項執行後便無法還原，您和其他管理員可以在 72 小時的保留期限內，下載想要保留的文件，期限過後文件就會永久刪除。

執行單次刪除的步驟如下：

1. 使用您的管理員帳號密碼登入 hellosign.com。
2. 將滑鼠移到右上角的縮寫名上。
3. 按一下 [管理員主控台]。
4. 按一下左側邊欄中的 [設定]。
5. 按一下左側邊欄中的 [文件與範本]。
6. 按一下「刪除文件」右邊的 [設定]。

7. 找到「單次刪除」，然後按一下說明文字旁邊的 [刪除文件]。

8. 閱讀條款和說明文字，並勾選核取方塊表示同意。 

9. 按一下 [刪除文件]。

請注意：如果您之後仍需要這些文件，請務必將所有文件儲存到其他位置。

如何使用延續刪除

使用延續刪除時，管理員可以選擇讓未來所有的文件，在完成時自動從 HelloSign 帳戶中刪除。啟用這項功能，就表示接下來的所有文件都會在完成後 72 小時刪除。如果關閉延續刪除功能，任何未完成的文件刪除作業 (仍在 72 小時保留期限內者) 都會取消，而不會遭到刪除。

啟用延續刪除的步驟如下：

1. 使用您的管理員帳號密碼登入 hellosign.com。
2. 將滑鼠移到右上角的縮寫名上。
3. 按一下 [管理員主控台]。
4. 按一下左側邊欄中的 [設定]。
5. 按一下左側邊欄中的 [文件與範本]。
6. 按一下「刪除文件」右邊的 [設定]。
7. 找到「延續刪除」，然後按一下說明文字旁邊的 [啟動]。

8. 閱讀條款和說明文字，並勾選核取方塊表示同意。

請注意：如果您之後仍需要這些文件，請務必將所有文件儲存到其他位置。

9. 按一下 [刪除將來的文件]，就會出現功能啟用成功的通知訊息。

如何搭配使用大量刪除和雲端同步功能

建議管理員在使用上述兩種大量刪除選項前，先行啟用團隊雲端同步功能。

單次刪除 + 同步

使用單次刪除之前，請確認現有的文件都已同步到您選擇的雲端儲存服務，以確保未來能繼續存取文件。使用單次刪除功能時，系統並不會在刪除文件前確認文件是否已成功同步。

延續刪除 + 同步

如果您的組織同時使用雲端同步和延續刪除，文件將會在成功同步後 72 小時從 HelloSign 刪除。如果文件未能同步到整合的雲端儲存解決方案中，HelloSign 會通知組織管理員，並且不會將文件排入刪除佇列。如果出現這類情形，但您仍想要從 HelloSign 刪除文件，可以改用單次刪除功能。

請注意：完成同步的文件一旦排入刪除佇列，就算馬上從雲端儲存帳戶中刪除，也會在 72 小時後從您的 HelloSign 組織中移除。

進一步瞭解大量刪除

通知

您使用上述任一個大量刪除選項時，HelloSign 會通知組織的其他所有管理員和團隊經理。這樣可讓團隊成員瞭解狀況，並能有機會備份想繼續存取的檔案。

受影響的文件

• 大量刪除的兩種選項，都適用於 HelloSign 組織內部所有已完成的文件，而不只是您本人擁有的文件。
• 單次刪除將不會刪除進行中的簽署要求和草稿文件。您可以個別刪除這些文件，方法是取消簽署要求，或是前往文件區刪除草稿。如果您啟用了延續刪除，這些文件則會在完成後自動刪除。
• 儲存在 HelloSign 組織之外的文件，例如同步到雲端儲存解決方案的文件或組織外部簽署者持有的複本，將不會遭到刪除。